해덕파워웨이는 `러더(Rudder)`로 불리는 선박 방향타 시장에서 국내 시장점유율 1위 업체다. 전형적인 제조사로 본사와 공장 간 각종 도면과 자재 입출고 관련 문서가 오가고, 이메일로 국내외 고객과 커뮤니케이션을 해왔다.
해덕파워웨이는 호스팅업체에 비용을 지불하고 웹 메일과 그룹웨어 서비스를 이용했다. 하지만 중국과 일본 등과 이메일을 주고받을 때 인코딩이 깨지고, 그룹웨어 로딩 속도가 저하되는 등 커뮤니케이션과 협업을 위한 도구로 제 역할을 하지 못했다. 이런 문제를 해결하기 위해 해덕파워웨이가 선택한 솔루션은 마이크로소프트(MS) 클라우드 소프트웨어(SW)인 `오피스 365`다.
효과는 기대 이상이었다. 최신 기술로 구현된 커뮤니케이션과 협업 서비스를 이용하면서 수기로 관리하던 각종 문서를 실시간 처리할 수 있게 됐다. 문서 내 데이터 신뢰성도 크게 높아졌다. 문서작성과 공유 등 기본적 업무 편의성 제고는 물론이고 자재 입출고 관리, 생산 스케줄 관리 등 업무 혁신을 도모할 수 있게 됐다.
◇자료 공유와 협업 필요성 느껴
현재 해덕파워웨이는 직원이 본사, 공장, 고객사 등 어디에 있든지 자유롭게 커뮤니케이션하고 협업할 수 있는 스마트워크 체제를 갖추고 있다. 하지만 처음부터 이랬던 것은 아니다. 기존엔 대다수 중소·중견 제조사와 마찬가지로 이메일 중심 커뮤니케이션만 지원하는 수준이었다.
해덕파워웨이 전체 직원 200명 중 40명가량이 이메일을 사용했다. 이들이 사용하던 서비스는 사용자당 비용을 지불하는 방식의 웹 메일 서비스였다. 이메일로 각종 문서를 고객·파트너사와 주고받으며 해덕파워웨이는 자료 공유와 협업의 중요성에 눈을 떴다. 그룹웨어 구축을 결심하게 된 이유다.
해덕파워웨이는 각종 정보 게시와 공유, 문서 저장과 관리 기능을 게시판 형태로 제공하는 그룹웨어를 구축했다. 이 그룹웨어에는 이메일 발송 순서를 정해 이 흐름에 맞춰 기안이나 결재 이메일이 전달되는 간단한 결재 기능도 구현돼 있었다.
하지만 IT 전담부서가 없어 현업 실무자가 개발업체에 용역을 줘서 개발하다 보니 당초 기대했던 성능에는 미치지 못했다. 업무에 여러 불편함이 뒤따라 사용자들은 시스템을 제대로 사용하지 않았다.
이메일로 마찬가지였다. 회사 이메일이 불편해 포털사이트에서 제공하는 웹메일을 쓰는 이들도 있었다. 회사 차원의 커뮤니케이션에 어려움이 컸다.
정기용 해덕파워웨이 전략기획팀 이사는 “이메일이 한꺼번에 몰아서 전달되거나 해외 거래처와 메일을 주고받을 때 인코딩이 깨져 다시 영문으로 보내달라고 하는 일도 가끔 있었다”고 말했다. 그는 그룹웨어도 외부 호스팅 업체에서 서비스받는 게시판 위주다 보니 기능성이 떨어지고, 페이지 로딩 속도가 느려 활용률이 낮았다고 덧붙였다.
◇경제성 등 고려 `오피스 365` 도입
제대로 된 커뮤니케이션과 협업을 위해 새로운 방안이 필요하다고 판단한 해덕파워웨이는 다양한 방안을 검토했다. 사내 서버 구축, 서비스 업체 변경, 클라우드 서비스 활용이 논의됐다. 사내 구축은 원하는 대로 기능을 구현할 수 있지만 비용이 많이 든다는 단점이 있었다.
기존 이메일, 그룹웨어 호스팅 업체 변경은 어떤 업체를 선택해도 문제는 여전할 것으로 예상됐다. 여러 서비스가 있었지만 핵심 기능과 기술은 거의 같고 겉으로 보이는 모습만 달랐다. 무료에 가까운 서비스를 제안한 곳도 있었지만 비용을 떠나 성능이 기대에 못 미쳤다.
해덕파워웨이는 결국 클라우드 시스템을 도입하기로 결정했다. MS 오피스 365와 구글 앱스에 대해 검토를 시작했다. 그 결과 오피스 365가 업무 연속성 보장, 경제성, 편리성, 신뢰성 등 모든 면에서 고른 점수를 받았다.
구글 앱스는 모든 서비스가 구글 위주인데다 웹에만 최적화돼 있어 데스크톱에서 쓰던 오피스 등 다양한 업무용 SW와 연계에 문제가 있었다. 또 업무 편의성을 높인다기보다 무료 서비스로 전환해 비용을 아끼려 한다는 인상을 직원들에게 심어줄 소지도 있었다.
오피스 365로 마음을 굳힌 해덕파워웨이는 사전 준비작업에 착수했다. 가장 먼저 계정형태를 통일했다. 과거 아무런 기준 없이 사용자가 원하는 대로 생성해주던 이메일 계정을 영문으로 `이름.성@haedukpw.com`으로 표기하도록 했다.
◇업무 진척도 한눈에 파악·공유
해덕파워웨이는 부산 녹산공단 내 기업 중 처음으로 오피스 365를 도입했다. 그만큼 주변 기업들도 관심을 갖고 지켜보고 있다.
정 이사는 “많은 이들이 이메일, 일정, 주소록 등이 실시간으로 스마트폰과 PC에 동기화되는 것을 신기해하고 있다”며 “이전에 쓰던 서비스는 동기화가 아니라 푸시 서비스다 보니 외부에서 스마트폰으로 이메일을 보내면 PC 내 메일 폴더에는 저장되지 않는 문제가 있었다”고 말했다.
일정도 사용자들이 이용하는 포털 서비스별로 종류가 달라 회사 차원의 공유가 어려웠다. 하지만 이제는 모든 것이 자동으로 연동돼 편리함을 주고 있다.
해덕파워웨이에 오피스 365는 커뮤니케이션과 협업 이상의 가치를 제공하고 있다. 가장 큰 혜택은 제조 현장에 필요한 핵심적인 정보화 기능을 제공한다는 것이다. 해덕파워웨이는 자재 관리와 생산 스케줄 관리 부문에서 오피스 365를 활발히 활용하고 있다. 전용 솔루션과 비교해도 결코 기능이 뒤지지 않는다는 설명이다.
수기로 이뤄지던 자재 관리는 오피스 365 도입 이후 실시간화됐다. 생산 스케줄 역시 하나의 엑셀 파일을 띄워 두고 관리할 수 있게 돼 업무 진척도를 한눈에 파악할 수 있게 됐다. 직원들이 자신의 작업 내용을 웹에 있는 공유 엑셀 파일에 업데이트하면 관리자는 해당 문서를 통해 작업 진척도를 바로바로 파악할 수 있다.
해덕파워웨이는 오피스 365에 사용자들이 어느 정도 익숙해지면 스마트패드를 지급해 생산 스케줄 관리를 더욱 손쉽게 하도록 할 계획이다. 향후엔 오피스 365를 해외 법인에서도 활용하는 방안을 검토 중이다.
안호천기자 hcan@etnews.com
