대우증권은 증권업계 처음으로 비즈니스프로세스관리(BPM)를 적용했다. 여러 방식으로 분산된 업무처리 신청절차를 한 군데로 통합해 효율화할 수 있는 툴이 필요하다고 판단했던 대우증권은 신청과 승인, 처리확인 등에 대한 프로세스를 도식화해 통합 모니터링할 수 있는 BPM이 가장 적합하다고 결정 내렸다.
대우증권은 우선 BPM의 적용 가능성을 타진해 보기 위해 IT부서 내 인프라 운영부서에 먼저 도입했다. 인프라 운영 부서에서 시범적으로 6개월간 운영하고 안정성을 확인한 뒤 2010년부터 본격적으로 IT센터 전체로 확산 적용했다. 이들은 지난 2년간의 운영 경험을 기반으로 오는 하반기까지 필요한 부분을 보완해 내년부터 전사 확대 등 고도화 작업을 계획하고 있다.
◇오픈소스 기반 BPM 적용=대우증권은 다양한 BPM 가운데 오픈소스 기반 BPM 솔루션 `유엔진 BPMS`를 택했다. 유엔진은 국내에서 유일하게 오픈소스 BPM을 제공하는 곳이다. 기존 고가의 라이선스 비용이 들었던 BPMS 제품을 오픈소스 형태로 제공하고 교육과 컨설팅 서비스를 통해 수익모델을 발굴하고 있다. 지금까지 국내 BPM 적용 사례들이 실질적인 효과를 얻은 혁신 사례가 드물었던 이유가 바로 SW 라이선스 중심의 프로젝트 예산구조로 인해 개발 방법론이나 조직 문화적인 변화에 대한 계획과 컨설팅에 대한 예산분배가 어려웠고, 일반적인 패키지 기반 BPM 제품은 커스터마이징 요구에도 적절히 대응하기 어려웠기 때문으로 대우증권 측은 분석했다.
박상범 대우증권 IT센터 과장은 “BPM은 기업의 고유한 업무 영역 및 특성을 지니고 있는 다양한 업무들과 상당히 긴밀한 연관성을 가져야 한다는 특성이 있다”면서 “많은 부분의 커스터마이징이 필수적일 수밖에 없는데, 오픈소스 제품이라면 이러한 커스터마이징에 더 유연하게 대응할 수 있을 것이라 판단했기 때문”이라고 솔루션 선택 배경을 설명했다.
BPM은 `생물체`와 같은 특성을 지니고 있어 지속적으로 확장, 개선 운용돼야 한다. 하지만 많은 BPM 솔루션 기업이 그 특성을 이용해 초기 비용은 낮게 잡고 향후 유지보수 비용을 높게 책정하는 경향이 있다. 이러한 점도 대우증권이 오픈소스 기반 BPM을 택하게 된 중요한 판단근거였다는 게 그의 설명이다. 실제 대우증권은 상용 BPM솔루션에 비해 도입 비용 및 유지 보수 비용 모두 적게 소요됐다.
◇수작업 업무 자동화 등 업무효율성 크게 개선=대우증권은 BPM을 업무신청 절차 통합, 기술 검토 의견 취합, 그리고 점검 및 모니터링의 자동화부분 등 3개 영역에 적용했다.
대우증권은 BPM 적용 후 업무신청과 점검을 위해 개별 시스템마다 상이한 절차를 거치던 복잡성을 해소하고 하나의 시스템으로 통합됐다. 또 자신이 처리할 업무를 스스로 확인할 필요 없이 BPM 서비스가 각 담당자를 찾아와서 통보해주게 되므로 업무 서비스의 접근성도 크게 향상됐다.
점검 및 모니터링 자동화를 통해 수많은 서버에 일일이 접속해 처리하던 단순 수작업을 BPM 실행 한 번만으로 처리할 수 있도록 해 점검 소요시간도 획기적으로 감소시킬 수 있었다.
하지만 대우증권은 BPM 프로젝트를 추진하면서 애로 사항도 많이 겪었다.
박 과장은 “우선 각 담당자를 통해 상세한 업무절차를 모두 파악해 나가는 과정에 많은 시간과 노력이 필요했다”면서 “이와 함께 기존 업무처리 방식의 상당수를 BPM으로 변경해야 한다는 변화에 대한 사용자들의 부담감을 해소하는 부분이 가장 힘들었다”고 털어놨다.
대우증권 IT센터는 총 160여명으로 구성돼 있다. 지난해 BPM을 통해 IT센터 내 직원들이 1만건 정도의 인스턴스를 수행했다. 세부적으로는 업무신청 4111건, 점검 및 모니터링은 5774건, 기술검토 55건, 기타 28건으로 나타났다.
박 과장은 “160명의 직원이 1만건의 인스턴스를 수행했다는 것은 하루 평균 40건의 신청에 대한 점검이 이뤄진 셈”이라면서 “이는 어느 정도 BPM이 성공적으로 정착되었다는 것을 의미할 수 있으며, 향후 시스템 고도화를 통해 확대 적용할 계획”이라고 말했다.
박상범 대우증권 IT센터 과장
Q. 오픈소스 기반의 BPM 솔루션을 택하게 된 결정적인 배경은.
A. BPM은 특석상 많은 부분의 커스터마이징이 필수적이다. 하지만 상용 솔루션의 경우 우리의 업무요건을 수용하는 데 한계가 많았다. 오픈 소스는 이러한 커스터마이징에 훨씬 더 유리한 장점을 가지고 있다. 또 상용 솔루션에 비해 도입비용이 적게 소요된다는 점과 BPM엔진에 대해 한 단계 더 깊은 이해가 가능하다는 점도 중요한 판단근거가 됐다.
Q. 향후 확대 적용 및 고도화 계획이 있다면.
A. 현재는 BPM을 입력 및 자동화 처리에 한정해 운영 중이다. 하지만 이렇게 축적된 수행 이력정보는 프로세스 개선을 위한 기반데이터로 활용될 수 있다. 이러한 기반 데이터로 사용자 및 조직에 대한 업무내역 수행분석, 병목지점 확인 등 가치있는 정보를 획득할 수 있는 시스템으로 고도화를 구상 중이다. 향후에는 전사 확대도 검토하고 있다.
Q. 다른 기업에서 BPM을 적용한다고 할 때 조언해 주고 싶은 점은.
A. 어느 수준까지 적용할 것인지에 대한 명확한 범위설정이 가장 먼저 이뤄져야 한다. 그리고 업무연계를 위한 인터페이스 통합 관리구조를 마련해 두는 것이 좋다. 최근의 빠른 비즈니스 요구사항 충족을 위해 시스템별 인터페이스 연계구축 소요시간의 최소화가 필요하기 때문이다. 또한 개인이 수행하고 있는 업무 프로세스를 시스템에 어떤 형태로 구현하는 것이 좋을 지에 대한 사용자와의 지속적인 협의와 교육이 반드시 수반돼야 할 것이다.
성현희기자 sunghh@etnews.com
