운영 연속성 (COOP) ⑥ - 재택근무

신종 인플루엔자 전염속도가 약해짐에 따라 정부가 위기단계를 한 단계 하향 조정하였다. 보건복지가족부는 12월 11일부터 신종플루 위기단계를 `심각` 단계에서 `경계` 단계로 낮췄으며, 위기단계 조정에 따라 행정안전부 중앙재난안전대책본부는 해체되어 복지부 내 중앙인플루엔자 대책본부를 중심으로 재편되었고, 각 지방자치단체는 부단체장을 중심으로 예방접종 대응 등 지역 내 방역의료체계 유지의 활동을 지속하고 있다.

오늘부터는 신종풀루와 같은 광역전염병이 빠른 속도로 확산되어 정부기관의 행정에도 충격을 주어 행정업무라든가 대민봉사에 차질이 발생할 우려가 있는 경우 정부기관들이 대응방안으로 도입할 수 있는 재택근무에 대하여 미국의 연방정부 내의 인사관리국과 총무처가 함께 제정한 “재택근무을 위한 안내”를 참고하여 알아보도록 하겠다. 재택근무란 업무의 일부를 사무실이 아닌 직원의 집이라든가 아니면 사무실 외부의 특정 장소에서 원격접속을 가능하게 하는 첨단기술의 효능을 이용하여 수행하는 것으로 유럽이나 미국 등에서는 이미 보편화 되어있다 (물론 원격접속을 사용하는 업무 이외의 다른 업무들도 사무실 이외의 장소에서 재택근무 형식으로 많이 수행되고 있다).

오늘은 재택근무의 소개, 정의, 종류 그리고 어떻게 재택근무를 관리하여야 하는가 등의 내용을 우선 소개하기로 한다.

정부 내 재택근무를 위한 안내 (참조: www.telework.gov)

1. 소개

20세기 후반의 기술은 작업장의 형태를 혁명적으로 바꾸었고 21세기에도 이는 계속 진화하고 있다. 컴퓨터, 원거리로부터 접속할 수 있는 능력, 전화 및 전자우편을 통한 의사소통, 종이 없는 업무 공정, 그리고 기타의 혁신들은 지속적으로 많은 량의 정보와 업무를 고정된 장소에서 처리하지 않아도 되도록 하고 있다.

이러한 혁신들은 정부가 대민봉사를 보다 효과적이고 효율적으로 수행하도록 한다. 정부의 직원들은 고정된 사무실 밖에서 근무하도록 하는 기술들을 오랫동안 사용해오고 있다. 최근 법률적, 정책적 그리고 조직적인 지원을 바탕으로 재택근무가 증가적으로 넓게 확산되고 있으며 또한 공식화 되고 있다.

인사관리국에서는 재택근무를 “직원의 집이나 지리적으로 편리한 장소에서 공식적으로 부여 받은 업무들을 정기적으로 수행하는 것”으로 정의한다. 재택근무란 간단히 말해 업무를 사무실 이외의 장소에서 완수하는 하나의 방식이다. 이것이 조직 내에서 효과적으로 구현되면 여러 혜택들과 함께 여러 목적들을 만족시킨다.

정부 기관들은 다음의 분야의 혜택들을 위하여 재택근무에 특별한 관심이 있다.

* 최상의 직원들의 고용과 유지 - 특히 기술적으로 진보적인 직장환경에 높은 기대를 하는 신입 직원들 그리고 직장생활과 개인생활의 조화로운 균형에 가치를 두는 모든 직원들.

* 장거리 통근 그리고 기타 직장과 가정생활의 균형과 관련된 쟁점들을 스스로 관리하도록 하여 직원들 업무의 효율성에 부정적인 영향을 주지 않고 또는 정부에 계속 근무하게 함.

* 교통체증, 매연, 그리고 도심지 내의 기반시설에 주는 영향들을 감소시켜 환경을 개선 시킴.

