#중소기업 영업사원 최우수 씨는 출근 길에 스마트폰을 꺼내 사내 영업부가 공동으로 사용하는 모바일 그룹웨어에 접속한다. 먼저 `업무 지시` 메뉴에 들어가 새로운 지시가 있는지 확인한다. 마침 어제 만난 거래처 A사 B상무를 만나 카탈로그를 전달해 주라는 지시가 있다. 최 씨는 A거래처 방문을 포함, 오늘 일정을 `일정관리`에 기입한다. `자료관리` 메뉴로 가서 새로 만들어진 카탈로그를 내려 받아 근처 출력소에서 프린트한다. `조회` 메뉴에서 거래처 정보와 담당자 연락처를 확인 후 거래처로 향한다. 최 씨는 오늘도 바쁜 하루를 보내고 오후 6시에 업무 처리 결과를 `업무진행` 메뉴에 들어가 기입한다. C거래처로부터 받은 주문은 `주문` 메뉴에 접속해 주문서를 작성, 신청한다. 최 씨는 C거래처로부터 받은 주문에 기분이 좋아 맛있는 케이크를 사들고 집으로 향한다.
이처럼 최우수 씨가 사무실을 들어가지 않고 외부에서도 모든 회사 업무를 처리할 수 있는 것은 모바일 오피스가 도입됐기 때문입니다.
Q:모바일 오피스란 무엇인가요?
A:모바일 오피스는 모바일 기기를 업무용으로 사용할 수 있도록 한 환경을 말합니다. 2009년 스마트폰 보급 확산으로 기업과 기관에서는 기존 PC로 업무를 처리하던 환경에서 스마트폰·스마트패드로도 업무를 처리할 수 있도록 환경이 변화 됐습니다. 가장 먼저 모바일 오피스를 도입한 곳은 삼성그룹입니다. 삼성전자·삼성SDS·삼성SDI·제일모직 등 삼성그룹 계열사는 PC에서만 사용할 수 있는 결재·직원조회·공지·일정관리 등의 기능을 갖고 있는 그룹웨어를 모바일로 구현 했습니다. 이후 코오롱·LG·롯데·포스코·아모레퍼시픽 등 국내 대부분 기업도 모바일로 그룹웨어를 이용할 수 있도록 했습니다.
그러나 도입 초기에는 주로 그룹웨어 기능을 모바일에서 구현하는 정도에 불과했습니다. 즉, 일부 업무만이 모바일로 이뤄졌던 것이고 상당수 업무는 과거처럼 PC에서 처리해야 했습니다. 현재는 모바일로 구현할 수 있는 기술이 발전돼 전사자원관리(ERP)나 고객관계관리(CRM) 등 업무도 모바일로 처리할 수 있습니다. 보험회사는 모바일로 상담과 사고처리 등 다양한 업무를 처리하고 있습니다.
Q:모바일 오피스 환경은 어떻게 갖춰지나요? 모바일 오피스에 필요한 것은 무엇인가요?
A:모바일 오피스는 모바일 기기로 회사 내 있는 업무시스템을 접속할 수 있도록 상호 연동 체계를 갖추면 됩니다. 먼저 회사 내 업무시스템에 접속할 수 있는 모바일 애플리케이션(앱)을 개발합니다. 다음 이를 스마트폰이나 스마트패드 등에 내려받도록 합니다. 이 앱을 통해 내부 업무시스템에 접속할 수 있도록 시스템을 연동하면 됩니다. 이 과정에서 기존 PC용 업무시스템이 스마트폰이나 스마트패드에서 구현될 수 있도록 화면크기 조정, 운용체계(OS) 변화 등이 이뤄집니다.
모바일 오피스를 구현하는 데 있어 가장 필요한 것은 스마트폰이나 스마트패드 등 모바일 기기입니다. 과거 휴대폰(피처폰)으로는 모바일 오피스를 구현할 수 없습니다. 그리고 모바일 기기와 회사 내 업무시스템과 연동하는 연결시스템이 필요합니다. 연결시스템은 과거에는 OS별로, 모바일 기기별로 구축을 했습니다. 그러나 이제는 어떤 OS든, 어떤 모바일 기기든 구분 없이 내부 업무시스템과 연동하는 연계시스템이 개발돼 있습니다. 내부 업무시스템 속에 있는 데이터를 보호하기 위한 모바일 정보보호 제품도 필요합니다.
Q:모바일 오피스는 어떻게 진화 되나요?
A:지금 스마트폰으로 회사 업무를 본다는 것은 과거 10여년 전만해도 상상하지 못했던 일입니다. 이처럼 앞으로 지금 우리가 생각하지 못하는 그 무엇인가를 모바일로 할 수 있게 될 것입니다. 모바일로 화면이 넓어야 수행 가능한 설계, 연구개발 등 업무를 처리하는 데는 한계가 있습니다. 또 주요 기밀 등을 다루는 업무도 보안 때문에 모바일로 구현하지 못하고 있습니다. 이러한 업무도 기술 발전으로 커지는 모니터와 철저한 보안 기능을 갖춘 제품이 개발된다면 곧 가능하게 될 것입니다. 다시 말하면 회사 내에서 처리하는 모든 업무를 스마트폰으로 처리할 수 있습니다. 미래에는 사무실이나 작업공간이라는 단어가 사라질 수도 있습니다.
주최:전자신문 후원:교육과학기술부 한국교육학술정보원
[관련도서]
◇`모바일 푸어 홍과장 모바일 천재가 되다` 이정환 지음, 한스미디어
이 책은 스마트폰이 부담스러운 대한민국의 모바일 바보를 위해 소설로 쓴 모바일 입문서다. 주인공 홍 과장은 스마트폰의 S도 알지 못하는 인물로 세상의 변화에 둔감하다. 그가 회사 정책에 따라 울며 겨자 먹기 식으로 스마트폰을 사용하기 시작하면서 이야기는 시작된다. 홍 과장은 스마트폰으로 모바일 세상의 진정한 의미와 혁명적인 변화를 깨닫고, 적극적으로 업무에 활용해 제2의 전성기를 맞이한다. 스마트폰이라면 고개를 먼저 흔드는 사람들에게 모바일을 보다 친숙하게 받아들일 수 있도록 해준다.
◇`나는 모바일 오피스에서 일한다` 채종서·배준오 지음, 멘토르 펴냄
이 책은 모바일 오피스가 무엇인지를 알려주는 입문서다. 모바일 기기를 이용해 효율적으로 업무를 수행할 수 있는 방법을 알려준다. 일정관리, 정보관리, 문서작성, 프레젠테이션 등 아이패드와 아이폰을 어떻게 활용할 수 있는지도 보여준다. 모바일 기기를 이용한 업무 방법을 따라하기 형태로 구성했으며 두 저자의 실무 노하우가 담긴 팁도 제공한다.
신혜권기자 hkshin@etnews.com
