중앙부처 회의하면 지루하고 딱딱하기 일쑤다. 수많은 서류 속에 파묻혀 지루하고 단방향적인 회의가 되기 십상이다. 하지만 노동부에 가면 상황은 180도 달라진다.
노동부가 디지털 업무혁신을 통해 경쟁력 있고 신뢰를 받는 정부부처로 거듭나기 위해 도입한 전자문서회의 시스템이 회의문화를 확 바꿔 놓았다.
노동부는 지난해 말 ‘이룸(eROOM)`이라는 전자회의 전용 회의실을 구축, 전자문서회의를 시작했다. 전자회의 회의실테이블에는 칠판과 종이문서 서류 대신 전자문서회의에 필요한 개인용 노트북 PC 수납 및 LAN, 전원 시스템이 갖춰져 있다. 이 회의실은 장관 및 실·국장 등의 간부회의 뿐 아니라 각 팀간의 토론과 개발회의 등도 자유롭게 실시하도록 개방됐다. 이 시스템은 우암닷컴이 구축했다.
노동부는 전자문서회의 시스템을 이용해 두꺼운 종이문서와 회의 참여자의 발표로 일방적, 단방향적으로 이루어지던 회의를 모두 자동화했다. 회의 배포자료를 전자문서로 대체해 파일로 관리하고 회의 진행자들의 판서는 사이버 화이트보드에서 이뤄졌다. 메모는 사이버 메모장을 통해 할 수 있고 그 외 다양한 의사소통을 각자의 노트북을 통해 양방향으로 할 수 있게 했다.
이규원 노동부 정보화기획팀 사무관은 “시스템 구축 전에는 각종 인쇄물 등으로 회의의 능률이 떨어졌지만, 시스템 구축 후에는 다양한 멀티미디어 자료를 공유, 회의문화가 진일보됐다”고 말했다.
노동부는 전자회의시스템을 통한 전자회의실 구축과 회의문화 혁신을 통해 종이와 펜 없는 회의를 통해 원가절감은 물론이고 근본적인 정부 부처 회의 및 업무문화 개념을 뒤바꿔 놓은 것에 대한 만족감을 나타냈다.
노동부는 달라진 회의문화를 통해 양방향적인 업무 소통과 결재구조 혁신을 통해 전 직원의 업무 효율을 높일 수 있을 것으로 기대했다. 노동부는 향후 전자회의시스템을 화상부분까지 확장해 시·공간을 초월하는 사이버 영상회의 시스템 구축도 추진할 예정이다.
이다큐쉐어
우암닷컴의 전자문서회의 시스템 ‘이다큐쉐어(eDocushare)’는 기존의 종이문서와 회의 참여자 발표로 진행되는 단방향적인 회의를 모두 자동화한 솔루션으로, 회의 배포자료를 전자문서로 대체하고 회의진행자의 의사소통을 디지털화한 양방향 실시간 협업시스템이다.
이 제품은 지난해 1월 굿소프트웨어(GS) 인증을 받은데 이어 12월에는 정보통신부의 신소프트웨어(SW) 상품 대상을 수상, 기술력을 인정받았다. 이 제품은 산업자원부, 과학기술부, 노동부 등 주요 공공기관에 공급돼 중앙부처 간부회의와 국무회의 및 국정감사 등에 다양하게 활용되고 있다. 특히 5분 설치·5분 교육·5분 완성이라는 ‘3 파이브(Five)’전략을 통해 누구나 손쉽게 사용할 수 있는 솔루션으로 경쟁 제품과 차별화를 시도하고 있다.
김익종기자@전자신문, ijkim@