* 정부가 부동산에 소비하는 비용을 줄여 세금의 지출을 절약함.

* 국가적 혹은 지역적인 비상 시 필수적인 정부기능들의 연속성을 보장.

2. 재택근무의 정의와 종류

“재택근무”, “탄력적 근무지”, “원격지 근무”, “가상적 근무”, 그리고 “이동 근무” 모두 전통적인 사무실 환경 밖에서 업무를 완수하는 것을 의미한다. 정부는 재택근무를 대체로 상근업무가 아닌 비상근 업무들에 배정한다. 기관들은 재택근무의 종류를 업무요구에 의거 자율적으로 정의하여 사용할 수 있지만, 인사관리국은 재택근무 빈도가 다음의 범위 중 하나인 직원들만 재택근무 직원으로 산정한다:

* 정기적 또는 반복적으로 최소 일 주일에 3일

* 일 주일에 1일 또는 2일

* 일 주일에 1일 보다 적은 빈도지만 최소 한 달에 1일

인사관리국에서 정의한 바, 다음의 경우는 재택근무가 아니다:

* 연장근무: 많은 직원들이 잔업을 집으로 가져간다. 이것은 원격지 근무이며 법률적인 관점에서 재택근무로 보지 않는다.

* 이동 근무: 몇몇 기관들에는, 인사관리국의 규정에 의거, 수행하는 업무의 성격에 따라 일반적으로 외부에서 자주 이동하며 근무하고 그리고 그들의 집을 “근거지”로 사용하는 직원들이 있다. 인사국은 그들을 재택근무자로 보지 않는다. 이는 빈도가 잦은 재택근무자들이 사무실에 근무할 필요가 있을 때 공간을 공유하는 “사무공간 예약사용제도(hoteling)” 와는 다른 것이다.

재택근무는 직원의 권리가 아니다. 연방법은 기관들이 재택근무 제도들을 운영하도록 요구하고 있으나 개개의 직원들에게 재택근무 하는 법률적 권리를 부여하지는 않는다.

3. 성공적인 재택근무 제도의 유지 - 관리자 관점

3.1 장점

규정에 의거, 재택근무는 가능한 한 최대범위로 실현되어야 한다. 재택근무는, 기타의 탄력적 근무들과 같이, 관리자들이 우수한 인력들을 유도하고, 채용하고, 그리고 유지하도록 돕는다. 추가로, 직원의 통근시간과 기타 직장과 개인생활 간의 균형과 관련된 중압감을 감소시킴으로써 재택근무는 직원들이 그들의 업무를 보다 효과적으로 수행하게 한다. 재택근무는 또한 몸이 불편한 직원들을 위한 합리적인 편익으로 사용될 수 있다.

그리고, 업무의 연속성 차원에서, 업무들을 조직의 운영과 문화에 온전히 통합하면 비상상황 시 기관들의 중요기능들을 연속할 수 있도록 한다.

3.2 기본 사항들

■ 재택근무조정관

기관은 재택근무조정관을 지명하여, 정책과 제도에 대한 질문들을 담당하도록 한다. 관리자는 그의 재택근무조정관과 자주 연락을 하여 기관의 정책과 절차들이 적절히 적용되고 있는지 확인하고 재택근무조정관이 그에게 주어진 지원과 자원들을 이해하고 있도록 하여야 한다.

■ 정책과 절차들

모든 기관들은 법률에 의거 반드시 재택근무에 대한 정책을 가지고 있어야 하며, 관리자들은 기관의 정책이 법률적 요구사항들을 준수하도록 하여야 한다. 대부분의 기관 정책들은 재택근무계약서의 제정, 장비의 확보 등의 부수적인 절차들을 포함하고 있다.

또한, 모든 기관들은 정보체제/기술보안에 대한 정책들을 보유하여야 하며, 관리자들은 그들의 장비구입과 재택근무를 위한 계약들이 이 정책을 준수하도록 한다. 정보보안은 인쇄된 자료들과 문서들의 보호를 포함한다.

