관련 통계자료 다운로드 전략구매 실행방식 및 목적 기업은 치열한 글로벌 경쟁 환경에서 생존하기 위해 내·외부에서 발생하는 직·간접 비용 발생 요인을 분석해서 최소화하는 활동을 펼치고 있다. 그 가운데 `구매` 부문이 혁신활동의 최우선 대상으로 부각된다.
구매에 대한 전략적 접근은 원부재료 구매가 중심이 되는 제조업종에서 금융 및 보험 업종 구매혁신 및 전자구매시스템 도입 추진사례에서 알 수 있듯 소모성자재(MRO)와 용역·서비스가 중심이 되는 비제조업종으로 확산되는 추세다.
◇전략 구매 성공 전략…`핵심 가치`에 집중하라=글로벌 경쟁력을 가진 국내 구매 선진 기업들은 `전략구매`의 성공적 실행을 위해 수요발생부터 지불까지의 전체 구매업무 프로세스를 전사 차원에서 표준화하고 있다. 이를 온라인으로 자동화해 `민첩(Seamless)`하고 `종이없는(Paperless)` 프로세스를 구현하고 구매처리비용을 절감하는 스마트한 구매를 수행하고 있는 것이다.
또한 구매견적·입찰·계약·발주·입고·대금정산 등 단순한 공급사와의 업무뿐 아니라 구매사의 생산계획 및 소요계획을 공급사와 공유해 좀 더 수준 높은 협업전략을 수행하며 추가적인 원가절감 효과까지 거두고 있다.
이제 인터넷 기반 전자구매시스템(e-Procurement System)은 이미 대부분 대기업에서 구매업무활동의 기본 업무 도구가 됐다. 공급사와 기초적인 커뮤니케이션 및 협업 도구로 일상화되고 있다.
대부분 기업 구매업무는 아직 비효율적이다. 수작업 및 종이 문서 비중이 매우 크다. 구매담당자는 전통적인 `전화와 팩스 그리고 대면`에 의존한 업무가 넘쳐나면서 일상적이고 반복적인 구매업무만을 수행할 수밖에 없다. 아직 많은 구매담당자는 책상마다 처리해야 할 서류가 수북이 쌓여 있고, 월말 결산을 위해 야근에 시달린다.
전략구매는 우선 `전략적`이라는 단어 의미를 인식하는 것부터 시작한다. 비즈니스에서 전략적이란 선택과 집중의 논리에서의 차별화를 의미한다. 구매 업무 수행에서 전략, 조직, 프로세스, 공급사 관계관리, IT 인프라로 이뤄진 구매 프레임워크의 전 방위 모든 것에 대해 차별화를 적용해야 한다는 의미다. 구매업무에서도 비중이 크고 가치가 있는 중요한 업무에 집중하는 것이 바로 전략적인 업무 수행이다.
◇`버릴 것`을 잘 선별하라=전략적 구매는 기본적으로 비 가치업무 비중을 줄이고 마련된 리소스를 전략구매, 공급사 관리와 같은 보다 높은 핵심 가치 업무 수행에 할당할 수 있도록 하는 데 있다. 최근 비즈니스 전략에서 전략적이라는 의미는 `해야 할 소수`보다는 `하지 말아야 할 다수`를 선별하는 것을 중요시하고 있다. 전자구매시스템 적용 시에도 구매 업무 프로세스를 표준화하고 자동화함으로써 가치가 떨어지는 업무의 부하를 줄이거나 없애고 가치 중심의 업무에 집중할 수 있도록 하는데 전략적인 효용성이 존재하는 것이다.
하지만 어려운 구매환경에서 구매에 대한 전략적인 접근이 이루어 질 수는 없을 것이다. `구매는 예술이다`는 말도 구매라는 일이 본질적으로 복잡하고 어려운 일인만큼 새로운 창의적인 발상과 스마트한 업무방식이 요구된다는 점을 강조한 것이다.
구매 담당자가 장시간 일하는 것보다 합리적이고 효율적으로 일할 수 있도록 시간 절감을 통해 창의적인 일에 집중할 수 있다. 그 창조적 여력이 전략적으로 중요한 업무에 활용될 수 있도록 하는 스마트한 구매업무 환경이 필요하다.
◇비즈니스 전략 맞춤형 구매 프로세스 정립=그렇다면 기업들은 어떻게 시작할 것인가? 전략구매는 `선택과 집중`의 전략적 차별화에서 시작된다. 기업의 사업전략에 최적화된 구매전략을 수립한다. 그리고 이에 맞춰 공급사도 전략적으로 계층화해 관리하고, 전략적으로 중요한 품목을 차별화해 소싱하며, 수행하는 구매프로세스도 품목 별로 다르게 해야 한다.
여기서 구매전략이란 기업이 전략적인 구매를 할 수 있도록 `구매조달을 통해서 적은 비용으로 높은 성과를 거둘 수 있게 방향을 잡아주는 제반 규칙 및 행동`이라고 정의할 수 있다. 일반적으로 구매에서 전략은 크게 두 가지로 나눠볼 수 있다. 하나는 사업 포트폴리오에 해당하는 소싱전략으로 소싱그룹 구매전략(Commodity Strategy) 및 공급사 관계관리전략(SRM Strategy)이 여기에 해당된다고 할 수 있다. 또 하나는 구매전략을 기반으로 각각의 구매조달 사안 별로 수립되는 `업체선정 및 계약전략`이다.
이러한 비즈니스 전략들은 개별 기업 구매환경 및 구매성숙도에 따라 다시 전략, 프로세스, 조직 측면으로 세분화되고 복합화된다. 대부분의 기업은 이것을 자사의 비전 및 목표, 전략, 시장여건 및 경영현황 등의 제약요건에 따라 입체적으로 재조립하여 적용하게 된다. 구매전략은 제로섬게임에서 공생 또는 상생을 지향하는 공급사라는 상대방이 있는 게임으로 철저하게 맞춤형일 수밖에 없다.
우선 기업들은 전략구매를 실행하기 위한 방향성을 확보하는 전략을 수립하는 일부터 시작해야 한다. 구매부문은 기업 공급기반을 경영하여 전사적인 성과가 향상될 수 있도록 사내외 각 부문을 지원하는 역할을 담당하기 때문에 기업 비전과 경영전략에 맞춰 정렬된 구매전략을 설정해야 한다. 이를 실현할 수 있도록 다른 부문과의 긴밀한 협업을 통한 구매전략과 실천방법을 수립해야 한다.
전략구매를 위해서는 구매전략을 잘 수립할 수 있는 방법론, 구매성과를 잘 측정할 수 있는 성과관리체계, 구매전략의 실행여부를 확인할 수 있는 모니터링시스템, 구매부문의 중요성에 대한 최고경영자 인식이 필수적이다.
물론, 가장 중요한 것은 사람이다. 구매부문의 업무를 전문적으로 수행할 수 있는 구매전문가를 양성해야 한다. 발상의 전환을 통한 사고의 혁신으로 구매를 예술의 경지로 끌어올릴 수 있는 전문가가 필요하다. 현재 글로벌 기업들의 최고구매책임자(CPO) 공통된 고민은 `인재` 즉 사람이다.
송광륜 아이컴피아 컨설팅사업부 상무
