2010년 연초부터 올 시장 전망에 모바일 오피스 환경과 그린IT 가 빠지지 않고 강조되고 있다. 점차 종이문서는 줄고 인터넷에 연결된 다양한 디바이스를 통해 언제 어디서나 즉각적인 커뮤니케이션을 통한 업무 환경으로 큰 흐름은 방향을 잡은 듯하다.
포레스트 리서치가 2009년 발표한 ‘협업의 미래’라는 보고서에 따르면 지식 근로자는 협업을 위해 이메일 메시지(90%), 전화(89%), 첨부파일(66%)을 가장 많이 사용한다고 답했다. 실제로 필자의 업무 가운데에서도 이메일을 통한 커뮤니케이션이 대부분을 차지한다. 하지만 가끔은 “첨부문서를 확인하고, 회신 바랍니다.”라는 메일에 어디서부터 시작해 어떤 방법으로 의견을 정리해야 상대방에게 나의 의사를 정확하게 전달할 수 있을지 고민스러울 때가 많다. 또 특별히 마감시한이 없는 메일의 경우에는 다른 시급한 업무를 우선 처리하고 추후에 회신해야지 마음먹었다가 잊고 지나치는 경우도 없지 않다.
효율적인 커뮤니케이션을 위해서 메일을 보내는 이가 시일을 시스템적으로 정해 무엇을 이용하여 의견을 보낼 것과, 의견이 필요한 구체적인 위치까지 지정해 요청한다면 이러한 걱정은 덜 수 있을 듯하다. 메일을 받은 이들은 함께 검토할 문서를 각자 편한 시간에 오프라인에서 검토하고, 동시에 다른 사람의 의견이 문서에 자동으로 업데이트가 된다면 얼마나 편할까? 여기에 설명이 필요한 부분은 음성 메모를 붙여 회신을 한다면 가장 바람직하고 직관적인 커뮤니케이션이 되지 않을까? 이런 방식으로 전자문서를 통한 커뮤니케이션이 바뀐다면 업무 효율성이 증대될 것이다.
실제로 현장에서 직원들은 이러한 형태의 사내 업무 시스템을 원하는 데에 반해, IT 담당자는 시스템 개발 계획이 없는 경우가 많다. IT 담당자에게 개발이 필요없이 즉각 사용 가능한 툴을 소개하는 것이 필자의 업무이다. 익숙한 종이 문서를 버리고 커뮤니케이션 방식을 바꾸는 것이 쉬운 일이 아니다. 그러나 새로운 환경에 맞게 진화하는 길만이 험난한 비즈니스 정글에서 살아남는 길이 아닌가 한다.
유형선 한국어도비시스템즈 차장 yoo@adobe.com
