코로나 팬데믹의 장기화로 화상회의와 비대면 업무 환경이 대중화됐고, 이제는 기업의 비즈니스 환경에서 협업툴 도입이 선택이 아닌 필수가 되고 있다. 협업툴은 장소에 상관없이 온라인상에서 업무를 위한 공간을 형성할 수 있어 효율적인 협업과 원활한 커뮤니케이션을 할 수 있다. 특히, 클라우드 기반 협업툴은 다양한 기기에서 접근할 수 있으며, 실시간 데이터 공유와 편집이 가능해 업무 생산성 향상을 기대할 수 있다.
또한 최근에는 이런 클라우드 기반 협업툴에 AI 기반의 다양한 기능들이 적용되면서 생산성과 효율성을 크게 높이고 있다. 이미 구글 워크스페이스나 마이크로소프트 365에 생성 AI 관련 기능이 접목되고 있으며, 슬랙 또한 대화형 AI 서비스인 슬랙 GPT를 출시하는 등 AI 기반 협업툴이 새로운 트렌드로 시장을 주도하고 있다.
메일·메신저 등 6대 필수 업무 툴, 빠르고 쉽게 공유
크리니티의 SaaS 방식 올인원 협업툴 'SirTEAM(써팀)'은 메일, 메신저, 캘린더, 워크플로우, 드라이브, 게시판, 주소록으로 구성된 협업 서비스다. 써팀은 내/외부 구성원과의 정확한 소통을 위한 메일과 실시간 의사소통으로 업무를 빠르게 지원하는 메신저, 조직도 기반으로 일정 공유와 협업이 가능한 캘린더, 프로젝트 생성과 구성원 업무 관리가 가능한 워크플로우 등의 기능을 함께 제공한다.
써팀은 별도의 설치 없이 로그인만 하면 언제 어디서나 사용할 수 있으며, 하나의 사이트에서 메일, 메신저, 캘린더, 워크플로우 등 업무에 필요한 모든 기능을 이용할 수 있다. 또한 기능 연결로 모든 자료를 한눈에 파악할 수 있어 담당자 부재 또는 인수인계 시 업무의 연속성을 확보할 수 있다.
써팀은 크리니티가 25년 동안 메일 기반 협업과 메일 보안 사업을 통해 확보한 기술력과 노하우를 담은 기업 전용 클라우드 기반 SaaS 방식의 협업툴이다. 클라우드 기반으로 PC뿐 아니라 모바일 앱을 통해서도 언제 어디서든 업무 관리가 가능하다.
써팀 메일의 경우 메일 보안을 위한 국제표준기술(SPF, DKIM, DMARC)을 탑재하고 있으며, 자체 개발 특허 기술로 구현한 스팸 차단 서비스를 지원한다. 강력한 보안성을 바탕으로 보안에 민감한 기업도 안심하고 사용할 수 있다.
써팀은 구글 캘린더나 구글 드라이브와 연동할 수 있어, 공동 편집이 가능하고, 업무 일정이나 파일 공유가 용이하다. 다양한 서비스에 흩어진 일정이나 문서를 하나로 모아 써팀에서 관리할 수 있어 업무 효율성을 향상시킬 수 있다.
써팀의 각 기능들은 사용자 경험에 초점을 맞춰 구성돼 있다. 특히, 메신저의 경우 메일과 메신저를 함께 사용할 수 있는 임베디드 방식으로 구성된 것이 특징이다. 드래그앤드롭으로 업무 메일을 메신저로 바로 공유할 수 있어 즉각적인 소통과 빠른 의사결정이 가능하다.
또, 파일 공유부터 프로젝트 관리나 작업 할당에 이르기까지 워크플로우를 통해 불필요한 업무를 줄이고 중요한 일에 집중할 수 있도록 돕는다. 협업이 가능한 워크플로우는 간트 차트(Gantt chart)를 통해 업무 진척도 확인과 업무별, 프로젝트별 목표 설정은 물론 성과 관리도 할 수 있다.
마지막으로, 조직도 기반의 캘린더를 통해 전사 일정 공유와 타 부서와의 원만한 커뮤니케이션도 가능하다. 회의 일정 등록 시 참석자들의 일정 조회가 가능해 구성원들의 연차, 외근 등의 업무 일정을 한눈에 확인할 수 있다.
기업 데이터 자산화로 업무 관련 정보 한눈에 파악
온라인 쇼핑몰을 운영하는 소셜 커머스 기업 위드아띠는 써팀 사용 전에는 개인용 메신저나 포털 메일, 전화 등을 일관된 소통 창구 없이 다양한 방식으로 조직원 간의 소통이 이뤄졌다. 하지만 온라인 사업 비중이 확대됨에 따라 전사적으로 디지털 전환을 시작했으며, 이런 과정 속에서 협업툴 도입을 결정하고 크리니티의 써팀 도입을 결정했다.
