[디지털 워크스페이스 솔루션] 연 80억건 이상 서명 거래되는 디지털 문서 솔루션 ‘어도비 도큐먼트 클라우드’
비대면 업무에서 가장 필요한 솔루션은?
코로나19 팬데믹 이후 정부 기관, 의료 및 제약, 금융업계를 필두로 전 세계 모든 산업 분야에서 장소에 구애 받지 않고 어떠한 환경에서도 지속할 수 있는 업무 프로세스 즉, 디지털 워크스페이스 정립에 대한 논의가 활발해지고 있다.
기업들은 디지털 뉴노멀 시대에 부합하는 디지털 워크스페이스 전환에 전자 문서 솔루션에 주목하고 있다. 포춘 비즈니스 인사이트(Fortune Business insights)는 2019년부터 연평균 29%의 성장률을 보인 전 세계 전자 문서 시장이 2026년까지 약 61억 2,000만 달러 규모로 성장할 것으로 전망한다.
하지만 산업 전반에 전자 문서가 도입되려면 아직 넘어야 할 산이 많다. IDC에 따르면 기업의 54%가 여전히 종이 문서에서 전자 문서로 전환하는 데 어려움을 겪는 것으로 나타났다. 기업이 ‘디지털 퍼스트' 전략 하에 디지털 전환을 꾀하고 있지만, 종이 문서 기반의 수동적인 업무 프로세스에 가로막혀 쉽지 않다는 것이다.
비대면 환경의 디지털 워크스페이스를 구축하려면 무엇보다 전자 문서 활용 및 작업 프로세스의 능률을 높이는 것과 동시에 유연하고 간편한 사용 경험을 제공하는 솔루션 도입이 1순위이다.
연간 80억 건 이상 서명 거래되는 대표 디지털 문서 솔루션
지난해 어도비 도큐먼트 클라우드(Adobe Document Cloud)를 통해 80억 건 이상의 전자 및 디지털 서명이 이루어졌으며, 규모에 상관없이 모든 기업이 디지털 상에서 워크플로우를 원활하고 안전하게 유지할 수 있도록 지원한다.
어도비 애크로뱃(Adobe Acrobat)을 통해 모바일 기기나 웹 브라우저에서 가입 없이도 몇 초 안에 문서를 작성하고 서명할 수 있다. 또 기기와 OS에 구애 받지 않고 PDF 문서를 공유하고 피드백을 수집할 수 있으며, PDF로 누가 열람하고 댓글을 달았는지 쉽게 추적할 수 있고, 리뷰와 서명을 위해 주의사항을 자동으로 설정할 수도 있다.
어도비 사인(Adobe Sign) 기반의 디지털 서명 워크플로우를 구축하면 누구나 빠르고 간편하게 계약서를 만들어 전달하고 법적으로 유효한 서명을 받는 것이 가능하다. 여러 단계의 서명 프로세스를 보다 간소하고 신속하게 완료할 수 있다.
어도비 사인은 고객 요청에 대한 워크플로우를 자동화하고 전 세계 어디에서나 PC 또는 모바일에서 신속하게 문서에 서명할 수 있도록 지원하는 전자 서명 솔루션이다. 서명 상태에 대한 가시성과 글로벌 보안, 규정, 법정 요건에 대한 위험 요소를 줄이는 등 안정성도 제공한다.
2020년 6월에는 금융, 공공 기관, 의료 및 제약, 생명과학 등 규제가 엄격한 산업군도 규정 준수에 대한 걱정 없이 중요한 양식에 서명할 수 있는 기능을 업데이트 한 바 있다.
어도비는 지난 3월 소규모 기업의 디지털 전환 가속화를 지원하기 위해 올인원 형태로 최상급의 PDF 도구와 더불어 엔터프라이즈급 어도비 사인의 기능까지 모두 제공하는 어도비 사인을 포함한 애크로뱃 프로(Acrobat Pro with Adoba Sign)를 출시한 바 있다.
