#1. IT 기업 입사 1년차 이대원 사원은 새로 투입된 프로젝트에 빨리 적응할 필요를 느껴 주말 시간을 반납해 관련 공부를 시작하리라 마음먹었다. 퇴근 30분 전부터 프로젝트 관련 서류들을 검토하고 중요 내용을 복사했다. 하지만 마음대로 복사기가 작동하지 않더니 잠시 후 사내 보안팀 담당자가 헐레벌떡 뛰어왔다. “전략2팀 이대원 사원이시죠? 보안 문서 유출을 시도하셨습니다.” 이대원 사원은 프로젝트 공부에 앞서 사내 보안문서 규정부터 공부해야 했다.
#2. 화장품 기업에 다니는 유현희 대리는 최근 팀장에게 불려가 조용히 쓴 소리를 들었다. 회사 실적이 안 좋아 불필요한 경비 지출을 줄이고 있는데 유 대리가 유달리 출력량이 많아 팀이 지적을 받았다는 것. 팀장은 “기밀문서 유출 가능성까지 의심받았는데 서버에 저장된 문서들을 체크해보니 업무와 무관한 개인 공부 자료로 확인됐다”며 “불필요한 오해는 받지 않게 돼 다행”이라며 주의를 줬다.
다양한 산업 분야별 기업에서 사내 기밀문서 보안과 유출 방지 필요성이 커지면서 문서보안솔루션 수요가 커지고 있다. 사내에서 문서 보안을 위해 다양한 장치와 규칙을 적용하고 있지만 보안 강화에 대한 필요성은 더욱 커지는 추세다. 스마트워크, 모바일 오피스 환경이 확대되는 것도 문서보안솔루션 확대 요인이다.
신도리코, 한국후지제록스, 캐논코리아비즈니스솔루션, 한국HP, 한국엡손, 교세라미타, 렉스마크 등 관련 기업들은 다양한 아이디어와 기술을 반영한 문서보안솔루션을 앞다퉈 선보이며 차별화를 모색하고 있다.
업계 한 관계자는 “하드웨어 자체 성능도 중요하지만 각 회사 업무 패턴에 최적화해 효율성을 높이고 보안을 강화한 문서 솔루션 영업 필요성이 커지고 있다”며 “특히 보안 강화를 원하는 기업이 많아 각 제조사마다 문서보안솔루션 개발·공급 비중을 확대하고 있다”고 말했다.
현재 업계에 널리 사용되고 있는 문서보안솔루션은 ‘개인 인증’이다. 기업 인사 데이터베이스와 복합기 시스템을 연동해 누가 언제 어떤 문서를 출력했는지 확인할 수 있다. 사원증, 학생증 등 아이디카드를 복합기에 갖다 대거나 사원번호·비밀번호 등을 입력해야 사용 승인을 받을 수 있다. 외부 IP 주소 접근을 차단하는 기능도 보편화됐다.
문서 서버에는 각 개인별 출력 정보가 모두 저장되므로 어떤 문서를 어느 인쇄기에서 몇 부 출력했는지 등 세부 정보를 모두 파악할 수 있다. 개인별 출력량을 모두 집계할 수 있어 인당 출력비용 계산도 쉽다.
신도리코는 한층 높은 수준의 보안 솔루션을 제공하기 위해 손가락 정맥 인식 기술을 개발·공급하고 있다. 한국HP는 개인 고유 비밀번호를 설정해 지정 사용자만 출력할 수 있는 솔루션을 제공한다. 사용자가 출력 버튼을 누르면 프린터 서버에 파일이 저장되면서 비밀번호가 설정되고 복합기에 비밀번호를 입력해야 해당 문서를 출력할 수 있다.
손으로 쓴 글씨나 지정 문자를 인식해 기밀 단어를 검수하는 보안 솔루션도 적용이 확대되고 있다. 지정 보안 키워드가 포함된 문서를 인쇄하려고 시도하면 출력이 되지 않고 즉시 사내 정보 관리자에게 ‘기밀문서 출력 시도’로 자동 통보된다. 기업 내 정보 관리자가 모든 작업문서에 대해 보안키워드 위반 여부를 확인할 수 있다.
종이에 마그네틱선을 삽입해 출입문 검색대를 통과할 수 없는 특수 용지도 있다. 삼성전자는 ‘일반용지 제한 솔루션’을 적용하고 있다.
배옥진기자 withok@etnews.com