위드아띠는 협업툴 도입 시 보안성과 안정성에서 써팀에 높은 점수를 줬으며, 친숙하고 직관적인 UI 또한 도입을 결정하는 데 중요한 선택 기준이었다.
온라인 쇼핑몰은 상품 소싱에서부터 상품 등록과 온라인 마케팅, 배송, 고객지원 등 일관된 업무 프로세스에 따른 내부 소통이 중요하다. 또한 업계 특성상 직원의 중도 퇴사가 잦은 편이라서 거래처나 고객과의 업무 내용에 대한 인수인계가 필수적이다. 써팀의 공유 메일함이나 사내 메신저는 이런 문제점을 해결하는데 유용하게 활용할 수 있었다.
또한 업무 특성상 외부와 메일을 주고받고 이 내용을 통해 내부에서 의사결정 할 일이 많은데, 써팀은 메일, 메신저를 드래그앤드롭 방식으로 빠르게 전달해, 의사결정 속도를 높일 수 있었으며, 업무 효율을 높이는 데 큰 도움이 됐다.
이 외에도 담당자들의 일정을 캘린더로 미리 확인할 수 있어, 주요 미팅이나 외근 시 담당자들의 일정을 일일이 체크할 필요 없이 캘린더를 통해 즉시 확인이 가능한 것도 장점이다.
위드아띠와 같은 온라인 쇼핑몰 사업자는 많은 거래처와의 주문 배송 문의 등에 대한 정보를 지속적으로 나누고 고객에 대한 마케팅과 CS 지원 등 단순하지만 다양한 업무프로세스가 있는 경우 일관된 업무 흐름을 만들 수 있어 써팀의 효용성이 매우 높다.
이처럼 써팀을 도입하게 되면 기업의 데이터 자산화가 가능하다는 장점 때문에, 중소기업의 경우 직원이 장기 출장을 가거나 퇴사 시 업무 인수인계가 원활하지 않다는 문제점을 해결할 수 있게 해 준다.
써팀의 공유 메일함을 통해 업무 메일을 모두 파악할 수 있고, 사내 메신저로 일과 생활의 분리를 명확히 함으로써 업무에 몰입할 수 있는 환경을 조성할 수 있다. 또, 메일 게시판 공유가 가능해 고객사별, 업무별 등 주요 메일은 게시판에서도 확인할 수 있다는 것이 장점이다.
특히, 직원 퇴사 시 흩어진 자료를 찾아 헤매느라 시간을 허비하게 되는데, 써팀 하나면 업무 메일 정보와 고객, 파트너 연락처, 중요 문서 등을 한눈에 살펴볼 수 있어 기업의 데이터 자산화가 가능하다.
전자결제부터 LLM까지 다양한 기능 추가 예정
써팀은 내년 상반기를 목표로 대대적인 기능 업데이트를 예정 중이다.
먼저 그룹웨어의 핵심 기능인 전자결재는 물론이고, 회의실이나 차량 등 예약이 가능한 사내 자산 관리 기능 추가를 준비 중이다. 특히, 내부 커뮤니케이션을 향상시킬 수 있는 공용 주소록의 경우, 향후에는 업무 히스토리 관리 기능을 추가한 공유주소록의 형태로 발전시킬 예정이다.
또, 워크플로우의 시각화 방식에 기존의 테이블이나 간트 차트 형식 외에도 작업을 시각화해 업무를 효율적으로 관리할 수 있는 칸반(Kanban) 보드 방식도 추가 개발 중이다.
마지막으로 최근 몇 년 동안 자연어 처리 분야에서 큰 주목을 받고 있는 LLM 기술을 도입해 사용자들이 보다 더 편리하게 업무 생산성을 향상시킬 수 지원해 나갈 계획이다.
[알림] GTT KOREA와 전자신문인터넷은 오는 11월 17일 금요일 오전 9시부터 오후 5시 30분까지 인터컨티넨탈 서울 코엑스 하모니볼룸에서 “Next Smart Work Summit(NSWS) 2023”을 개최한다. 이 행사에서는 글로벌 스마트워크 솔루션 기업들이 조직의 임원과 의사결정자가 반드시 알아야 할 스마트 협업·유연한 인프라·강력한 보안 최적화 방안을 통한 비즈니스를 향상시키는 기업 맞춤형 스마트워크 구축법을 제시한다.
전자신문인터넷 유은정 기자 judy6956@etnews.com
