데이터가 갈수록 복잡해지고 늘어나면서 콘텐츠 관리 중요성이 더욱 커지고 있다.
공공기관도 디지털 업무 환경 구축을 위해 이러한 문제점을 해결하는데 주력할 수 밖에 없는 상황이다.
수협중앙회(회장 박종식)는 어선 및 어선원 사고에 대한 보상시스템을 효율적으로 운용하기 위해 전자결재와 이미지시스템을 도입했다. 보상업무에 관련된 서류철 보관과 검색 불편함을 해소하고, 보상 업무 프로세스를 자동화하는 시스템을 구축한 것이다.
수협중앙회가 이를 위해 선택한 이미지솔루션은 유니온정보시스템의 ‘디딤스(dDIMS)’다.
전사 콘텐츠 관리솔루션(ECM) 디딤스는 발생하는 대량의 종이문서를 디지털화, 문서분류기준에 따라 보관하도록 지원한다.
시스템에 체계적으로 입력, 저장된 문서는 정해진 워크플로에 따라 담당자에게 효과적으로 분배돼 업무 프로세스를 효율화시킨다. 이에 따라 전반적인 업무의 효율성을 강화시키고, 종이 없는 사무실을 구현할 수 있게 해준다.
실제 수협중앙회의 보상업무는 디딤스 도입 후 이전보다 빠르고 투명하게 개선됐다. 수협중앙회 공제보험부 김성훈 과장은 “정책보험에 이미지시스템을 도입함에 따라 대고객 서비스 및 보험금지급 심사업무의 효율성이 크게 제고됐다”고 설명했다.
특히 무엇보다 개선된 것은 과거 뒤죽박죽이던 문서철을 뒤져가며 서류를 찾던 일이 없어졌다는 것. 각종 문서를 스캐닝해 디지털화된 문서를 2차원 바코드를 활용, 문서분류기준에 따라 보관하게 됐기 때문이다. 이제는 시스템에 접속해 마우스를 클릭하는 것만으로 원하는 문서를 빠르게 검색 수 있게 됐으며, 이에 따라 업무시간이 획기적으로 단축됐다는 것이 수협중앙회 설명이다.
또 원본 문서 보관에 대한 비용 절감과 함께 분실, 훼손의 위험에서도 자유로워졌다. 이미지 고압축 처리로 디스크 공간에 대한 비용도 감축했으며, 128비트 암호화 및 워터마킹 기술 적용으로 정보의 외부유출에도 대응 할수 있게 됐다.
고객 서비스 측면에서도 보상 프로세스 절차가 시스템에 의해 신속하게 담당자에게 전달됨에 따라 기존보다 더욱 빠르게 업무를 처리하고 있다. 업무 진행절차를 시스템을 통해 확인할 수 있어 고객으로부터도 높은 평가를 받고 있다.
수협중앙회 측은 “전자결재시스템의 보상프로세스 개선으로 본부와 지부간 문서공유가 자유롭됐을 뿐 아니라 종이 없는 사무환경(Paperless)을 실현하게 됐다”고 시스템 도입 성과를 밝혔다.
◆제품소개 -디딤스
디딤스는 기업이 비즈니스를 하기 위해 필요한 모든 콘텐츠와 프로세스를 통합 관리한다.
또 콘텐츠를 관리 및 활용할 수 있는 대용량 콘텐츠 저장소를 지원하고 생성, 관리, 배포, 보존, 폐기에 이르기까지 콘텐츠의 생명주기를 관리하는 ECM 솔루션이다.
이 제품은 대용량 문서관리에 필요한 기술을 보유하고 있다. 관리해야 할 종이문서, 전자문서, 멀티미디어자료 등각종 콘텐츠 수가 빠르게 증가하고, 전자문서관리시스템(EDMS)이 다른 다양한 시스템의 저장소 역할을 수행한다는 점에서 디딤스 수요가 늘고 있다.
또 컴포넌트 기반으로 개발돼 시스템 확장성이 우수하다.
유니온정보시스템은 대검찰청, 대법원, 대한생명, 동부화재 등 120여개 고객이 사용하고 있다면서 “지난 수년간 정부 중앙부처 및 유수의 금융기관에 공급돼 성공적으로 프로젝트를 완료하고 사용되면서 제품의 안정성을 검증받았다”고 밝혔다.
이병희기자@전자신문, shake@
