[베스트 레퍼런스 사이트]솔루션별-그룹웨어·KMS

　■서울시 `그룹웨어`-나눔기술

　서울시는 서울시 본청과 산하 사업본부·사업소·시의회 등 30여개 관련 기관을 지난해 나눔기술(대표 김욱)의 그룹웨어 솔루션인 ‘스마트 플로우’를 활용해 대용량 단일 서버로 통합했다.

　그룹웨어 업그레이드 이전에 서울시는 산하 기관이 각각 독립서버에서 전자결재시스템을 운영함으로써 관리 효율이 떨어지고 본청과의 정보공유가 어렵다는 한계에 직면했다.

　나눔기술의 스마트 플로우 도입으로 서울시는 시스템을 본청에서 전문인력을 통해 집중적으로 관리함으로써 업무효율을 높이고 시스템 업그레이드가 필요할 경우 전체 기관이 동시에 이를 수행, 대용량 데이터를 안전하게 유지관리할 수 있게 됐다. 또 서울시 민원처리온라인공개시스템과 전자결재시스템을 확장성표기언어(XML) 기반으로 연동해 민원사무처리 과정과 결과를 실시간으로 홈페이지에 공개함으로써 행정처리 프로세스의 중복을 방지하고 처리기간을 단축했다.

　이와 함께 전자결재시스템에서 생산된 문서를 전자문서관리시스템(EDMS)으로 이관하고 EDMS 보관 문서를 전자결재에서 첨부할 수 있도록 전자결재시스템과 EDMS를 연동했다. 또한 통합우편서버를 구축, 서울시 본청과 산하 유관기관 사이에 우편 송수신이 가능토록 함으로써 서울시 전체 각 기관이 유기적인 협조체제 아래 시정을 전개할 수 있는 기초가 마련됐다.

　이밖에 서울시와 타행정기관 사이에 XML 포맷으로 공문서를 수발신할 때 행자부에서 제시한 PKI인증 표준을 지원함으로써 보안을 강화하는 한편 빈번하게 공문서가 오가는 서울시와 산하 유관기관 사이에는 공문서 수발 기능을 특화해 보안을 강화했다.

　이 같은 그룹웨어 통합서버 구축을 골자로 한 업그레이드로 서울시는 전체문서 대비 전자결재 사용률이 99.6%로 중앙정부 및 지자체 중 단연 선두 자리를 차지하고 있다. 이는 다년간 전자결재시스템을 써온 사용자들의 요구사항을 반영해 시스템을 개선하고 업무흐름상 연동이 요구되는 시스템과의 통합이 마무리됐기 때문이다.

　나눔기술은 기록물관리법에 따라 2004년 1월부터 각 기관이 처리과에서 생산된 전자·비전자 기록물 등 기관 전체 기록물을 전문적으로 관리할 자료관으로 이관해야 함에 따라 이 같은 요구에 맞는 전자결재시스템과 자료관리시스템을 준비해 공공기관 문서처리 전과정의 정보화를 지원할 계획이다.

　<김유경기자 yukyung@etnews.co.kr>

　

■KOTRA `CRM`-핸디소프트

KOTRA는 인터넷을 통한 정보 활용이 보편화되고 고객의 정보 요구가 높아지면서 개별 사업별로 구축된 IT인프라를 고객중심 시스템으로 전환할 필요성이 높아졌다.

　이에 따라 공사 내 지사화사업, 조사대행, 해외박람회, 세일즈 출장, 시장개척단, 수출구매상담회, 설명회 등 7대 핵심사업 분야에 핸디소프트(대표 안영경)의 워크플로 솔루션인 ‘비즈플로우 워크플로’를 도입해 업무 프로세스를 혁신했다.