소규모 기업용 솔루션은 소상공인들도 다양한 방식으로 디지털 문서를 활용해 디지털 기록 관리 방식을 개선하고, 온라인 접점을 통해 효과적으로 고객과 소통할 수 있도록 지원한다. 특히 간편한 디지털 솔루션으로 하나의 앱에서 PDF 파일 편집 및 전자 서명 관리, 다른 사람과의 협업 외에도 보안까지 제공한다.
마이크로소프트 팀즈(Microsoft Teams)용 어도비 도큐먼트 클라우드에도 통합됐다. 전 세계 1억 명 이상의 마이크로소프트 팀즈 사용자들은 플랫폼 내에서 전자 서명 솔루션과 PDF 도구를 사용하며 보다 간소화된 디지털 워크스페이스를 구축할 수 있게 됐다.
금융·의료 업계의 디지털 워크스페이스 가속화
디지털 워크스페이스로의 전환을 요구하는 많은 산업계 중에서도 특히 전자 서명 도입이 재빠르게 이뤄진 업계를 꼽자면, 금융 업계를 빼놓을 수 없다. 코로나19 팬데믹을 겪으며 금융 업계에서는 보다 간단하고 쉬운 디지털 프로세스 마련이라는 과제를 안게 됐다. 이에 따라 비대면 업무를 위한 워크플로우 자동화 및 고객이 모든 디바이스를 통해 언제 어디서든 서비스를 이용하도록 지원하는 프로세스 구축에 적극 나서고 있다.
HSBC은행은 비용 절감뿐만 아니라 온라인 고객 응대에도 모든 문서 처리를 디지털화해 효율성과 성능을 높였다. 전자 서명으로 진행한 디지털 문서의 회수율 80%를 기록하며 종이 문서 회수율(50%)보다 높은 성과를 거뒀다.
임상시험수탁기관(Contract Research Organization, CRO)에서도 적극 활용되고 있다. CRO 업무 특성상 임상시험 의뢰부터 진행, 결과가 나오기까지 전 단계에 걸쳐 이해 관계자 간의 신속한 확인 및 안전한 결재가 필요하기 때문이다.
LSK Global PS는 어도비 사인을 도입해 기존 결재 방식에서 탈피한 신속하고 간소화된 전자서명을 적용하며 업무의 효율성과 생산성을 향상시켰다. 비대면 환경에서도 중단없이 임상시험을 진행할 수 있도록 해 코로나19 이후 높아진 신약개발 요구에 발빠르게 대응하고 있다. LSK Global PS는 이를 바탕으로 기업의 디지털 혁신을 가속화한다는 목표 아래 2021년 상반기까지 전 부서에 어도비 사인을 적용하겠다는 계획이다.
어도비 도큐먼트 클라우드는 기업의 워크플로우를 자동화하고 전 세계 어디에서나 PC 또는 모바일에서 신속하고 안전하게 문서에 서명하거나 관리할 수 있도록 지원한다. 이 밖에도 기존 종이 문서 기반 프로세스 대비 90%의 비용 절감 효과와 환경에 미치는 영향도 95% 가량 절감할 수 있다. 실제로 어도비 사인을 통한 100만 건의 서명 및 결재는 물 1 억 5000만 리터와 나무 3만 1000 그루를 절약하고, 1년 간 2300대의 자동차에서 배출되는 배기가스를 절감하는 것과 동일한 효과를 낸다. 더불어 720만 달러 이상의 비용 절감 효과도 제공한다.
어도비는 도큐먼트 클라우드를 통해 개인과 기업이 생산성을 높이고 더 혁신적으로 일할 수 있도록 돕는 등 기업의 디지털 비즈니스 역량 강화를 지속적으로 지원할 계획이다.
[알림] 전자신문인터넷과 넥스트데일리는 오는 6월 3일 목요일 오전 9시 30분부터 오후5시까지 “2021 스마트 디지털 워크스페이스 이노베이션” 무료 온라인 컨퍼런스를 개최한다. 이번 컨퍼런스에서는 디지털 워크스페이스 분야 글로벌 기업들의 최신 기술과 실무적용 노하우 및 성공사례가 자세히 소개된다. 비대면 시대에 변화된 기업 업무 환경의 생산성과 효율성을 극대화하는 방법도 제시된다.
이향선 전자신문인터넷기자 hyangseon.lee@etnews.com