■ 교육

인사관리국은 온라인 방식의 재택근무교육을 직원들과 관리자들에게 제공한다. 또한, 많은 기관들이 재택근무교육들을 제공하며 그리고 재택근무조정관은 이를 위한 자문을 제공한다.

기관 수준의 정보기술보안 교육의 제공은 의무사항이며, 관리자들은 재택근무자들이 반드시 이 교육을 완료하여 업무와 관련된 정보를 보호해야 하는 그들의 책무들을 이해하도록 하여야 한다.

3.3 효과적인 재택근무 관리자란

법률에 따라, 관리자들은 재택근무를 가능한 한 최대 범위로 사용하여야 한다. 전술한 기본 요구사항들을 넘어서, 관리자로서의 노련함, 참여와 지원은 재택근무를 조직의 진정한 자산으로 만들 수 있다. 재택근무 제도를 효과적으로 구현하기 위하여 관리자들은 다음 사항들을 성취하여야 한다:

■ 재택근무 지원자격

일반적으로, 기관들은 그들의 직원들에 적용할 재택근무 적합성 선별기준들을 결정할 재량권을 갖는다. 이러한 선별기준들은 기관의 정책에 자세히 기술되어야 한다. 관리자는 이러한 적합성 지침들과 여타의 적용 가능한 단체협약들에 근거하여 그들의 직원들에서 누가 적합하고 누가 적합하지 않은지 평가하여야 한다. 몇몇 기관들은 관리자들에게 적합한 직원이 신청한 재택근무 요청을 인력상황이나 예산에 근거하여 수락할 것인지 거부할 건인지를 결정할 추가적인 재량권을 제공할 수 있다.

다음을 제외한 모든 직원들은 재택근무에 적합하다고 본다:

* 매일 비밀물건들을 직접 처리하거나 혹은 의료봉사, 상담 등의 대면업무 또는 그와 비슷한 업무들; 기계류나 장비, 차량들 등 직접 손으로 접촉하는; 혹은 산림 감시인이나 경비업무와 같은 기타 육체적 또는 현장 의존적인 작업 등 현장활동이 요구되어 원격지나 대체근무지에서 처리할 수 없는 일을 하는 직원들; 그리고

* 최종 고과기록이 (혹은 유사한 기록)이 완전히 성공적 (또는 기관 고유의 유사한 등급) 이하거나 혹은 지난해에 징계조치를 받았던 직원들. (주의: 기관들은 적합성에 완전히 성공적 고과기록보다 높은 기록을 요구할 수 있다, 그러나 그래도 반드시 완전히 성공적 또는 상위로 기록된 모든 직원들을 적합하다고 보고하여야 한다.)

■ 재택근무 운영전략

재택근무는 전략적이기 보다는 종종 개별 직원들의 요청에 단편적으로 구현된다. 이러한 수동적인 접근은 재택근무의 요청에 대한 결정들이 요청한 순서에 의해 이루어지므로 공정성의 문제를 야기하는 위험을 수반한다. 재택근무는 따라서 업무의 필요를 고려하여 전략적으로 구현되어야 한다. 직원들은 이러한 공정에 참여하여 잠재적인 문제들에 대한 해결책들을 제안하도록 요청 받을 수 있다.

■ 재택근무 계약서

재택근무자와 그의 관리자는 재택근무의 모든 형태와 직원이 재택근무를 정기적으로 할지 아닐지에 대하여 문서로 합의하여야 한다. 이 계약서의 요건들은 종종 기관의 정책이나 혹은 단체협약에 대부분 명시되어 있더라도 계약서는 몇몇 특별한 중요 요소들을 포함하여야 한다. 가장 중요한 것은, 그 계약서는 관리자에 의해 날짜가 명시되고 서명되어야 한다. 관리자들은 모든 재택근무 계약서들을 보관하고 있어야 한다. 재택근무 계약서는 적어도 1년에 한번은 관리자와 재택근무자에 의하여 정규적으로 검토되고 수정되고 다시 서명되어야 한다. 최소한의 요구사항으로, 새로운 관리자가 부임하면 재택근무계약서는 검토, 수정 그리고 서명이 되어야 한다.

