[테마특강] 그룹웨어와 워크그룹 컴퓨팅

그룹웨어(Groupware)라는 개념은 미국에서 80년대 말에 탄생했다. 현재 그룹 웨어(혹은 애플리케이션웨어)의 표준제품으로 부각되고 있는 미국 로터스디 벨롭먼트사의 "노츠(N-otes)"가 출시된 것도 지금으로부터 불과 5년전인 19 89년도이다. 이 개념이 널리 알려지고 상당히 보편화된 것 역시 불과 최근 2~3년전부터이 고 국내에 본격 소개되기 시작한 것은 지난해부터다.

그룹웨어의 가장 포괄적인 정의를 내리자면 우선 그룹 단위의 조직이 공용/ 공유하는 소프트웨어라 할 수 있다.

또그룹웨어는 그룹내 각 컴퓨터사용자(End User)의 용도 및 사용에 따라 각기 다른 사용자 인터페이스(User Interface)와 응용을 가능케 하는 소프트웨어라고도 할 수 있다.

그러나 그룹웨어의 가장 보편적이고 구체적인 개념을 이해하자면 먼저 워크그룹 Work-group 이라는 개념을 이해해야 할 필요가 있다.

워크그룹이란 일반적인 기업이나 관공서의 과.팀.부 등과 같은 조직적인 집단을 의미하지는 않는다. 예를 들자면 순전히 개인적인 업무를 위해 교류하는 사람들로 형성되는 집단이나 공동업무를 추진하기 위해 관련된 사람들의 집단이 오히려 더 가까운 의미를 지니고 있다고 할 수 있다.

어떤 기업의 기획부에 근무하는 K라는 직원이 속해 있는 워크그룹이 있다고가정해보자. K의 워크그룹은 그가 접하며 교류해야 하는 회사내 여러 타부서 사람들로 구성될 것이다.

마찬가지로 어떤 기업의 구매부에 근무하는 P라는 직원의 워크그룹은 그가 접해야 하는 외부의 여러 자재 공급자들이나 공급회사의 담당 관련부서 직원 들로 구성될 수 있다.

이렇게 워크그룹이란 공통적인 업무나 업무 협조관계에 의해서 구성되는 집단을 말한다. 워크그룹은 흔히 한 조직이나 회사의 영역을 초월하여 형성되는 것이 보통이다.

또한 주어진 업무나 해야 할 업무에 따라 소속 워크그룹이 달라지며 한 개인이 여러 개의 워크그룹 구성원이 될 수도 있다.

따라서 그룹웨어를 가장 포괄적으로 정의를 내리자면 각 워크그룹들이 개인으로서 또는 워크그룹의 일원으로서 수행하는 일과 업무를 위해 공유/공용 하는 소프트웨어라 할 수 있다.

그룹웨어는 궁극적으로 워크그룹환경에서 체계적인 워크그룹 컴퓨팅(Workgr oup Co-mputing)을 실현시키는 프로그램이라 할 수 있다. <도표 1, 2, 3 참조 워크그룹 컴퓨팅은 이같은 워크그룹들이 업무의 신속화와 효율화를 위해 컴퓨터 관련 하드웨어와 소프트웨어 테크놀로지(Technology)들을 응용하는 것을 말한다.

그룹웨어는따라서 이러한 워크그룹의 워크그룹 컴퓨팅을 실현시키는 중추적 기반 소프트웨어가 되는 셈이다.

보편적으로 워크그룹컴퓨팅은 네트워킹(Networking)과 클라이언트서버(Clie nt/Server)환경을 전제로 한다.

실제 대다수의 경우 고성능PC나 유닉스 워크스테이션이 서버가 되고 일반적인 PC가 클라이언트가 된다. 현재 가장 대표적인 제품유형으로는 PC/LAN환 경아래 운영되는 PC용 소프트웨어다.

세계적으로 워크그룹 또는 워크그룹 컴퓨팅이라는 개념이 탄생하게 된 내외 적 원인들은 다음과 같다.

선진국, 특히 미국의 경우 이미 70년대말부터 사무직환경의 생산성 향상에 초점을 맞추고 컴퓨터 하드웨어 및 소프트웨어 개발에 많은 투자를 해왔다.

그결과 마이크로컴퓨터와 PC 또는 관련 소프트웨어 시장이 크게 신장되는 결과를 가져오게 됐다.

그러나 투자대비 생산성 향상의 증가는 극히 미비했다. 여러가지 이유가 있겠지만 가장 큰 원인을 꼽자면 사무직 생산성에 대한 이해 부족과 이에 따른잘못된 기대감을 들 수 있다.

물론 사무직의 효율화 및 자동화 관련기술의 부재도 한 원인으로 지적되고 있다. 사무직 생산성에 대한 올바른 이해와 기존의 시각과 다른 혁신적인 시각이 자리잡게 된 것은 80년대 후반기부터 학계 및 업계의 사무직 생산성에 대한 연구가 활발해지면서부터이다.

