[화요특집] 바람직한 그룹웨어 발전방향

그룹웨어란 조직내부의 업무흐름을 분석해 컴퓨터와 네트워크를 이용, 정보를 관리함으로써 조직의 경쟁력을 제고하자는 취지에서 개발된 소프트웨어다.

그룹웨어 개발초기 과정에서 소프트웨어업체들이 우선적으로 관심을 기울인것은 조직의 기본이 되는 개인의 사무작업을 자동화시켜 이를 관련 부서원들이 서로 공유해 업무생산성을 높이기 위한 방법이었다. 따라서 초기에 개발된 그룹웨어 제품들은 적게는 4~5명, 많게는 10여명의 부서원이 컴퓨터를통해 작업한 자료를 서로 주고받는 기능에 역점을 두었었다.

국내에서 개발된 제품 대부분이 전자우편과 게시판, 전자결재 등 문서전달기능에 치우친 것도 바로 그룹웨어가 갖고 있는 조직간 정보교환기능에 기업들이 초점을 맞추고 있기 때문이다.

하지만 보다 효율적인 그룹웨어 개발을 위해 관심을 기울여야할 부분은 역시조직의 업무흐름을 정확히 파악, 조직원들이 필요한 정보를 즉시 찾아내서정보를 교환하고 이를 의사결정에 활용할 수 있는 기능이라 할 수 있다.

이같은 기능을 수행하기 위해서는 사전에 기업의 업무흐름 재구축(BPR) 작업이 필요한데 이는 경영문제와 밀접한 관계를 갖고 있는데다 국내 기업여건상외부업체에 대한 공개가 극히 제한될 수밖에 없는 실정이다. 국내 주요 그룹계열사들이 자체 기술력으로 제품을 개발하려는 것도 이처럼 그룹웨어 도입이 기업 경영문제와 밀접한 관계를 갖고 있기 때문이다.

따라서 효율적인 그룹웨어 개발을 위해서는 개별기업이나 조직에서 고유업무에 맞게 그룹웨어 주요 기능을 필요에 따라 재구성하고 데이터베이스 관리시스템(DBMS) 등과 연계, 경영비밀을 보호받으면서도 업무처리상 정보를 필요로 하는 모든 사람이 언제라도 정보를 공유할 수 있도록 하는 것이 바람직하다.

또 전문전산인력 확보가 어려운 20~30명 내외의 중소기업형 제품에서는 복잡다양한 기능보다는 전자우편.전자결제 등 필요한 최소한의 기능만을 갖고있으면서 그룹 일정관리 등 사용자들이 원하는 기능을 수시로 추가할 수 있도록 하는 설계가 필수적이다.

이와 함께 최근에는 그룹웨어의 사용자 규모가 업무부서 단위에서 기업내부는 물론 외부기업까지 연결하는 방향으로 발전하는 추세를 감안, 전자문서교환(EDI).광속거래(CALS)와 연계해 사용범위를 확대하는 방안도 적극 검토되고 있다.

이밖에 최근 컴퓨터 사용환경이 인터네트와 인트라네트를 중심으로 급변하고있음을 감안할때 기존의 근거리통신망(LAN)을 근간으로 하는 제품위주에서탈피, 이들 통신환경에 접목할 수 있는 기술개발도 새로운 현안으로 등장하고 있다.