　이를 위해 핸디소프트는 지난해 7월부터 12월까지 비즈플로우 워크플로를 7대 핵심사업 업무에 적용하고 이를 기반으로 KOTRA가 운영 중인 국내외 고객 DB·전자결재·지식관리시스템(KMS) 등과 연계함으로써 ‘디지털KOTRA CRM 시스템’을 대폭 개편했다.

　KOTRA의 워크플로시스템은 총사용자 600명에 최대 동시사용자 120명, 일평균 프로세스 처리 200여건으로 문서의 수작업 해결 및 부서간 작업처리 자동화로 업무처리시간을 단축시킨 것은 물론 서비스별 업무처리 표준화로 업무효율성을 극대화했다.

　또 관리자의 업무흐름 설계, 기능별 담당자 처리 등의 편의성을 강화하고 대고객서비스 업무의 접수·결재·진행상황 및 결과 통보 등이 자동화됐으며 아울러 조직도 및 업무프로세스 변경 등을 간편하게 운영할 수 있도록 구축된 것이 강점이다.

　특히 KOTRA가 제공하는 해외시장 정보나 바이어 디렉터리 등 각종 서비스를 그동안 수동적으로 전달받아온 고객사들은 특정 국가나 품목 등 자신의 관심분야를 CRM을 통해 미리 설정하면 그에 최적화된 맞춤정보를 받아볼 수 있다. 이와 함께 그동안 고객 불만사항 중 하나로 지적돼온 서비스 수수료 납부방식도 신용카드 등을 통한 온라인 결제로 개선됐다.

　수행과정 및 결과 분석을 통해 과부하 업무프로세스와 병목 절차를 도출해냄으로써 업무처리과정의 효율성을 검증하고 개선할 수 있는 기반을 마련한 것도 눈에 띄는 대목이다.

　이번 시스템 구축 효과에 대해 박종식 KOTRA 정보시스템운영팀장은 “KOTRA의 이번 워크플로 기반 CRM 시스템 구축으로 핵심고객에 대한 신속한 서비스 제공과 체계적 고객관리를 통한 고객만족 경영을 한층 강화할 수 있게 됐다”며 “또한 고객의 각종 서비스 신청을 자동적으로 담당자에게 통지해주며 현재 KOTRA에서 운영 중인 그룹웨어 및 KMS와도 연계해 전반적인 업무효율성이 매우 높아졌다”고 말했다.

　<김유경기자 yukyung@etnews.co.kr>

■식약청 `민원처리시스템`-한국정보공학

식품의약품안전청의 이지드럭(http://ezdrug.kfda.go.kr)은 지난 2000년 ‘의약품 등 안전관리정보화사업’의 일환으로 한국정보공학(대표 유용석)이 구축한 의료정보서비스 제공 및 민원처리 전문사이트다.

　이 시스템이 구축되기 전 식약청은 의약품 관련 민원업무처리 과정에서 민원인이 직접 서류를 작성하고 민원 결과를 민원인들에게 개별적으로 통보하는 등 번거로운 절차를 거쳐야 했다. 이에 따라 한국정보공학은 2년여에 걸쳐 자사의 전자결재시스템인 하이익스프레스를 민원처리에 적합하도록 수정·적용하고 처리된 업무정보가 이미 구축된 데이터관리시스템(DIMS)으로 이관·관리되도록 했다.

　한국정보공학은 단순 정보제공보다 그룹웨어를 기반으로 한 내부 시스템과의 연계에 초점을 맞췄으며 2001년 인터넷 민원접수시스템인 ‘아이민(i-min)’을 추가 개발, 이달부터 서비스를 개시했다.

　이지드럭 사이트 구축으로 민원인은 민원서식 작성 프로그램인 플러스-ML을 통해 신청 내용을 작성한 후 버튼만 누르면 XML 문서로 변환·제출할 수 있어 민원업무 신청부터 내부 지식정보시스템까지 정보가 투명하게 유통·관리된다.

