[셈틀 순화용어] 메일머지-편지 부침

연말이 되면 집배원 아저씨들이 바빠진다. 성탄 카드다, 연하장이다, 달력 이다, 외상값 독촉장이다 해서 배달가방이 무거워지고 발걸음도 느려진다.

어떤조사에 따르면 제일 받기 싫은 카드가 보내는 사람의 필적이 하나도 들어있지 않은 카드라고 한다. 대량으로 보내는 경우에는 발송마저 전문업체(D M업체)에 맡겨 버리기도 하니 보내는 사람이 어떤 카드가 누구에게 갔는지조차 모를 수도 있다.

개인의 경우에도 연말에 수십장의 카드를 보내게 된다. 이럴 때 전산기의 기능을 최대한으로 이용하고, 여유가 생기는 시간에 받는 사람 보내는 사람의이름만이라도 친필로 쓴다면 좋을 것이다.

내용이 똑같은 편지를 여러명에게 보낼 때 사용하는 방법이 바로 메일머지 즉 "편지 부침" 기능이다. 이것은 일종의 자료처리기능에 해당하지만 너무나도 보편적으로 활용될 수 있기에 대부분의 문서처리기들이 이를 지원해 주고있다. 이 기능을 이용하려면 먼저 받을 사람의 주소나 우편번호, 이름 및 기타특징적인 내용을 담고 있는 자료목록 파일을 만들어 두어야 한다. 이 파일의 각각의 항목내용은 달라도 구조는 일정해야 한다.

다음으로 공통으로 들어가게 되는 내용(문안 인사, 보내는 사람의 소식 등)을 작성한다. 물론 개별적인 내용이 들어갈 자리는 비워 둔다. 그리고는두파일을 대응시킬 준비를 한 다음 인쇄명령을 내리면 한사람 한사람마다 적절한 편지가 마련된다.

학교 선생님이라면 방학과제나 가정통신문을 낼 때에도 이 기능을 활용할 수있다. 공통적인 내용과 개별적인 내용을 구분한 다음 개별적인, 내용을 자료목록 파일에 넣어 두면 거의 자동적으로 처리할 수 있다. 하지만 너무 자동적인 것에만 기대지 말 일이다. 성적표에 기록된 내용은 선생님의 글씨와 함께 영원히 남기 때문이다. 김병선 국어정보학회이사