EDMS

전자문서관리시스템(EDMS)은 E비즈니스의 핏줄이다. EDMS는 E비즈니스를 하면서 발생하는 서류, 도면 등 모든 문서를 디지털화해 기업 내, 혹은 기업과 기업간 유통시키는 역할을 담당한다.

그동안 EDMS는 종이없는 사무실, 문서의 디지털화 및 보관 등 단순한 사무자동화(OA) 솔루션에서 크게 벗어나지 못했으나 최근 들어 기업의 핵심업무를 처리할 수 있는 보다 부가가치 높은 솔루션으로 거듭나면서 효용성과 투자효과 면에서 큰 반향을 불러일으키고 있다. 특히 EDMS가 다른 솔루션과 연동되면서 그 효과가 더욱 증가하고 있다.

예를 들어 그룹웨어와 EDMS와의 연동은 이미 EDMS 수요의 보편적 추세로 자리잡고 있다. 그룹웨어와 EDMS의 연계는 이제까지 별개로 운영돼 온 문서처리 업무를 최근 기업업무 인프라로 자리잡고 있는 그룹웨어 상에서 통합관리함으로써 시너지 효과를 높일 수 있는 이점을 제공한다.

최근의 EDMS 시장에서 또 하나 주목할 것은 기간 시스템과 연동해서 한걸음 더 나아가 전사적인 지식관리시스템(KMS) 구축을 위한 솔루션으로 확장되고 있다는 점이다. 현재 대부분의 공급업체들은 단순 EDMS 솔루션에서 탈피해 전사적인 KMS를 구축하기 위한 기본 툴로 EDMS를 자리매김하고 있으며 사용자들도 EDMS를 단순한 문서보관 및 검색용이 아닌 지식경영을 실현하기 위한 주요 컴포넌트 기술로 여기고 있다.

또 업종에 특화된 솔루션이 쏟아지고 있는 것도 EDMS 분야의 중요한 흐름이다. EDMS를 활용한 청약심사 업무, 금융권을 겨냥한 수납장표자동화 솔루션, 통신용 솔루션, 엔지니어링 업체를 위한 솔루션 등 특정 업무에 적합하도록 설계된 EDMS 솔루션이 다양해지고 있어 사용자 구미를 당기고 있다. 특히 EDMS 공급업체의 프로젝트 경험이 많아지고 특정 업종에 대한 업무 노하우가 늘면서 이를 템플릿화, 패키지화하는 작업을 가속화하고 있다.

관련 업계에 따르면 올해 EDMS 시장은 공공부문을 중심으로 금융권과 민간 기업으로 확대되는 원년이 될 전망이다. 전통적으로 EDMS의 황금 시장인 공공 부문은 전자정부 구현 사업이 계속 진행되면서 중앙부처는 물론이고 지방자치단체들이 속속 EDMS 도입 계획을 발표하고 있다.

금융권은 아직 구조조정의 파고가 끝나지 않은 상태여서 새로운 투자를 기피하고 있지만 구조조정이 마무리되는 하반기부터는 폭발적으로 수요가 늘 것으로 예상된다.

아직 국내 1000대 기업 중 EDMS 보급률이 5% 이하로 평가되는 민간 기업 부문은 기업간(B2B) 전자상거래 시장의 성장과 더불어 수요가 늘어날 전망이다.

<제품 소개>

<>사이버다임 - 「닥스웨어 2.0」

「닥스웨어」는 사이버다임이 순수자바 언어로 자체 개발한 100% 자바 EDMS 솔루션이다. 이달 출시 예정인 이 제품은 인터넷/인트라넷 등 각종 웹 환경에서 기업 내에 존재하는 도면 및 문서, 이미지, 동영상 등의 멀티미디어 자료들을 체계적으로 관리해주며 편리한 사용자 인터페이스를 제공해 쉽고 간편하게 사용할 수 있다. 또 과거 버전에 비해 프로젝트 관리 기능과 지식 관리 기능, 실시간 메시징 기능 등이 추가됐다.

특히 EDMS 기능뿐 아니라 문서배포, 문서수발, 결재, 메시징, 전자게시판 등 다양한 그룹웨어 기능이 통합돼 있으며 프로세스 중심의 업무 통합관리가 가능한 워크플로 기능도 내장돼 있는 것이 특징이다.

<>컴트루테크놀로지 - 「컴트루KMS」

컴트루테크놀로지가 한국오라클과 공동으로 개발한 「컴트루KMS」는 「오라클8i」 데이터베이스를 기반으로 설계돼 있으며 자바로 개발돼 어떤 플랫폼 환경에서도 운영이 가능한 것이 특징이다.

이 제품은 기업내부에서 요구되는 다양한 지식의 유형을 만들고 편집할 수 있는 기능을 제공하며 지식 표현 방식으로 확장성이 뛰어난 XML(eXtended Markup Language) 기술을 채택해 비즈니스 데이터 교환에 소요되는 비용을 절감해준다.

특히 컴트루KMS는 전자우편을 통한 문서등록 기능을 제공하며 단일한 인터페이스로 지식관리와 EDMS 기능을 동시에 활용할 수 있는 것이 특징이다. 이밖에 강력한 검색툴 기능과 지식통장 기능이 제공되며 푸시 솔루션이 추가돼 지식의 빠른 공유와 유통을 가능하게 해준다.

<>트라이튼테크 - 「메타데스크 4.1」

트라이튼테크가 자체 개발한 「메타데스크 4.1」은 국내 기업 환경에 적합하게 설계된 EDMS 솔루션으로 지식과 정보의 원천인 문서의 생성·유통·보관·활용·폐기에 이르기까지 문서의 생명주기를 일괄적으로 관리해준다.

이 제품은 또 유닉스, 윈도NT, 리눅스 등 다양한 플랫폼을 지원하며 확장성이 우수하고 일반 사용자, 관리자 등의 전용 클라이언트 서버 시스템은 물론 넷스케이프 내비게이터나 마이크로소프트 익스플로러 등의 웹브라우저 상에서도 사용할 수 있다.

이미징, 전문검색(FTR), 텍스트필터 등의 기능을 내장해 문서의 활용도를 높일 수 있으며 각종 그룹웨어와의 연동으로 기존 시스템에 대한 투자보호는 물론 업무 시너지 효과를 얻을 수 있다.

<>키스톤테크놀로지 - 「날리지웍스」 & 「비주얼워크플로」

키스톤테크놀로지의 지식관리 솔루션인 「날리지웍스(KnowledgeWorks)」는 E비즈니스 기업의 신속한 의사 결정을 위한 협업과 기업내 많은 정보들을 지식으로 저장하는 지식저장소 역할을 한다. 이 제품의 특징은 기존 그룹웨어, 문서관리를 단순히 통합한데서 벗어나 기업의 지식이 효율적으로 활용되도록 관리함에 있다.

키스톤테크놀로지의 또 다른 E비즈니스용 솔루션 「비주얼워크플로(Visual WorkFlo)」는 업무 자동화 처리를 위한 워크플로 시스템으로 종이서류 및 온라인 데이터형태의 주문처리, 서류심사, 보상처리 등의 업무가 규정에 의해 자동 처리되고, 작업자들에게 업무를 자동 분배시킴으로써 업무 처리 시간을 대폭 단축시킬 수 있도록 한다.

<장동준기자 djjang@etnews.co.kr>