[열린마당]이제는 `프린팅 시대`

프린터가 똑똑해지고 있다. 프린터를 단순한 하드웨어 장비로 생각하면 오산이다. 프린팅 환경 유지 보수에서 고객 맞춤형 기능까지 지원하는 ‘통합 프린트 관리 (TPM)’와 같은 일련의 서비스를 가능케 하는 메인 시스템이 바로 프린터다. 이는 사무 환경이 장비 구매가 아닌 최적의 구매 전략에서 사후 관리까지 일련의 프로세스 관리를 통해 업무 능률과 경영 효율을 높여 주는 서비스 개념으로 빠르게 바뀌고 있기 때문이다.

　최근 발표된 조사 결과에 따르면 열 번에 한 번 정도는 프린터 오류로 시간을 소비하거나 업무에 차질을 빚는다고 한다. 사무직에 종사하는 직원은 프린터 문제로 하루 근무 시간 중 15%를 소모한다고 대답했으며, 기업의 IT관리자는 걸려오는 전화 중 30%가 프린터 장애 문의라고 말했다. 프린터 장애에서 맞춤형 서비스까지 솔루션을 제시하고 있는 TPM은 이런 근무 환경의 애로 사항을 해결해 핵심 업무의 집중도를 높여 준다. 실제로 사무 환경 중 가장 개선되어야 할 요소로 ‘프린팅 환경’을 꼽은 사람이 많은 이유다. 컴퓨터로 사무 문서를 작업하는 것이 일반화된 지금 프린터는 가장 중요한 사무실의 기본 환경이다. 최적의 프린팅 환경은 가장 기본적인 IT 인프라이자 회사에서 제일 먼저 고려해야 하는 투자 요소다.

　그러나 아직까지 기업에선 사무 환경 구축 비용을 고려할 때 초기 하드웨어 구입 비용만을 따진다. 이는 상당히 잘못된 계산법이다. 구입 비용 못지않게 유지보수 비용이 뒤따라야 하기 때문이다.

　예를 들어 3년 동안 프린팅 환경을 유지한다고 가정해 보자. 토너·잉크·용지와 같은 소모품 비용이 가장 큰 30%의 비중을 차지하고 초기 구축에 소요되는 도입 비용은 15% 정도다. 주목해 볼 부분은 바로 그 다음이다. 서비스와 유지 보수에 필요한 비용은 총 비용의 25%를 차지하며, 설치와 사용자 교육, 헬프 데스크 운용과 같은 IT지원 부분이 전체 비용의 20% 가량이다. 3년이라는 기간을 늘리면 늘릴수록 초기 도입 비용의 비중은 점점 줄어들고 대신 소모품 비용과 이를 유지하는 데 드는 비용의 비중은 점점 늘어난다.

　흔히 장비 구입이나 소모품 비용과 같은 것을 ‘보이는 비용(Visible Costs)’이라고 하고, 유지보수 비용을 포함한 네트워크 관리, 인프라 구축, 사용자 운용, 장애 발생에 따른 손실, 드라이버·소모품·자산관리 등을 ‘숨어 있는 비용(Hidden Costs)’이라고 한다. 프린팅 비용을 최소화하는 동시에 프린팅 네트워크 관리를 최적화해 사용자 생산성을 극대화하기 위해서는 결국 숨은 비용을 절감해야 한다는 결론에 이른다.

　따라서 이제는 프린터가 아닌 ‘프린팅’이라는 개념이 강조되어야 한다. 이를 위한 기본 인프라가 TPM이다. TPM이란 기업용 프린터를 도입할 때 숨어 있는 비용을 고려해서 초기 장비 도입부터 프린팅 환경 유지보수를 포함한 고객 맞춤형 서비스까지 모든 범위의 서비스를 제공하는 것이다.

　한국HP는 지난해 기업용 복합기를 대거 출시하면서 TPM과 사용량별 지출(PPU) 개념을 소개한 바 있다. 해외에서는 이미 많은 기업이 숨은 비용을 절감해 경영 효율을 달성하는 데 관심을 쏟고 있다. 국내에서도 GM대우자동차·두산중공업과 같은 회사가 이미 HP의 통합 프린트 관리를 도입해 프린팅 비용을 20∼30% 가량 절감하는 데 성공했다.

　이는 기업 경영에도 직간접적으로 시사하는 바가 크다. 지금과 같이 모든 업무가 문서 파일에 의해 진행·기록·보관되는 시대에는 문서 출력이 업무에 미치는 비중은 비교할 수 없이 커졌다. 하지만 이렇게 중요한 사무 환경의 필수 조건인 프린팅 환경이 장애를 일으키고 막대한 비용을 지출케 한다면 그 가치를 더는 인정받을 수 없다.

　따라서 프린팅과 관련된 프로세스가 유연하게 작동되고 비용이 효율적으로 투자돼 그 이상의 효과를 볼 수 있도록 하는 게 당면과제다.

<조태원 한국HP 이미징프린팅그룹장·전무 tea-won.cho@hp.com>