새해 1월 1일로 다가온 전자세금계산서 의무화, 이제 각 기업들은 자사의 환경에 맞는 최적의 형태로 전자세금계산서를 이용하고, 국세청이 요구하는 규정을 준수하여 혹시 모를 불이익 발생을 점검할 때다. 하지만 연간 매출 수십억원 정도의 기업들도 전자세금계산서에 대해 관심조차 없거나 구체적인 준비가 되어있지 않은 경우가 많아 안타까움을 금할 수 없다.
이미 전자세금계산서를 발행 중인 기업들은 새해에도 달라질 것이 별로 없다고 생각할 수 있지만 좀 더 세심한 주의가 필요하다. 종이세금계산서를 사용할 때와 마찬가지로 전자세금계산서도 재화 또는 용역의 공급시기에 발행하고, 3개월마다 부가세 신고기간에 신고하는 것은 동일하나, 전자세금계산서는 발행 즉시 국세청에 전송을 해야 교부한 것으로 인정되고, 전자분에 대해서는 건당 200원의 세액 공제와 더불어 개별 명세서 제출 및 보관 의무가 면제되는 등 부가세 신고 및 업무가 간편해지는 특징이 있다
지난해부터 국세청과 각 서비스 기업이 수차례 전자세금계산서 제도 설명회 등 홍보를 실시했음에도, 최근에 고객들에게 국세청 전송 과정 인지 여부를 확인한 결과 아직도 제대로 인식하지 못한 기업이 많음을 알 수 있었다. 국세청 전송은 회계 담당자의 노력만으로는 발행과 전송 기일을 지킬 수 없으며 기업 내부 및 거래 업체와의 계산서 처리 절차부터 바뀌어야 한다. 이처럼 현업의 업무 프로세스 변화 없이 국세청 전송 기일만 지키려 한다면 혼란이 있을 수밖에 없다.
다시 한 번 강조하지만 전자세금계산서는 종이 세금계산서와 달리 공급자와 공급받는 자 상호간에만 전자적으로 주고받는 것이 아니라 매달 국세청에 전자적 전송이라는 절차를 꼭 거쳐야 유효하다.
여기서 또 하나 강조할 것은 가산세는 회계 담당자의 미발행, 미전송 등의 실수는 물론 시스템 전송오류 시에도 예외 없이 적용된다는 것이다. 즉, 자체적으로 전자세금계산 시스템을 구축한 기업이라면 시스템의 완결성에 대해 매월 철저한 확인이 필요하며 ASP 서비스를 이용할 경우, 검증된 솔루션인지, 가산세 발행 위험 부담은 없는지도 확인해야 한다. 가장 확실한 것은 매월 전송 후 국세청 사이트에 들어가 직접 확인하는 것이다.
지금까지 위험 요인을 강조했지만 전자세금계산서는 실로 매력적인 제도이다. 스마트빌 전자세금계산서는 100만 기업이 이용하다보니 매출이 연간 수조원에 이르는 기업부터 수백만원까지 규모도 다양하며 회계와 IT의 적용 수준 또한 천차만별이다. 이에 따라 각 기업이 선택할 수 있도록 다양한 형태의 전자세금계산서 활용 서비스를 제공하고 있다.
전사적자원관리시스템(ERP)이 구축된 기업의 경우, ERP와의 완벽한 연동을 통해 회계 업무의 통합관리가 가능하다. 이처럼 ERP와 통합된 기업은 전자 구매, 계약 등 연관 업무와도 확장하여 더욱 효과를 높이고 있다. 네이트온 메신저를 이용해 세금계산서의 도착 여부를 알 수 있는 알림이 서비스는 즉시 확인이 가능해 큰 호응을 얻고 있다. 연내에는 네이트온 상에서 발행도 가능해진다. 또한 스마트폰으로 수신이 가능한 서비스도 올해 안으로 제공된다.
전자세금계산서는 종이 세금계산서 관리 시간과 비용을 크게 절감시켜주어 생산성을 크게 높여주는 획기적인 업무 절차이다. 모쪼록 내년도 의무화를 대비하여 각 기업이 전자세금계산서의 취지와 제도를 제대로 이해하고 충분히 활용하시기 바란다.
오동균 전자세금계산서협의회장 dkoh@businesson.co.kr
