직장 내 커뮤니케이션에 문제가 있음을 알리는 5가지 신호
기업에서 팀장이나 부장과 같은 관리자의 경우 일상이 커뮤니케이션으로 가득 채워져 있다고 이야기해도 과언이 아니다. 미팅을 이끌어야 하고, 이메일을 보내야 하고, 프레젠테이션을 해야 하며, 팀원들과 대화도 해야 한다.
그러나 온종일 커뮤니케이션으로 인해 바쁘다고 해서 그것이 효과적일 것이라는 보장은 없다. 오히려 커뮤니케이션의 볼륨이 늘어날수록 팀원들은 혼란스러워하고, 조직의 목표는 모호해질 수 있다.
IT 비즈니스 기업 가비아가 회원들을 상대로 한 설문 결과, 응답자의 72%가 ‘직장에서 커뮤니케이션 문제로 불만을 가진 적이 있다’고 응답했다. 직장 내 커뮤니케이션의 가장 큰 불만에 대해서는 응답자의 32%가 “반복 업무의 발생”을 꼽았으며, 이 밖에도 “매끄럽지 못한 협업(24%)”, “일정 관리의 차질(21%)”, “작업 결과물 공유의 어려움(9%)” 등의 불만을 이야기했다.
직장 내 커뮤니케이션에서 이와 같은 불만이 나타나고 있다면 커뮤니케이션 방식에 문제가 있음을 알리는 신호로 볼 수 있다. 커뮤니케이션으로 인한 혼란과 비효율에 대한 우려를 해소하고 싶은 관리자라면 다음의 5가지 신호에 주의를 기울여야 한다.
정확한 커뮤니케이션이 이루어지지 않으면 팀원들이 동일한 업무를 반복해서 해야 하는 일이 생긴다. 반복 업무는 대개 모호한 지시 사항이나 피드백으로 인해 일어나며, 팀원들에게 의사소통의 기회를 회의 시간만으로 한정하거나 메일로 보고만 받기를 원하는 성향의 관리자가 있는 팀에서 자주 발생한다. 그러나 이는 노동력을 비효율적으로 활용하는 일일뿐만 아니라 팀원들의 업무에 대한 의욕을 저하시킬 우려도 있다. 회의나 외근 등으로 자주 자리를 비워 팀원들과의 직접 대면이 어렵다면 업무용 메신저와 같이 즉각적인 피드백과 업무 공유가 오갈 수 있는 소통 창구를 마련하는 것을 권장한다.
프로젝트가 진행되다 보면 작업 담당자가 누구인지 찾게 되는 경우가 있다. 특히 협업 환경에서는 각 업무 프로세스 별로 담당자가 있게 마련인데, 작업자를 확인할 수 있는 별도의 장치가 마련되어 있지 않다면 프로젝트 및 프로세스 단위 별로 누가 담당자인지 알아내는 것만으로 하루를 다 보낼 수도 있다. 부서마다 담당자를 수소문하고 다니거나 메일을 뒤져 수신과 참조에 적힌 수많은 사람 가운데 누가 작업자인지 가려내야 하기 때문이다. 심각한 경우 이후 책임 소재를 따지는 일에 문제가 생길 수도 있다.
프로젝트가 진행되는 동안 일정을 두고 부서 간 커뮤니케이션에 불협화음이 발생하는 것은 흔한 일이다. 일정에 대한 사전 협의에도 불구하고 기한이 지나도 작업물이 넘어오지 않아 답답한 적이 한 번쯤은 있을 것이다. 구두로 명확히 커뮤니케이션이 되었다고 생각해도 해당 내용을 모두가 볼 수 있는 곳에 기록하고 공유하는 과정은 반드시 필요하다. 그렇지 않으면 일정의 차질은 계속 빚어질 것이고 작업자들의 혼란과 프로젝트 연기도 피할 수 없다.
직장인들의 메일함에는 온갖 종류의 메일이 수천 건씩 쌓여있다. 그 가운데는 광고메일이나 중요하지 않은 공지들도 있겠지만 또한 팀원들이 보낸 보고서나 중요한 작업 결과물도 있을 것이다. 그러나 작업물이 메일에만 보관되어 있는 경우 다른 메일들과 뒤섞여 작업 내역을 한눈에 확인하거나 각 팀원의 업무량을 파악하기 어려워 업무 배분 등에 실수가 생길 수도 있다. 때문에 작업물의 공유는 프로젝트 단위 별로 구분하여 확인할 수 있는 게시판이나 웹하드 등을 최대한 활용하는 것이 좋다.
품의서 등을 올린 뒤에 하루에도 몇 번씩 부장님 근처를 서성이며 진행 상황을 알아내려 애쓰고 있거나, 결재자의 휴가로 인해 업무 진행을 차일피일 미루고 있다면 이 또한 커뮤니케이션의 적신호에 해당한다. 결재와 관련해서는 이 밖에도 문서 업무에 불필요한 공수가 들거나 결재 서류를 분실할 수 있다는 등의 문제점이 있다. 이런 문제는 주로 모든 작업을 문서로 처리하는 환경에서 일어나는데, 전자결재 시스템을 도입하는 것만으로 결재와 관련된 대부분의 문제는 해결이 가능하다.
강남에 위치한 한 무역 회사에 다니고 있는 김지영(29세, 여) 씨는 “업무 진행 일정은 빠듯한데 서류 결재를 받는 데만 일정의 반 이상을 할애해 매번 난감한 상황이 발생한다”라며 “협업의 중요성은 강조되지만 정작 커뮤니케이션은 개선되지 않는 것 같아 씁쓸하다”라고 말했다.
가비아 하이웍스 사업부의 이기붕 이사는 “직장 내 커뮤니케이션에 문제가 있음을 느끼는 관리자라면 우선 기업 내부의 커뮤니케이션 시스템을 점검해보는 것이 좋다”라며 “시스템을 잘 정비하는 것만으로도 커뮤니케이션 과정의 비효율을 상당 부분 개선할 수 있다”라고 조언을 전했다.
이정민 기자 (jmlee@etnews.com)
