국가에 헌법이 존재하듯, 회사에는 조직이나 활동에 관한 단체법상의 규칙인 정관이 존재한다. 기업 활동의 근간 규칙을 정한 문서인 정관은 기업 내에서 발생하는 문제를 해결하는 중추역할을 한다. 정관은 법인 설립 시 필수 서류로 사업목적, 상호, 발기인, 발행예정 주식 총수, 설립 당시 발행할 주식 수와 종류, 주식 액면가, 공고 방법, 본점 소재지 등의 절대적 기재 사항과 현물출자 규정, 재산인수 규정, 발기인의 보수 등 상대적 기재 사항이 포함된다.
다만 상대적 기재 사항을 기재하지 않아도 정관이 성립되는 특수성이 있어 많은 대표는 정관을 법인 설립 시 필요서류 정도로 인식하기도 한다. 이 때문에 기업이 성장하며 반영해야 하는 상대적 기재 사항을 변경하지 않아 경영에 대한 위험을 키우고 방어하지 못해 불이익을 받게 되거나 세금을 절감할 수 있는 기회를 상실하고 있다.
따라서 상대적 기재사항도 반드시 정해야 한다. 또 관련 상법이 변경되거나 기업 상황이 바뀔 때마다 정관의 모든 내용을 검토하고, 변경사항이 있다면 수정하는 것이 원칙이다. 특히 사업 분야에 관련된 내용과 임원보수, 퇴직금, 상여금, 유족 보상금, 배당 등의 규정에 있어서는 기업의 상황에 맞도록 수정해야 한다.
정밀부품을 생산하는 J 사의 손 대표는 창립 멤버인 강 전무가 건강상의 이유로 퇴직하자, 퇴직금과 공로금을 지급했다. 그러나 과세당국은 이를 손금불산입 처리했고, 강 전무는 과도한 소득세를 부담해야 했다.
위 사례의 문제는 정관의 규정이 미비해서 발생했다. 주식회사의 임원은 회사로부터 일정한 사무 처리를 위임받고 있기에 일반 종업원과 달리 고용관계에 있지 않아 퇴직금을 받을 수 없다. 다만 정관에 임원의 퇴직금 지급과 관련된 규정이 있다면 이를 근거로 퇴직금을 지급할 수 있다. 또 임원의 퇴직금 지급과 관련된 규정은 통상적으로 이사회 결의에 의해 정해지기 때문에 지급에 대한 최소한의 제한 범위를 정해야 한다. 자본 충실을 해칠 위험의 내용이 포함되어 있다면 이사회의 결의를 통해 퇴직금을 지급한 사실이 있더라도 무효 처리될 수 있기 때문이다.
또 스톡옵션을 발행하는 기업도 있는데 정관에 재무관리 항목의 내용이 포함되어 있지 않다면, 임직원에게 스톡옵션 발행 시 비상장주식의 가치 평가 없이 액면가로 배당한 사실에 대해 증여세 또는 양도소득세가 부과될 수 있다.
정관을 검토할 때 눈여겨봐야 할 부분은 사업영역, 사업 방향, 재무회계 등 전반적인 기업 활동과 임원 보수, 퇴직금, 상여금, 직무발명 보상금, 유족보상금, 배당, 주주총회 의장 선임 규정 등이다. 해당 규정이 미비하다면 정당하게 법인을 운영했음에도 정관 규정의 미비함을 이유로 부당행위로 간주당할 수 있고, 적법하게 처리한 문제도 비용으로 인정받지 못해 과도한 세금을 추징당할 수 있다.
또 법인이 보유한 정관을 꼼꼼하게 분석해 현재의 기업 상황, 변화된 상법 및 세법, 경영의 방향성 등을 고려해야 한다. 아울러 과거 정관에 존재하지 않는 기업 설립에 따른 형식적인 사항이 현재 기업 운영에 방해된다면, 과감히 삭제해야 한다.
이처럼 정관은 기업 활동의 정당한 근거를 제시한다. 그렇기 때문에 정관 변경은 현재 기업 상황을 반드시 포함해야 하며 회사의 본질에 맞아야 한다. 또 주주의 고유권을 해치지 않는 범위 내에서 일정하게 주기적으로 변경해야 이익 환원은 물론이고 기업 성장을 위한 보호 장치를 마련할 수 있다.
특히 기업 상황을 정확하게 파악할 수 있는 기업 진단을 통해 기업 활동을 종합적으로 담아야 하고, 개정된 법률을 위반하지 않아야 하므로 전문가의 도움을 받는 것이 바람직하다.
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