인사관리국은 운영연속성(COOP) 상황이 필요한 사건이나 광역전염병으로 인한 보건위생 위기가 발생한 때 재택근무를 요청 받은 모든 직원들에게 재택근무계약서를 작성하여 보관하고 있으라고 강력히 권고한다. 그러한 직원들도 정기적으로 가능하면 많이 재택근무를 하여야 한다.

■ 재택근무의 승인 권한

재택근무 요청들은 거부될 수 있으며 재택근무 계약서들도 종료될 수 있다. 비록 직원이 인사관리국 표준이나 혹은 개별적인 기관의 표준에 의거 “적합한” 직원이라 하더라도, 재택근무는 직원의 권한이 아니다.

거부나 종료의 결정은 반드시 개인적인 이유들이 아닌 업무적인 필요에 의해 이루어져야 한다. 예를 들면, 만일 이동근무를 수행하는 직원이 업무상 반드시 사무실로 출근해야 한다면, 관리자는 인력에 관련된 문제들로 그 직원의 재택근무계약서를 거부할 수 있다. 상황에 따라, 거부 또는 종료 시 관리자는 직원이 언제 재택근무를 다시 신청할 수 있고 경우에 따라서 재택근무 요청이 승인될 기회를 향상하기 위하여 직원이 무엇을 어떻게 해야 하는지에 대한 정보도 알려줘야 한다. 거부는 신속히 알려주어야 한다.

관리자는 거부나 종료된 서명된 재택근무계약서를 해당 직원에게 제공하고 사본을 보관하여야 한다. 이때 요청이 거부 또는 종료되었는지 제공되어야 한다. 인사관리국은 거부되거나 종료된 재택근무계약서들의 숫자들과 거부나 종료의 근거들을 추적하며 관리하므로, 그러한 재택근무계약서들의 사본들을 재택근무 조정자에게 제공하여야 한다. 재택근무계약이 거부 또는 해지된 직원은 정해진 고충처리 절차를 통해 이의 고충을 제기할 수 있다.

■ 업무관리

업무수행 평가기준은 사무실 근무나 외근이나 모두 동일하다. 재택근무 직원의 업무수행에 대한 관리자의 요구수준은 재택근무계약서에 명확히 정의되어야 한다. 사무실 근무자와 같이, 재택근무자들도 그들이 수행하는 업무의의 결과에 대하여 반드시 책임을 져야 한다.

■ 의사소통

재택근무계약서는 관리자와 직원이 재택근무 업무수행의 기대치들에 대한 논의에 기본 틀을 제공한다. 일상적 그리고 응급 재택근무 모두, 이러한 논의는 매우 중요하며 관리자와 직원이 아래의 기본적인 쟁점들에 관하여 서로의 기대치를 이해하도록 하여야 한다:

* 관리자가 직원이 근무하고 있다는 것을 어떻게 아는가? (출퇴근 절차가 필요하다.)

* 관리자가 업무가 완료되고 있음을 어떻게 아는가?

* 연락을 유지하기 위하여 어떤 기술을 이용하여야 하는가?

* 어떤 장비를 기관이 공급하여야 하는가? 어떤 장비를 재택근무자가 제공하는가?

* 장비장애 시 누가 기술지원을 제공하는가?

* 주간/월간 재택근무 일정은 무엇인가? 어떻게 관리자와 협업자들이 지속적으로 일정에 대한 변경된 정보를 제공받는가? 변화들은 사전에 승인이 필요한가?

* 재택근무 일일 일정은 무엇인가? 근무시간은 사무실 근무자들과 같아야 하는가 아니면 달라야 하는가?

