공인전자문서보관소라는 말을 들어보셨나요? 말 그대로 공적으로 인정 받아 전자문서를 안전하게 보관하는 장소를 말합니다.
우리는 정보의 홍수 속에서 살고 있습니다. 이 정보는 종이문서 형태로 존재하는가 하면 전자적 형태(전자파일)로 존재하기도 합니다. 문서는 계약, 약정, 보험청약, 진료신청, 민원신청 등 당사자 간에 권리·의무를 발생시키는 문서가 있는데, 대부분 관련법에 따라 일정기간 보관의무를 가집니다. 공인전자문서보관소(이하 공전소)는 종이문서와 전자문서를 안전하게 전자(화)문서로 보관하고 활용케 해 거래의 안전을 위한 기반서비스를 제공하고 있습니다.
Q:공전소는 왜 필요한가요?
A:첫째, 문서관리의 효율성을 도모할 수 있습니다. 지금은 이런 문서를 사무실이나 창고에 보관, 필요할 때마다 찾으려면 상당히 불편합니다. 그러나 공전소에 보관하면 문서의 검색 키워드 또는 유일값 입력만으로 바로 찾을 수 있어 업무처리가 상당히 편리합니다.
둘째, 인터넷으로 전자상거래를 할 때 각종 신청, 청약, 계약 등의 업무가 발생합니다. 이때 해당 전자문서를 공전소에 보관하고 유통함으로써 문서의 진본성에 대한 분쟁이 발생하더라도 신속히 해결할 수 있습니다.
셋째, 모든 업무를 시작부터 끝가지 전자문서로 처리하면 종이 사용 시 발생하는 탄소발생을 줄일 수 있습니다. 환경파괴 없이 성장을 달성하는 ‘저탄소 녹색성장’이라는 국제적 환경보호 기류에 동참할 수 있습니다.
Q:종이문서를 어떻게 공전소에 보관하나요?
A:회사의 업무처리과정에서 발생하는 수많은 종이계약서, 각종 청약서, 진료신청서, 약정서 등이 별도 서가나 창고에 어지럽게 보관되어 있습니다. 이들 문서를 컴퓨터에 직접 집어 넣어서 보관할 수는 없겠지요?
따라서 이들 종이문서를 컴퓨터에 보관할 수 있도록 전자화(스캔) 과정을 거치게 됩니다. 이 전자화과정은 우리가 하는 일반적인 스캔과는 다릅니다. 전자거래기본법에 의한 설비와 절차에 따라 안전하고 신뢰성 있는 스캔과정을 거쳐 파일로 생성된 후 공전소에 보관하게 됩니다.
Q:어떤 경우에 공전소를 활용하는 것이 효과적인가요?
A:공전소의 활용방안은 매우 다양하며 업무 전반에 적용할 수 있습니다. 몇 가지 예를 들어 보겠습니다.
우선 금융기관의 종이없는 금융업무 서비스에 활용할 수 있습니다. 보험청약의 경우 현재 종이청약서에 사인을 해 보험계약자에게 전달하고 보험사는 사본을 서가에 보관하고 있습니다. 이는 관리상 많은 비효율성을 초래합니다. 공전소를 이용하면 스마트패드 등을 이용해 청약서에 직접 전자서명하고 공인인증서로 신원확인을 합니다. 그리고 공전소로 전송하면 모든 보험가입절차가 완료됩니다.
병원 등 의료기관에서도 공전소를 유용하게 활용할 수 있습니다. 병원에서 진료신청이나 입원약정을 하는 경우 지금은 서류에 사인을 하고 병원 원무창구에 제출하면 스캔해 전산으로 보관하고 원본종이문서는 별도로 보관하고 있습니다. 하지만 이런 방식은 이중 자료 보관과 관리라는 비용·자원 낭비와 관리적 어려움이 뒤따릅니다.
하지만 공전소를 활용하면 병원의 원무창구나 병동에서 스마트 단말기에 환자가 직접 사인을 한 후 바로 공전소에 보관합니다. 진료신청 등의 업무가 종이 없이 이루어져 업무 효율성이 대폭 증가합니다.
또 현재 회사의 창고나 사무실에 쌓여있는 종이문서를 전자거래기본법에 의한 신뢰 스캔을 통해 전자화문서로 만들어 공전소에 보관할 수 있습니다. 원문문서는 폐기 및 재활용해 공간을 절약하고 필요할 때 쉽게 해당 문서를 조회할 수 있어 업무 효율을 높일 수 있습니다. 무엇보다 권한 있는 사람만 문서에 접근 가능해 문서의 보안성을 강화할 수 있습니다. 여러 곳에 문서를 분산 보관함으로써 9.11 사태 같은 재난 시에도 문서를 안전하게 관리할 수 있습니다.
공전소 서비스에 대해 좀 더 자세히 알고 싶다면 정보통신산업진흥원(NIPA) 공전소 웹사이트(www.ceda.or.kr)나 공전소 1호 사업자인 KTNET 웹사이트(www.docuon.co.kr)를 참고하면 됩니다.
<관련도서>
◇‘전자상거래와 e-비즈니스’ 권미영 등 지음, 범한 펴냄
이 책은 급변하는 21세기에 등장한 전자상거래와 e비즈니스에 대해 이야기한다. 저자는 정보통신기술(ICT)의 발달을 새로운 비즈니스의 기회로 수용해 그 환경에 적응할 수 있는 전략을 구축해야 한다고 강조한다.
인터넷의 등장을 시작으로 e비즈니스 개념, e비즈니스의 영향 및 전략, e비즈니스 모델, e비즈니스 구축, e비즈니스 보안, 인터넷 마케팅 e마켓플레이스를 차례대로 설명한다. 부록으로 전자거래기본법과 시행령, 시행규칙 등이 소개돼 있다.
◇‘전자거래법’ 나승성 지음, 한국학술정보 펴냄
서면에 의해 이루어지는 여러 행위를 의미 있게 했던 행위자의 기명날인 또는 서명이 과학기술의 발달로 커다란 변화에 직면하고 있다.
서면은 전자문서로, 기명날인 또는 서명은 전자서명으로 대체되는 상황에서 새로운 유형의 법률행위가 등장하게 됐다. 종래의 (상)거래는 전자(상)거래라는 이름으로 변화하면서 많은 법률적 검토가 필요하게 됐다. 이 책은 전자상거래 활성화엔 결제의 안전성 및 개인정보보호 등이 필수라고 강조하며 이를 보장하기 위한 법적 장치인 전자거래법의 내용을 소상하게 소개한다.
안호천기자 hcan@etnews.com
