[화요특집-EDMS] 콘퍼런스 주제발표 요약

EDMS와 SI의 역할-김광수 LGEDS시스템 DMS부문 부장

EDMS(Enterprise Document Management System)에서 시스템통합(SI)업체의 역할은 「노동 집약적이고 문서 집약적인 업무를 프로세스, 사람, 기술과 통합함으로써 자동화, 최적화해 가치를 제공하는 것」으로 정의할 수 있다.

일반적으로 기업은 다양한 목적을 추구하는 복수의 부서가 공통적인 사업목표를 지향하면서 하나로 묶여 있다. 또 각 조직단위의 문서에는 보존기간과 기록보존 방법 및 절차가 정의돼 있어 조직단위별 연속성을 갖추도록 하고 있다. 그러나 아직도 대부분의 기업에서는 문서가 자산임을 알고 있음에도 불구하고 특정부서에 의한 문서의 체계적이고 집중적인 관리의 필요성이나 문서의 보안 및 보관정책에 대한 올바른 인식을 갖지 못하고 있다.

기업은 사업목표 달성을 위한 통합된 문서관리 전략이나 절차 및 툴이 없으며 있더라도 훈련된 인력에 의해 뒷받침되지 못하고 있는 것이 현실이다.

효율적 문서관리 전략을 수립하기 위해서는 문서관리, 기반구조 업무절차에 대한 다양한 분석 등을 기초로 한 단계적 실행모델이 이뤄져야 하며 다른 한편으로는 기능적인 이익분석 및 기술적인 검증을 통한 해결책이 모색돼야 한다.

대부분의 SI업체는 EDMS구축시 다양한 경험과 업무에 대한 지식을 바탕으로 방법론, 프로젝트 관리방안, 풍부한 인적, 물적자원을 이용한 체계적인 분석과 이행방안을 적용하고 있다 . 사업내용은 크게 고객의 핵심업무에 대한 패키지 제공, 고객의 업무동반자로서 통합서비스 제공, 비핵심업무의 운영서비스 제공 등으로 대별된다.

일반적으로 EDMS패키지 공급사들은 고객들에게 모든 솔루션을 제공할 수 있다고 주장하나 자사제품 소개 위주의 시스템 공급방식에 치우치기 쉽다. 이에 반해 SI업체들은 다양한 솔루션의 시스템 구축기술 요소 및 경험을 갖고 있는 만큼 고객의 업무요구에 맞는 최상의 솔루션을 제공할 수 있다.

EDMS 구성요소기술 중 하나인 워크플로의 예를 들면 패키지 공급사들은 각사의 제품특징을 들어 우수성을 강조하지만 실제 시스템구축상에서 예상밖의 어려움을 겪는 경우가 많다. 이러한 위험을 최소화하기 위해서는 고객의 환경과 기술적, 업무적 요구사항에 대한 충분한 분석, 평가, 선정작업이 이뤄져야 한다.

기술적 요구사항에는 개발시 투입되는 노력의 정도, DB, 네트워크, 유연성, 운영관리의 편리성 등이, 업무적인 요구사항에는 기존 응용시스템과의 통합성, 고객이 적용하고자 하는 업무의 규모를 고려한 확장성 등이 각각 고려된다. 기업조직 전반에 걸쳐 요구되는 이미징과 워크플로를 한 제품이 충족시켜주길 바라는 것은 비현실적이다.

각 제품이 갖추고 있는 우수한 기술적 장점은 EDMS를 올바르게 구축하기 위한 하나의 수단이기에 이를 효율적으로 구성하는 SI의 역할이 중시되는 추세다.

문서유통과 EDMS연계 활용-박종용 대우정보시스템 OA기술부 차장

오늘날 정보기술의 발전은 기업정보화 추진 패러다임에도 큰 변화를 요구하고 있다. 지난 80년대 컴퓨터활용 및 관련 정보기술의 적용은 주로 기업의 업무정보화에 초점을 맞추고 진행된 데 반해 오늘날에는 개인의 업무생산성 향상 도구로서 더욱 부각되고 있다.

90년대 들어 기업의 업무재구축과 더불어 통합정보화 추진이 중점적으로 전개됐으며 최근에는 사내외 업무를 구별하지 않으면서 광속거래(CALS), 전자상거래(EC), EDMS 등 새로운 형태의 전략적인 시스템 도입까지도 활발하게 거론되는 추세다.

그러나 다양한 문서와 문서처리 관련 솔루션이 소개되면서 사용자들은 이의 적용에 많은 혼란을 겪고 있다. 더구나 최근 EDMS와 관련한 많은 개념들이 공급자 중심으로 소개되면서 이런 현상이 가중되고 있다.

