스마트워크를 구현하는 두 가지 핵심 기술은 가상화(Virtualization)와 모바일 단말기 지원이다. 조직이 사용자의 모바일 단말기, 이동통신사를 강제하던 초기 모바일 오피스 방식은 수백여종의 모바일 단말기 모델과 운용체계(OS) 버전들이 등장하면서 한계에 부딪쳤고 이제 스마트워크 모바일 오피스를 구현하려는 기업들은 당연한 듯이 BYOD(Bring-Your-Own-Device) 정책을 모색하고 있다.
BYOD는 기업 컴퓨팅의 단적인 IT 소비자화(IT consumerization) 트렌드라고 할 수 있다. IT 소비자화에 대한 한 가지 오해는 마치 이것이 최근의 트렌드인 것처럼 일컬어지고 있다는 것이다. 이미 수년 전부터 임직원들은 자신의 모바일 단말기를 회사에 가져와 업무 서비스에 연동할 수 있도록 해달라고 요구해 왔다.
그러나 많은 최고정보책임자(CIO)들은 BYOD 정책을 수립할 때 여전히 큰 실수를 되풀이하고 있다. 이러한 실수는 회사에 자신의 단말기를 가져와 업무에 사용하려는 사용자가 늘어날수록 기업에 손해를 끼치게 된다. 테크타깃의 서치CIO-미드마켓닷컴에서는 이러한 실수가 중소기업들에게는 더 큰 피해로 다가올 수 있다며 기업이 가장 많이 저지르는 IT소비자화에서의 공통된 실수 세 가지를 아래와 같이 소개했다.
▷실수 첫 번째 : 적절한 지원 계획의 부재
이는 BYOD와 IT 소비자화 정책을 구현할 때 CIO들의 리더십을 저해하는 가장 큰 방해 요소다. 또 IT 소비자화 정책에서 가장 중요한 것이기도 하다. 사용자들은 자신의 단말기를 자신의 일부로 여기는 경향이 있다. 이들은 휴대폰에 문제가 생기면 거의 금단증상을 겪는다.
▶▶해결책 : 사용자들의 모바일 단말기에 문제가 생겼을 때 대처할 수 있는 몇 가지의 지원 시스템을 확보해야 한다. 사용자 스마트폰의 동기화가 중단되거나 개발한 소프트웨어에 문제가 발생해 이상하게 작동하는 것 등에 대처할 수 있어야 한다. 이러한 문제들이 발생하면 과거의 IT부서들은 “회사 소유 단말기가 아니니 우리 문제도 아니다”라는 태도였다. 그러나 IT 소비자화 시대에 IT부서의 이런 태도는 금물이다.
또한 이를 통해 스마트폰 및 모바일 단말기에 대한 교육 등 사용자(임직원들)와 상호작용할 계기를 만들어야 한다. 업무에 사용되는 데 필요한 단말기 환경설정(컨피규레이션)의 베스트 프랙티스나 사용자 교육을 할 수 있다.
아이폰 사용자가 트러블을 호소한다면 회사의 모바일 VPN과 사용 방법을, 윈도폰 사용자가 문제를 겪고 있을 때에는 액티브싱크 정책의 중요성을 설파할 수 있다. 또 안드로이드폰 사용자에게는 테더링의 베스트 프랙티스에 대해 이야기할 수 있을 것이다.
임직원과의 상호작용 및 모든 접점은 사용자들이 안전하고 효율적이며 효과적으로 자신의 모바일 단말기를 회사 업무에 적용할 수 있는 방법을 보여주고 기업의 BYOD 정책을 보다 잘 적용할 수 있도록 해준다.
▷실수 두 번째 : 개별적인 모바일 단말기/서비스 비용 환급체제
일부 중소기업에서는 임직원이 각자 작성한 모바일 단말기 관련 이동통신 서비스 비용 보고서를 받아 결재, 환급해주는 BYOD 금융지원 프로그램을 운영한다. 임직원들이 직접 이동통신 서비스에 대한 비용 보고서를 작성해 올리면 회사에서 결재 라인을 따라 처리한 뒤 비용을 환급해주는 형식이다. 그런데 매달 사용자 개개인이 비용 보고서를 작성 완료하는 데 대략 15분이 걸린다고 생각해보자. 사용자 수가 많을수록 개별 보고서 작성에 빼앗기는 업무 시간은 늘어난다. 게다가 이는 단지 작성해서 접수하는 시간만 따진 것이다. 결재 라인을 따라 회계 부서에 올라가서 처리되어 최종적으로 개인 비용을 환급받기까지 걸리는 전체 업무 시간을 계산하면 회사로서는 어마어마한 잠재적 생산량 손해를 겪게 된다.
▶▶해결책 : 최근 이동통신사들은 아무리 작은 회사에 대해서도 적용할 수 있는 기업요금제 프로그램을 갖고 있다. 사용자들이 개별로 비용 결재 보고서를 작성하도록 하지 말고 각 이동통신사와 계약해 기업이 직접 사용할 수 있는 중앙화된 빌링 솔루션을 사용하도록 한다. 이는 기업이 임직원 휴대폰 비용 지원 프로그램에서 더욱 강력한 유연성과 통제력을 가질 수 있도록 해주며 시간을 절약해주고 복잡성도 경감시켜준다. 대신 문자 메시지와 국제 전화는 제외시켜야 하며 다중 계정을 통한 볼륨 디스카운트, 모든 사용자 계정의 통화 시간 풀링 등을 이용할 수 있다.
▷실수 세 번째 : 모든 모바일 단말기를 지원하려는 BYOD 정책
한동안 BYOD 정책은 기본적으로 애플 아이폰에 한해 지원되었다. 임직원들은 자신이 사용하는 iOS 모바일 단말기를 회사에 가져와 업무 서비스들을 연동하길 원했다. 이때만 해도 BYOD 지원은 매우 단순했다. 그러나 IT 소비자화의 문이 일단 열리자 수많은 모바일 단말기, 운용체계들이 쏟아져 나왔다.
애플 아이폰은 기본이며 어떤 사용자는 삼성전자 갤럭시S3을, 또 어떤 사용자는 지난해 말 99달러라는 파격적인 가격대에 판매된 HP 터치패드를 가져올 수 있다. 여기에 10월 발표되는 MS 윈도폰8 스마트폰과 태블릿PC까지 포함하면 어마무지한 종류의 모바일 단말기들이 기업의 지원을 기다리고 있다. 대기업 뿐 아니라 임직원 숫자가 적은 중소기업에서도 큰 문제가 된다.
▶▶해결책 : 기업이 이 모든 소비자 단말기를 BYOD 정책에서 지원한다는 것은 문제의 소지가 많다. 지금 출시된 단말기뿐 아니라 앞으로도 계속 모바일 단말기 신제품들이 쏟아져나올 것이다. 기업은 회사의 자원과 예산을 검토해서 각 카테고리의 대표적 단말기 몇 종류로 제한해야 한다.
iOS, 액티브싱크 기반 MS 단말기, 블랙베리, 그리고 특정 안드로이드 단말기 몇 종류로 제한하되, 각 집단에서 가장 인기가 많은 단말기를 선정해야 한다. 그 안에서 BYOD 지원 정책을 개발, 구현하고 임직원들에게는 회사의 지원 가능한 단말기 리스트를 사내 공표해서 리스트 내에서 단말기를 채택하도록 해야 한다.
전자신문미디어 테크트렌드팀
박현선기자 hspark@etnews.com