이때부터는 또 동시에 PC를 비롯, 근거리통신망(LAN) 및 원거리통신망(WAN) 과 같은 핵심적인 네트워크 관련 테크놀로지들이 업계를 중심으로 눈부신 발전을 거듭하고 있었다.

80년대이후 보편적 사무직 환경을 분석해보면 가장 큰 부분들은 정보수집 정보분석 정보창출 정보관리 정보교환 정보전달등으로 구성돼 있다. 또 사무직 에서 접하는 정보들의 형태는 대부분 문서 서류 양식 또는 구두정보 수준에 머물러 있었다.

최근들어 PC의 사용이 보편화되면서 각종 소프트웨어의 파일(File), 예컨대워드프로세서의 텍스트파일(Te.t File), 스프레드시트의 파일, 그래픽소프트 웨어의 그래픽파일 등도 정보의 중요한 형태로 자리잡게 됐다.

그러나 가장 많이 접하는 정보는 역시 문서와 서류 및 양식들이라 할 수 있다. 한 미국의 민간 연구조사기관의 조사결과에 따르면 사무직이 접하는 정보의 90% 정도가 이같은 문서와 서류 및 양식의 형태를 띠고 있다고 한다.

물론 워크그룹이 사무직에 국한돼 있는 것은 아니다. 그러나 워크그룹이라는개념 또는 워크그룹 환경이 가장 빈번하게 나타나는 곳은 사무직과 사무실환경이라 할수 있다.

사무직 업무의 대부분이 워크그룹 환경아래 또는 워크그룹을 통해 수행되기 때문이다. 사무직 업무내에서 가장 비중을 많이 차지하는 것은 워크그룹내 정보교환과 정보전달, 즉 커뮤니케이션이다. 이와 관련돼 앞서 언급한 미국의 연구조사 기관은 사무직 업무의 60%이상이 커뮤니케이션이라는 연구보고서를 내놓아주목받았다. 이 연구보고서에 따르면 효율적인 커뮤니케이션은 사무직의 생산성 향상에 가장 큰 영향을 미친다는 것이다.

이미 지적한 바와 같이 사무직 업무란 정보의 수집, 정보의 분석, 정보의 창출 정보의 관리, 정보의 교환, 정보의 전달 등의 업무이다.

그러나 과거 이들 업무는 기존의 정보교환 및 전달에 있어 대부분 문서 양식 서류등의 물리적 교환/전달의 형태를 띠고 있었다. 따라서 업무흐름 형태가 비효율적일 수밖에 없었다. 또 기존 테크놀로지의 응용 대상에서 벗어나 새로운 응용을 통한 효율화 및 자동화를 이루기가 어려웠다.

기업내에서 보고와 결재, 양식과 문서에 입각한 업무흐름은 가장 전형적이며 보편적인 경우이다.

이같은 업무들은 워크그룹 환경아래에서 대부분 수행되고 있다. 그러나 업무 규모가 많아질 경우 워크그룹은 지리적.시차적 장애요소속에 형성.구성될 수밖에 없다. 따라서 정보의 흐름 또는 전달, 교환 등의 업무가 원활하지 못하고 진행이 늦어질 수밖에 없다.

이같은 장애요소를 극복하고 업무 흐름을 원활하게 하는 것은 그룹웨어의 역할이다. 그룹웨어는 서류 문서 양식 워드프로세서 및 스프레드시트파일, 그래픽 및 이미지 파일, 음성 및 비디오파일을 효율적으로 처리할 수 있다.

현재 선진국 관공서 또는 세계 선진기업들은 사무직 생산성 향상을 위해 기존의 개인 생산성의 초점을 그룹, 즉 워크그룹 생산성에 맞추고 있다. 구체 적으로는 PC/LAN 등 네트워크 환경에서 그룹웨어 테크놀로지를 도입, 활용 하고 있는 추세인 것이다.

그룹웨어의 도입은 세계적으로 선진국과 개발도상국을 가리지 않고 지난해하반기부터 가속화되고 있는 추세다. 앞으로 기업이나 관공서의 그룹웨어 도입결정은 사무 생산성향상에 필수조건으로 자리잡게 될 것으로 예상되고 있다. 결론적으로 워크그룹 컴퓨팅은 기존의 컴퓨터화에 빠졌거나 가능하지 않은사무직 업무내에서 PC/LAN, 네트워킹, 클라이언트서버 소프트웨어 테크놀로 지를 응용하는 것을 의미한다. 이때 그룹웨어는 워크그룹 컴퓨팅을 가능하게하고 통합시키는 클라이언트 환경의 중추적 소프트웨어인 것이다.

필자약력 *54년생 *72년 경복고졸업 *78년 미국 MIT대 경제학과 졸업 *83년~90년 미국 왕래버러토리즈사 해외마케팅부장, 네트워크서비스부장 *90년 삼성전자 해외마케팅부장 *92년~현재 미국 로터스디벨로프먼트 한국지사장