[e테크]정보인프라 투자-불필요한 업무 배제...`거품` 빠진다

기업의 정보 인프라는 사업 운영과 그 기반이 되는 기술 비용에 영향을 준다. 정보 인프라 프로젝트를 통해 사업 처리과정을 재구축하면 사업을 추진하는 경비를 절감할 수 있다. 우선 불필요한 업무 처리단계와 과정을 줄일 수 있다. 가령 정보 인프라의 기능을 향상시켜 데이터를 표준화하면 정보체계 두 단계 사이의 수작업이 필요 없게 된다. 뿐만 아니라 업무 처리과정이 자동화되면 통합관리와 규모의 경제가 가능해져 중복되는 업무단계와 인력을 줄일 수 있다. 의사결정 지원 업무에 있어서도 정보 인프라가 구축되면 수작업으로 하던 파일 정리, 관리, 보고서 작성 등의 업무를 문서관리 기술로 대체할 수 있게 된다.

　또한 정보 인프라 기능을 향상시키면 업무를 효율적으로 처리할 수 있다. 이런 정보 인프라는 모든 고객 계정과 종합적으로 연결함으로써 서비스 제공 시간을 단축할 수 있고 그 결과 고객 서비스 담당자 한사람이 더 많은 고객에게 서비스를 제공할 수 있게 된다. 업무처리의 효율화를 통해 비용을 절감하려면 각 사업부서와 협력하고 이들 부서의 필요사항을 파악해야 한다. 그리고 비용 절감효과는 시간, 인력, 자원 등 여러 요소를 기존 비용과 비교해야 그 효과를 금전적 가치로 산출할 수 있다.

　기술적인 측면에서 현재 채택하고 있는 기술을 향상시킴으로써 비용을 절감할 수도 있다. 중복되는 시스템, 데이터 및 이를 관리하는 직원을 퇴직 또는 감원할 수 있을 정도까지 정보 인프라에 투자하면 기술 비용을 효과적으로 줄일 수 있다. 가령 중복되는 데이터가 있는 세개의 독립적인 데이터 저장소를 하나로 통합하고 중복되는 것을 제거하면 데이터 저장량이 줄어들고 이를 관리하는 직원 수도 줄일 수 있을 것이다. 또 조절하기 어려운 분석엔진 대신 개방구조에 기반을 둔 분석 응용 프로그램 패키지를 사용하는 등 시스템을 가격이 싼 제품으로 대체함으로써 기술 비용을 낮출 수 있다. 이와 함께 최종 사용자 보고 조정기능을 강화함으로써 사용자들의 문의에 답하는 직원이 필요없게 될 것이다.

기술관련 비용 절감방안은 현재의 시스템과 기술 처리 프로그램을 통해 충족되고 있는 응용 프로그램의 수요를 확실히 파악해 정보 서비스부서가 수립할 수 있다. 그러나 기존 기술을 변경하는 것이 주요 사업을 위한 업무처리에 장애가 돼서는 안된다. 새로운 정보 인프라의 이점과 절감되는 비용 규모는 현재의 시간, 인원, 자원에 대비해 산출할 수 있다.

　업무 및 기술부문에서 오류 검색이나 교정과 관련된 경비를 줄임으로써 간접적으로 비용을 절감할 수 있다. 가령 데이터 품질 툴과 처리 프로그램을 설치하면 고객에 대한 우편물 발송 비용이 절약된다. 이는 중복되거나 주소가 불분명한 우편물을 제거하고 변경된 주소를 조사, 수정하는 인원을 줄이며 우편물의 재발송 필요성을 없애줄 뿐 아니라 우편물 주소가 잘못된 고객의 항의를 처리하는 데 소요되는 시간을 절약함으로써 그에 필요한 비용을 절감할 수 있다. 또한 중요한 메시지가 전달되지 않아 사업기회를 잃음으로 인해 발생하는 경비도 줄일 수 있다.

　이런 비용은 사업부서와 협조해 산출하되 수치적인 산출방법과 연성 계산방법을 병행해야 한다. 어느 비용은 수정 작업과 처리방법에 근거해 산출하거나 감축 또는 합리화된 처리 방법에 근거해 계산할 수 있다. 그러나 교정 또는 불필요한 과정을 생략함으로써 절감되는 비용규모는 새로운 정보 인프라를 통해 오류를 제거할 것으로 예상되는 정도를 바탕으로 추정 또는 예측해야 한다. 가령 기존의 방법으로 하나의 잘못된 주소를 조사, 수정하는 데는 2달러의 비용이 소요되는데 새로운 처리방법이나 기술을 사용하면 100개의 주소에서 평균 5개의 잘못된 주소를 제거하거나 수정할 수 있는 것으로 예측할 수 있다.

　이밖에 정보 인프라는 몇 가지 경영상의 위험을 줄일 수 있다. 새로운 정보 인프라를 구축해 의사 결정권자에게 보다 완벽한 정보를 신속하게 전달하면 의사결정이 더욱 효율적으로 이루어져 불완전한 결정 비용을 절감할 수 있다. 가령 기업(금융업체)내 모든 제품과 관련된 전반적인 고객과의 관계를 구체적으로 보여주는 완벽한 고객 프로필을 전달할 수 있게 됨으로써 불완전하게 파악된 관계를 기반으로 하는 지나친 신용거래를 줄여줄 것이다. 또 기술적으로 더욱 안전한 정보 인프라를 구축하면 용량의 부족 또는 과부하로 인한 시스템의 정지나 속도저하로 일어나는 문제를 방지해 비용을 절감할 수 있다. 중요한 의사결정 지원 정보의 분배가 지연 또는 중단됨으로써 일어나는 위험도 줄일 수 있다.

　.