[사무기기, 비용 누수 막는다](5·끝) 캐논이 제안하는 사무환경 구축요령

◆캐논이 제안하는 3단계 사무 환경 구축 요령

　새로운 사무 환경을 구축하기 위해서는 먼저 보이지 않는 비용을 수치화해야 한다. 문제를 정확하게 알아야 올바른 해결 방안이 나올 수 있다. 새로운 프린터 시스템 구축은 크게 3단계로 나누어 진행한다. 1단계는 편리성과 보안성, 2단계는 최적 배치, 3단계는 보안과 통합 관리 순서로 시스템을 재배치함으로써 관리 효율을 극대화할 수 있다.

　1단계는 출입·신용카드로 많이 사용하는 IC카드를 이용, 복잡한 인증 절차를 간소화해 카드 소지자만이 출력할 수 있는 시스템을 구축한다. 사용을 편리하게 하면서 자연스럽게 문서 보안도 이뤄진다. 2단계는 IC카드 사용자의 복합기 사용 형태와 사용량을 데이터베이스(DB)로 구축하고 분석한다. 이 과정에서 기기 몇 대가 필요한지 어떤 부서 어느 장소에 배치할지 최적안을 마련한다. 3단계는 최적으로 배치한 프린터 환경에서 사용자의 모든 작업 내용을 저장하고 이미지를 기반으로 보안 기능과 함께 전자문서 검색이 가능하도록 조치한다.

　이 같은 프로세스로 업무 흐름을 개선해 출력과 기기 관리 비용을 줄이고 기업 지식 자산을 보호할 수 있다. 또 사용의 편리성과 쾌적한 사무 환경을 제공해 결과적으로 기업 본연의 업무에 충실할 수 있어 경쟁력이 강해진다.