무엇보다도 EDMS에 대한 정확한 개념정의와 일반인의 최적 적용방법에 대한 인식 제고가 중요하다. 게다가 CALS, EC, 전사적자원관리(ERP), 생산정보관리(PDM), 그룹웨어 등 새로운 개념의 정보시스템도 속속 소개되고 적용되고 있다. 이러한 시스템들은 기존 시스템에 비해 기업전체에 더 큰 변화를 요구하고 있으며 그 적용업무 또한 확대되는 추세다.

이러한 환경에서 기업이 정보화를 추진하기 위한 최우선 과제로 데이터의 표현이나 개발절차 및 적용측면에서 필요한 표준화 지향을 꼽을 수 있다. 사용자의 적극적인 참여과정을 통해 업무체계를 우선 재정립하는 일(BPR)도 필수적이다.

우선 EDMS구축을 위해 「문서관리」에 대한 정의를 내려보자. 우리는 그동안 종이형태의 기록물을 통상 문서라고 불러왔으나 최근 급속한 PC보급으로 전자문서의 양이 엄청나게 증가, 이제 문서의 의미도 텍스트파일, 그림, 이미지 등 다양한 형태의 멀티미디어 데이터를 포괄해야 할 것이다. 문서관리에 대한 개념도 이러한 기술개념 및 문서처리업무 환경의 변화에 따라 달라져야 한다.

최근 그룹웨어가 급속히 보급됨에 따라 문서유통에도 혁신이 왔으며 이는 전자문서의 증가로 이어져 새로운 형태의 문서관리 솔루션을 요구하기에 이르렀다. 지금까지의 문서관리라고 하면 수작업에 의한 관리와 이미지처리기술을 이용한 종이문서의 디지털화에 관심과 초점이 맞추어졌으며 문서이미지처리(광파일링)만 하더라도 매우 다양한 형태로 적용돼 사용자들이 도입, 적용함에 있어서 혼란을 겪게 했던 것도 사실이다.

EDMS관련 솔루션 및 개념에는 CALS, EC, EDI, PDM, 통합문서관리, 문서관리, 광파일링, 도면관리, 문서이미지처리, 그룹웨어, 워크플로, 전문검색, 양식처리, SGML, 전자도서관 등 다양한 내용이 포함된다.

따라서 문서관리시스템을 구축할 때는 다양한 시스템이나 솔루션이 시간의 변화나 사용자의 환경 및 적용업무에 따라 개념이나 범위가 달라지기도 하고 다양한 형태로 결합되면서 적합한 솔루션이 제공돼야 한다는 점이 최우선적으로 고려돼야 한다.

따라서 광의의 EDMS 적용유형도 매우 다양해져 단일시스템으로 적용돼 그 적용범위가 확대되거나 추가되는 경우도 있으며 여러 종류의 단위시스템이 결합돼 적용되는 경우도 많은 것이 현실이다.

금융기관의 성공적 워크플로 구축-이현석 삼일컨설팅 전략정보컨설팅팀 수석 컨설턴트

최근 금융산업 환경의 급격한 변화는 새로운 패러다임을 요구하고 있다. 금융권에서는 90년대 초반부터 업무재구축(BPR) 및 정보시스템계획(ISP) 등을 통해 생산성 향상에 많은 투자를 해왔으나 가시적 효과에 대한 논란이 빚어져왔다.

최근 국내에서는 투자에 대한 수익률과 업무성과의 측정치를 가시적으로 보여줄 수 있는 해법인 워크플로의 도입현상이 일고 있어 고무적이다.

워크플로의 본래 의미는 업무처리 절차를 수행하기 위해 발생하는 일련의 업무흐름을 지칭하는 것으로 문서관리기술을 전략적으로 연계하고 업무처리절차를 자동화하기 위해 객체지향기술을 도입함으로써 업무의 비능률적인 요소를 제거하자는 개념이다.

워크플로 도입은 기존의 경영기법과 달리 크게 6가지의 전략적, 기능적, 실질적 접근을 요구한다. 여기에는 △전사적 정보를 통합해 기존의 정보가치를 높이는 일 △미리 정의된 조건에 따른 문서처리상의 예외상황을 제시하는 일 △업무담당자들의 업무범위 및 처리상황을 제어, 모니터링할 수 있도록 하는 일 △업무 집중 또는 업무 공백의 조정 △업무처리 절차와 시간의 단축 △전반적인 업무성과 분석 등이 포함된다.

워크플로 프로젝트의 성패는 기술적 요소의 확보보다도 전사적 업무처리 절차의 철저한 분석을 통한 최적 업무모델 산출에 의해 좌우된다. 이와 함께 최신 정보기술과의 유기적인 연관관계 등도 전략적으로 고려돼야 한다. 미국, 유럽, 아시아의 성공적인 워크플로 구축 사례들을 살펴보면 컨설팅회사의 전략, 경영측면에서의 컨설팅이 전제돼 있음을 잘 알 수 있다.

