국내 최대 IT 인프라 공급 기업인 대원씨티에스가 IDP(지능형 문서 처리)와 RPA(로봇 프로세스 자동화)를 통해 발주 관리 업무의 엔드-투-엔드(End-to-End) 프로세스를 자동화하는데 성공했다.
대원씨티에스의 IT 혁신팀을 이끌고 있는 신윤철 부장은 “대원씨티에스는 IT 인프라 유통 기업으로서 다수의 국내외 벤더 및 고객사와 거래를 수행하며 수백 여 종류의 문서를 다루고 있다”며, “주문서, 인보이스 및 선하증권(B/L) 등 대량의 중요 문서를 수작업으로 처리하는 과정에서 정확도 및 효율성 측면에서 어려움이 있다”고 말했다. 대원씨티에스는 이러한 반복적이고 대량의 중요 문서 작업을 자동화하기 위해 SS&C 블루프리즘의 IDP 솔루션 '디사이퍼(Decipher) IDP'를 도입했다.
대원씨티에스가 IDP를 도입하게 된 배경에는 기존 OCR(광학 문자 인식) 기술의 한계가 있었다. IT 혁신팀의 안동재 주임은 “OCR 기술을 사용하여 문서 처리 자동화를 시도했지만, 수백 여 종류의 다양한 언어가 혼재된 문서를 처리하기에는 불가능에 가까웠다”고 말했다. “OCR은 새로운 문서 유형이 생기면 새롭게 코딩 작업을 해야 하고, 영역 인식이 필요할 때 마다 추가적인 유지 보수 작업으로 상당한 비용이 들기 때문”이라고 그 배경에 대해 설명했다.
안 주임은 “IDP는 머신러닝(ML)을 통해 문서 내 다양한 형태와 언어를 학습해 나가기 때문에, OCR과는 달리 문서의 양과 종류가 많아질수록 정확도가 높아지고, 상대적으로 비용은 오히려 절감되는 효과가 있었다”고 언급했다. 특히 “SS&C 블루프리즘의 디사이퍼 IDP는 영어, 한국어는 물론 일어, 중국어, 유럽 각국의 언어를 포함해 30개 이상의 언어를 지원해 세계 각국에서 전달되는 중요 문서를 자동 분류하고 필요한 데이터를 손쉽게 추출할 수 있다.”고 설명했다.
대원씨티에스의 수출입 관련 핵심 업무인 발주 관리 프로세스는 IDP와 RPA 결합을 통해 완전히 디지털화된 프로세스로 전환됐다. 기존에는 수십 명의 담당자가 벤더사에서 발송된 문서를 엑셀로 정리하고, 수기로 전산에 직접 입력하고 이메일을 보내는 방식이었다. 또한 취합된 문서와 데이터를 관세사에 업데이트해 통관 요청을 하고, 업무 담당자는 재무관리팀에 송금 요청을 하는 등 여러 부서에 걸친 복잡한 프로세스가 있었다.
안동재 주임은 “이제는 각 벤더로부터 수신된 문서를 RPA가 IDP에게 전송하고, IDP는 문서를 자동 분류하고 추출해 디지털화 한다. 다시 RPA는 이 데이터를 DB에 자동으로 입력하고, 관련된 부서에 이메일까지 보내게 되면서 발주 관리의 엔드-투-엔드 프로세스가 사람의 개입이 필요 없는 디지털 프로세스로 완전히 전환됐다”고 말했다. “결과적으로 데이터 입력 오류와 문서 누락 등 휴먼 에러가 현저히 감소했으며, 데이터 정확성과 신뢰도가 높아졌다”고 설명했다.
신윤철 부장은 “현재 전사 AI 시스템인 '대원 코파일럿(Copilot)' 구축에 심혈을 기울이고 있다. 구축이 완료되면 내부 직원들이 제품 및 영업 정보, 스케줄 등을 각각의 시스템에 들어갈 필요 없이 단일 플랫폼에서 자연어 대화를 통해 정보를 주고받을 수 있게 될 것”이라고 말했다. 신 부장은 “이러한 AI 시스템 구축을 위해서는 잘 정제된 데이터와 학습의 과정이 필수적이다”이라며, 이러한 과정에서 IDP와 RPA는 반드시 필요한 기술이라 적용을 확대하고 있다”고 말했다.
신 윤철 부장은 “자동화 도입 여부가 초기에는 크게 느껴지지 않을 수 있어도 3~5년 후에는 RPA와 SS&C 블루프리즘의 디사이퍼와 같은 IDP를 도입한 기업과 그렇지 않은 기업 간의 격차가 크게 벌어질 것”이라고 예상하며, “IDP와 RPA를 활용한 자동화가 더욱 가속화됨에 따라 대원씨티에스는 전사적 디지털 전환과 자동화를 통해 기업 경쟁력을 더욱 강화시켜 갈 것”이라고 포부를 밝혔다.
유은정 기자 judy6956@etnews.com
