어떤 조직이든 문서는 업무의 필수 산출물이다. 어떤 형태의 문서든 조직의 중요한 지적 자산임에는 틀림이 없다.
문서 혁신이란 기업 내에서 개별적으로 생성, 관리되던 문서를 서버기반컴퓨팅(SBC)을 통해 통합적으로 관리하겠다는 개념이다. 기존 EDM(Enterprise Document Management) 역시 조직 내에서 통합 저장소 역할을 하며, 문서의 체계적 관리를 위한 1등 공신으로 인정받아 오고 있다.
하지만 시장은 왜 다른 통합 방식을 갈구하게 됐는가에 의문이 생긴다. 많은 이유가 있지만 바로 중복 문서 때문이다.
EDM 도입시 대부분의 고객들은 관리 및 활용 측면의 효율성 향상을 위해 이미 존재하는 여러 시스템과의 통합을 요구한다. 하지만 이 경우 많은 중복문서가 발생하게 된다. 예를 들어 결재시스템에서 결재가 완료된 문서를 EDM으로 옮기도록 시스템이 구성되어 있는 경우, 같은 문서가 두 개의 시스템에 존재하면서 스토리지 낭비와 진본문서 혼동이라는 문제점을 발생시킨다.
기존의 EDM은 사용자들의 자의적인 문서 유통과 복제를 방지하기에는 한계가 있다. 이제 엔터프라이즈 콘텐츠 관리(ECM) 관점을 도입해 중복 문서를 방지해야 하는 시대가 도래했다. ECM을 도입하기 위해선 우선 문서 다이어트를 해야 한다. 업무를 유형별로 문서를 섬세하게 정의하고, 해당 업무별로 생산되는 문서를 분류해야 한다. 업무 범위와 깊이의 수준을 정의하고 그 기준에 맞지 않는 문서는 과감히 버리는 문서 다이어트를 해야한다. 서버로 유입되는 문서들의 중복을 방지하고 싶다면 문서의 등록 시점에서 첨부파일과 동일한 파일이 이전에 등록되었는지를 판단해야 한다. 또 링크를 통한 파일 제공도 중복 문서를 줄일 수 있다.
향후 기업의 시스템은 ECM을 중심으로 꾸준히 통합돼 갈 것이다. 콘텐츠 유입 통로의 중심에는 중복문서 제거라는 필터가 존재해야 한다. 이 필터가 촘촘하거나 성근 것은 관리자의 판단에 좌우된다.
한은상 사이버다임 품질관리팀 팀장 bluewitch@cyberdigm.co.kr