* 재택근무지의 물리적 환경조전들은 어떠하며, 안전기준에 일치하는가? (안전 점검표를 이용)

* 업무상 필요할 때 무엇으로 의사소통 하는가? (전화 또는 전자우편 등)

* 사무실로 출근하는 경우 (만일), 공지기간은 얼마나 되고 어떻게 공지되어야 하는가?

* 어떻게 재택근무계약이 관리자 혹은 직원에 의해 종료되는가?

■ 열린 의사소통

재택근무자나 사무실근무자 모두는 업무범위, 의사소통과 책무를 포함한 재택근무가 요구하는 것들을 이해하고 있어야 한다. 비록 개개의 재택근무자들이 그들의 유용성과 정보공유에 대해 책임을 져야 하지만, 관리자는 모든 직원들 사이에 열린 의사소통이 유지되도록 하여야 한다.

■ 공정성

관리자는 눈으로 확인되는 유용성에 기준하여 업무를 분배하지 말아야 한다. 그리고 실제 눈으로 확인되는 직원이나 바쁘게 일하는 직원이 그렇지 않은 직원보다 많은 업무를 수행한다고 가정하는 함정에 빠지지 말아야 한다. 훌륭한 업무수행 관리는 재택근무를 효과적이고 공정하게 운영하는 필수요소이다.

■ 장비 선정

대체근무지제도를 위한 정부규정에 의하면, 기관이 재택근무자에게 제공할 수 있는 장비와 지원에 대한 안내를 제공한다. 일반적으로, 재택근무자들이 사용할 장비에 대한 결정은 각각의 관리자 혹은 기관이 한다. 관리자들은 이 안내서와 장비에 관한 기관의 정책을 충분히 숙지하고 있어야 한다. 재택근무지에 근거한 기술적 요구사항, 기관의 보안규정, 그리고 예산상 제약들을 포함한 요인들이 고려되어야 한다.

■ 실행, 실행, 그리고 실행

조직의 재택근무제도의 성공은 정기적이고 일상적인 사용에 달려있다. 경험이야말로 관리자, 직원, IT 지원, 그리고 기타 이해관계자들이 모든 종류의 기술, 장비, 의사소통, 업무흐름, 그리고 원격지근무의 투명성을 방해할 수 있는 연관된 쟁점들을 극복하도록 한다. 비상상황 시 재택근무를 하게 될 직원들은 적절한 빈도로 일반적인 상황에서도 재택근무를 하여야 한다.

■ 기본 핵심 사항

관리자는 반드시 -

* 일상적인 재택근무를 최대한 범위로 구현한다

* 직원들을 공평하고 공정하게 다루어 재택근무를 구현한다.

* 제정된 선별기준 안내서에 따라 재택근무를 할 수 있고 없는 직원을 파악한다.

* 재택근무를 운영연속성 (COOP)이나 기타 비상을 위한 대응계획에 포함한다.

관리자는 -

* 정상적인 상황에, 직원에게 집에서 근무하라고 요구하지 않는다.

* 업무적 또는 수행성과 관련 이유가 아닌 기타 이유로 재택근무계약을 종료하지 않는다.

관리자는 -

* 직원이 통근할 수 있는 지역 내의 대체근무지(예, 재택근무 본부)에서 근무하도록 요청할 수 있다.

* 업무적 근거(예, 직원의 열악한 수행평가 혹은 업무 특성의 변화)로 재택근무계약을 종료할 수 있다.

재택근무에 대한 기본적인 이해가 되었으리라 본다. 다음 글에는 재택근무자들이 어떠한 자세로 재택근무에 임해야 효과적이고 효율적인 업무를 수행하여 부서에 기여하는지 알아보고, 기타 안전이나 보안 등 아무리 강조하여도 지나침이 없는 주요한 사항들을 소개하겠다.

재난포커스( http://www.di-focus.com) - 곽장규 전문기자(kwakjangkyoo@gmail.com)