　특히 인터넷에서 민원업무를 신청받은 ‘웹 전자접수 등록’ 서비스는 공인인증서를 통한 인증시스템, 데이터의 암호·복호화 시스템, VPN을 통한 터널링에 이르기까지 이중, 삼중의 보안정책을 적용해 개인정보 유출의 위험성을 차단했다.

　의약품의 과대·부정광고를 관리하기 위한 ‘의약품과대광고검색시스템’은 한국정보공학의 검색엔진인 ‘레이다’를 사용해 광고 검색어를 카테고리별로 관리하고 해당 광고사이트의 인증 및 사후관리업무를 처리하고 있다. 또 ‘의약품정보서비스’는 내부 지식정보시스템에서 변경된 정보들을 하루에 한 번씩 자동업그레이드하고 이달부터는 ‘건강보험심사평가원’과 의약품 등 관련 정보 교류를 위한 협정식을 체결해 이지드럭 내에서 자료를 공유하고 있다.

　식약청의 시스템 운용 관계자는 “한국정보공학의 이지드럭 사이트 구축으로 민원 관련 업무처리에 소요되는 절차를 간소화한 것은 물론 처리과정이 인터넷을 통해 투명하게 공개됨으로써 대내외적으로 호응을 얻고 있다”고 말했다.

　<김유경기자 yukyung@etnews.co.kr>

■ETRI `KMS`-날리지큐브

한국전자통신연구원(ETRI)은 ‘21세기 세계 최고의 정보통신연구기관으로 거듭나기 위한 비전’을 마련하고 3대 경영이념으로 △지식경영 △품질경영 △일신경영을 내세우고 있다.

　연구원 내 지식·품질경영체제 확립을 위해 발족된 신경영위원회는 우선 연구원 구성원들의 노하우와 연구 경험, 산재된 무형의 지적자산을 공유하는 체계를 마련하기 위해 KMS 도입을 서둘렀다.

　ETRI는 지난 2001년 10월 KMS 전문기업인 날리지큐브(대표 김학훈 http://www.kcube.co.kr)를 지식경영 활성화를 위한 KMS 개발용역업체로 선정하고 같은 해 12월부터 산하 정보화기술연구소·반도체원천기술연구소·기획관리본부·행정관리본부 소속 전직원 500명을 대상으로 시범운영에 들어갔다.

　이후 ETRI는 시범운영부서별로 전담 태스크포스(TFT)를 구성, 분야별로 지식관리 마스터인 K마스터를 선정하는 한편 지식관리 맵을 구축하는 데 주력했다.

　그 결과 KMS 시범운영 대상 직원의 80.8%가 KMS를 이용하고 총 92명의 K마스터가 탄생해 지식공유의 기반을 마련할 수 있었다. 지난해 6월 현재 ETRI KMS에는 외부환경정보 293건, 내부경영정보 447건, 정보화기술연구 994건, 반도체원천기술연구 164건, 표준화연구 85건, 공동기술 98건이 등재됐다. 당시 조회도 1만9186건으로 등재지식건당 평균조회 9.35회를 기록하는 등 눈에 띄는 구축효과를 얻은 것으로 평가됐다.

　특히 시범운영기간 2583개, 2.49Gb의 파일이 KMS에 첨부되고 1만2445건의 다운로드가 이뤄짐으로써 KMS가 ETRI의 지식은행으로 탈바꿈하는 성과를 거뒀다.

　KMS 구축으로 ETRI는 연구 프로젝트별로 구성원간 경쟁의식이 지나친 나머지 정보·지식 공유에 인색하던 조직생리를 바꿔놓는 계기가 마련됐다고 평가하고 있다. 또한 ETRI는 개인·부서·K마스터별로 지식등재건수·지식제안 등에 대한 평가보상을 실시해 보상금을 지급하는 등 KMS 이용확산에 주력하고 있으며 지속적인 시스템 업그레이드작업도 추진할 계획이다.

　<김유경기자 yukyung@etnews.co.kr>