법인 설립 시 필수 요건 중 하나인 정관은 회사의 자치법규라고 볼 수 있다. 회사 설립 및 조직, 업무 활동 등에 대한 내용을 규정한 문서로 회사 운영의 근간이 되기 때문이다. 상법은 법인 설립 시 발기인이 법인 정관을 작성하도록 규정하고 있지만, 대부분은 법무사 등 외부 전문가에게 맡기게 된다.
대리인을 통해 작성한 법인 정관에 문제가 있는 것은 아니다. 다만, 설립 시 작성한 정관을 현재까지 변경하지 않고 있다면 문제가 될 수 있다. 설립 시 작성한 정관은 기본적인 내용만 기재되어 있고 정작 중요한 내용은 포함되지 않은 경우가 많다.
기업 설립 절차의 핵심 사항에 포함되는 정관은 상법에서 정한 회사의 목적, 상호, 회사가 발행할 주식의 총수, 1주의 금액, 본점 소재지, 회사의 공고방법, 발기인의 성명, 주소 등 절대적 기재사항과 현물출자 규정, 재산인수 규정, 발기인의 보수 등 상대적 기재사항이 포함되어 있다.
정관은 매년 상법 및 세법이 개정됨에 따라 변경해야 함에도 불구하고 예전 규정을 사용하고 있어 손해를 보는 경우가 많다. 따라서 매년 개정 법률이 발표될 때마다 기업 환경 변화와 성장에 따라 주기적으로 정관 변경이 필요한 것이다.
울산에서 정밀부품을 생산하는 C 기업의 김 대표는 지난 4년간 이익금이 발생하고 있음에도 주주에게 환원하지 않고 사내에 유보했다. 그 결과 많은 금액의 미처분이익잉여금이 누적되고 말았다. 김 대표는 직무발명보상제도의 보상금과 퇴직금으로 이를 정리하려 했지만 과세당국으로 하여금 조세회피로 간주되어 과도한 세금을 납부하게 되었다.
이처럼 정관은 고려하지 않은 채 상여금을 활용하여 기업의 이익잉여금을 정리하는 경우가 있다. 정관에 상여금 관련 규정이 있다면 시기에 구애받지 않고 지급이 가능하지만 대표에게 지급하는 경우, 손금불산입 여부를 따져봐야 하고 정관에 ‘기업 이익금으로 임원의 상여금을 지급해야 한다’라는 규정이 있을 경우, 지급한 상여금은 배당이 되기 때문에 정관 내용을 반드시 점검해야 한다.
정관은 기업 활동의 정당한 근거를 제시해 주는 요소로 적절한 시기에 정관변경을 하지 않는다면 정당하게 기업을 운영했음에도 부당행위계산부인 당할 수 있고, 적법하게 지출했음에도 비용으로 인정받지 못해 불필요한 세금을 납부할 수 있다. 따라서 관련 법규, 사회 환경, 기업 성장에 따라 내용을 점검하고 변경해야 한다.
정관은 강행 법규 또는 선량한 풍속 및 기타 사회질서에 반해서는 안 되며, 주식회사의 본질에 반하거나 주주의 고유권 및 주주 평등의 원칙에 어긋나는 형태일 수 없다. 또한 정관을 변경할 때 기업 운영에 대한 의사결정구조에 효율적으로 작용하는지, 합리적이고 적법한 절차로 경영권을 방어할 수 있는지 등을 검토해야 한다.
아울러 임원 보수와 유족보상 제도, 비상장주식 기업가치 평가, 대표이사의 가지급금 및 가수금 정리, 미처분이익잉여금을 통한 기업 자금 활용, 차명 주식 해지 및 기업가치 조절, 가업승계, 기업 경영관리 시스템 구축, 정책 자금 및 지원금 활용, 배당 및 증자 등의 활용방안을 고려하는 것이 좋다.
이처럼 관련 법규와 정책 등에 변화가 있을 때마다 기업 활동을 원활하게 할 수 있도록 기업이 가진 제도를 정비하는 것은 매우 중요하다. 그러나 전문지식이 없이 법인 정관을 정비하는 것은 무리가 있으므로 전문가의 도움을 받아 진행하는 것이 바람직하다.
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