최근 주요 기업이 업무 생산성을 개선하고자 관련 IT장비와 애플리케이션에 많은 투자를 한다. 기업에는 메신저·영상회의 등 다양한 커뮤니케이션 도구가 있지만, 직원·기업끼리 그리고 생산자와 소비자 사이에 효과적인 커뮤니케이션을 위해서는 종이와 전자문서를 포함하는 ‘문서’ 활용이 필수적이다.
정보가 곧 경쟁력인 디지털 시대에는 신속하고 정확한 정보 전달이 업무 경쟁력을 좌우한다. 문서에 담긴 정보를 보다 효과적으로 전달할 수 있는 방법은 무엇일까. 가장 쉬운 방법은 흑백 문서를 컬러 문서로 전환하는 것이다. 사람의 오감 중 정보인지 능력이 가장 우수한 것이 바로 시각이다. 컬러는 모든 보고서나 마케팅 관련 자료의 시각적 호소력을 높이며, 통상적으로 흑백 문서보다 그 영향력이 훨씬 크다. 미국 시장조사업체 로욜라 컬리지에서 조사한 바에 따르면 문서에 컬러를 추가하면 독자 이해도는 73%, 기억 효과는 39%까지 향상된다고 한다. 즉 기업에서 흑백이 아닌 컬러 문서를 사용하면 기업 내 커뮤니케이션 효율성 향상은 물론이고 고객에게 전달하고자 하는 메시지를 보다 명확하게 표현할 수 있다.
컬러 문서 사용으로 업무 생산성 향상 등 긍정적인 효과를 볼 수 있음에도 당면하는 문제는 컬러 문서 비용이다. 컬러 문서의 경우 흑백 문서보다 상대적으로 출력 비용이 높으며, 이 점이 컬러 문서를 통한 커뮤니케이션의 장애로 작용했다.
반가운 것은 프린팅 업계가 컬러 문서 활용 현황과 요구에 적합한 제품과 솔루션을 공급하기 위해 꾸준히 노력하고 있으며, 특히 올해 보급형 컬러 복합기 등 다양한 컬러 신제품을 출시할 전망이라는 것이다. 프린팅 업계의 노력보다 중요한 것은 기업 커뮤니케이션에서 컬러의 중요성을 기업에 올바르게 인식하고 실천에 옮기는 것이다. 보다 경쟁력 있는 컬러 제품과 솔루션 도입을 통해 컬러 문서를 활용하는 것은 기업의 주요한 커뮤니케이션 전략이 될 것이며, 곧바로 기업의 생산성 향상으로 이어질 것이다.
한국 후지제록스 크리에이티브 마케팅팀 정승호 대리(seungho.chung@kor.fujixerox.com)
