시간과 공간의 제약을 획기적으로 개선한 스마트폰 열풍이 거세지면서 일하는 방식의 혁신에 대한 관심이 높아지고 있다. 일부 대기업은 이미 도입해 시행 중이며 올해는 본격적으로 확산되고 중소기업도 뒤따를 것으로 보인다. 정부도 ‘스마트워크 활성화 전략’을 발표하고 시범 사업을 추진하고 있다 이는 정보통신기술의 강점을 활용해 저출산, 고령화 사회에 대비하고 저탄소 녹색성장 등 국가적 현안을 한꺼번에 해결하겠다는 의지로 풀이된다.
스마트워크의 기대효과는 언제 어디서나 일할 수 있는 환경으로 업무의 신속성과 효율성으로 인한 기업 경쟁력 제고, 협업 시스템에 의한 원거리 출장 대체로 교통, 환경, 에너지 등 사회 간접비용을 절감할 수 있을 뿐만 아니라 융통성 있는 근무로 일과 삶의 균형을 맞출 수 있어 삶의 질을 향상시킬 수 있다.
그러나 전시 행정으로 벌써 효과가 퇴색되거나 여러 부정적인 반응이 나타나고 있다. 회사에서 일방적으로 스마트워크센터를 만들고 스마트폰이나 스마트패드를 나눠주고 회사의 기존 그룹웨어나 결재시스템을 적용하면 스마트워크가 된다고 생각하는 경우가 있다. 대면 문화의 상실에 대한 두려움, 보안에 대한 지나친 반응, 회사와 직원의 다른 생각 즉 회사는 직원이 스마트폰을 사적으로 사용한다고 생각하고 직원은 시도 때도 없이 일하게 돼 너무 힘들다고 이야기한다.
스마트워크가 활성화되기 위해서는 첫째로 업무 프로세스, 기업문화 및 조직관리 시스템, 정보통신 시스템, 사무환경을 통합하는 전사적인 혁신 프로젝트로 실행돼야 한다. 불필요한 프로세스를 없애고 스마트워크에 필요한 프로세스로 과감히 바꿔야 한다. 평가 시스템도 MBO(목표관리)와 ROWE(결과 위주 업무환경) 위주로 개선해야 한다. 정보시스템도 스마트 디바이스 특성에 맞춰 개발하고 사무실 환경도 오피스 호텔링(공유좌석제)과 스마트워크센터(원격 사무실)를 도입해 스마트워크 사원이 효과적으로 일을 할 수 있어야 한다. 장애요인으로 지적되고 있는 보안에 대해서는 보안 지침서 개발 및 보안 솔루션 도입이 필수다.
둘째로 스마트워크 실시의 배경과 목표에 대한 조직과 구성원의 합의가 중요하다. 한국IBM의 모바일 오피스는 프로젝트 준비, 개발, 구축, 운영에 이르는 전 단계에서 직원의 대표로 프로젝트 팀을 구성해서 직원의 의견을 수렴하고 직원과 같이 운영 기준을 만들고 직원 스스로 발전 방안을 만들어 조직과 구성원이 함께 실행해 왔다. 구성원의 공감대를 얻기 위해서는 프로젝트를 실행하기 전에 회의의 종류 및 소요시간, 출퇴근 시간, 출장 종류 및 시간 등 구성원의 업무 형태를 분석, 운영해야 한다.
마지막으로 스마트워크로 발생되는 스트레스를 풀고 여유시간을 효과적으로 활용할 수 있는 스마트라이프에 대한 방안을 제시해야 한다. 이 또한 구성원 토론을 거쳐서 마련하면 더 효과적일 수 있다. 일과 레저의 합성어인 웨저, 그리고 정규직으로 대우받으면서 자유직처럼 근무하는 자유정규직 개념이 생겨나고 있다.
스마트 디바이스 출현으로 기회를 맞은 선진화된 근무혁신 시스템과 일과 삶의 균형에 중요한 스마트워크를 전사적인 혁신 프로젝트 접근, 조직과 구성원 간의 신뢰와 협력, 스마트라이프에 대한 방안 제시를 통해 계속 진화 발전시켜 나가야 할 것이다.
임규관 스마트윌 대표 kklim017@naver.com