성공적인 워크플로시스템 적용을 위해서는 해당기업의 전사적 업무에 대한 이해와 연관관계가 우선적으로 고려돼야 하며, 다음 단계로는 중복업무를 통합해 업무적인 절차모델을 도출해내야 한다.

이렇게 산출된 모델은 여러차례의 시뮬레이션을 통해 워크플로시스템으로 개발돼 현업에 적용되면서 지속적 업무성과의 측정은 물론 업무환경 변화에 따른 신속한 모델 적용과정을 거치게 되는 것이다.

이러한 시스템에 정의된 업무프로세스와 통합DB를 기반으로 하는 워크플로시스템을 구축하면 이를 근간으로 위험관리시스템, 의사결정시스템은 물론 한걸음 나아가 DB의 정보를 전략적인 DB마케팅으로 연동할 수 있는 시스템까지 단계적으로 구축할 수 있게 되는 것이다.

이처럼 단계적으로 형성된 워크플로시스템은 지식기반 워크플로시스템으로 발전시켜 나갈 수 있게 되며, 정보통신과의 접목을 통해 컴퓨터통신통합(CTI), EC 등 다양한 신기술과의 연계를 위한 전략적 토대를 마련하면서 성장할 것으로 전망된다.

EDMS의 최신기술추세와 동향-김종락 왕IST 오픈소프트웨어 사업이사

급변하는 기업환경과 치열한 영업경쟁속에서 기업들은 그 어느 때보다도 신속한 서비스, 상품제조비용의 절감 등이 강조되고 있다. 많은 기업조직들이 이러한 목표 충족을 위해 정보기술에 투자를 하고는 있으나 생산성 향상에 직접적으로 활용되는 온라인 정보 및 오프라인 정보의 양은 5% 안팎의 미미한 상태에 그치고 있다.

나머지 95%의 정보는 비정형적 정보로 대부분이 종이에 기록, 저장되고 있다. 비정형적 정보가 종이의 상태로 관리되는 한 파일링, 보관, 복사, 분배를 위해서는 고비용이 요구되며 정보의 파손, 분실, 보안차원의 잠재적 위협에 대응하기가 쉽지 않다.

윈도PC 환경의 보편화에 따라 워드문서, 스프레드시트, CAD도면 등 다양한 객체정보들이 전자화하기는 했지만 이를 업무관련자들이 쉽게 공유토록 해 활용도를 증진시키는 수준에는 미치지 못하고 있다. 또 적시에 해당업무처리로 정보를 투입해 신속한 의사결정을 하도록 지원하는 경우를 찾아보기도 쉽지 않다.

EDMS는 비정형적 정보를 주처리대상으로 하며 처리시간 단축, 정보접근 효율성 제고 등을 통해 업무의 생산성 향상을 도모하고자 하는 시스템적 업무관리도구다.

EDMS 요소별로 볼 때 워크플로가 시스템관리, 저장관리 기반위에 업무흐름자동화를, COLD가 대규모 컴퓨터 출력물의 관리를, 이미징문서관리시스템이 사진, 캐드, 워드 등의 정보를 체계적으로 보관, 추출하도록 하는 역할을 각각 맡는다. 이러한 업무관리 분야에서의 최신 기술추세 및 발전방향은 다음과 같다.

먼저 시스템 관리분야에서는 분산처리, 도입적용에서 향후 확장까지의 자유로운 시스템 선택을 보장해야 하며, 다양한 객체정보를 원격지에서도 신속히 확보할 수 있도록 서버간 객체복제 등을 보장해야 한다. 저장관리분야에서는 계층적 저장(스토리지)장치관리시스템의 적용, 광디스크드라이브를 적용한 온라인 상에서의 실시간 대량 정보(12∼30GB)교환 등이 최근의 추세다.

또 업무흐름 자동화 분야에서는 DB기반 제품과 메시징 기반의 제품, 대량업무처리 요구와 소규모 예외처리 중심적 업무간의 성격파악을 가능케 하는 제품 선택 등이 중요한 과제로 등장한다.

효율적으로 구축된 EDMS는 상이한 저장공간을 통합적으로 활용해 업무관리의 핵심기술인 워크플로, COLD, 문서관리시스템을 상호 연동할 수 있으며 기존의 업무도구, MIS, ERP시스템과도 쉽사리 통합할 수 있는 기술로 발전해 나가도록 한다.

고객들도 이 분야의 기술발전에 대한 정확한 이해와 함께 이 시스템 도입 이후의 업무생산성 향상 기대치 및 요구사항을 정확히 파악해 제품 및 업체를 선정하는 것이 중요하다.

고객들에게도 EDMS제품에 대한 어느정도의 지식 및 관련 주변기술의 다양한 해결책에 대한 연구가 필요하며 무엇보다도 풍부한 적용경험을 보유한 업체를 선정해 시스템구축을 성공으로 이끄는 지혜가 요구된다.

<정리=이재구 기자>