관련 통계자료 다운로드 웹메일호스팅 구축사례 Q=직원이 약 300명인 중소기업입니다. 직원마다 전자우편을 할당해 줘야 하며, 특히 영업 부서 직원의 경우 전자우편 용량이 100MB 이상이 돼야 하는데 어떻게 해야 할까요?
A=흔히 ‘인터넷=월드와이드웹(WWW:World Wide Web)’로 알고 있지만 사실 월드와이드웹은 인터넷의 한 부분이다. 오히려 인터넷에서 가장 빈번히 사용되며 긴 역사를 가지고 있는 것은 바로 전자우편(e메일)이다. 특히 비즈니스에서 전자우편은 전화번호 이상의 중요한 업무수단으로 자리매김하고 있다.
각종 포털 사이트에 회원으로 가입하면 전자우편 계정을 무료로 얻을 수 있다. 하지만 다른 사람에게 나의 존재를 알리는 전자우편에 다른 회사의 도메인이 표기된다면 내가 소속된 회사의 존재를 부각시킬 수 없다. 따라서 비즈니스에 있어서 회사의 도메인으로 전자우편을 사용해야 한다. 이것이 가능하려면 하드웨어·운영체계(OS)·메일솔루션을 구매해 시스템을 운영하면서 이에 전용회선을 연결하거나 호스팅을 이용하면 된다.
우선 사용자가 직접 시스템을 운영할 경우 시스템 구매 등의 초기 구축비용과 실제 운영 단계에서도 상당한 비용이 발생하게 된다. 특히 메일솔루션의 경우 소프트웨어 구매에만 최소 1000만원 이상의 비용이 소요된다. 따라서 모든 자원을 공유해서 사용하는 호스팅 방식의 전자우편이 여러 모로 경제적이다.
일부 호스팅 업체의 경우 웹호스팅을 신청하면 기본적으로 전자우편을 50개까지 제공하므로 전자우편 사용 인원이 많지 않은 업체의 경우 웹호스팅서비스를 이용하는 것이 유리하다.
웹메일호스팅은 독자적인 도메인으로 전자우편을 사용하기 위한 호스팅이다. 홈페이지는 웹호스팅을 이용하거나 다른 방법으로 운영한다. 호스팅에서는 다수의 전자우편 계정을 손쉽게 이용할 수 있도록 회사내 담당자에게 이메일을 수시로 추가·삭제할 수 있는 기능이 부여된다. 특히 필요에 따라 사용자별로 용량 할당을 자유롭게 조정할 수 있으므로 담당 업무의 특수성을 감안해 메일용량을 차별적으로 부여할 수 있다.
반면 사용하지 않는 계정에 대해서는 일시 정지해 불필요한 메일이 저장되지 않도록 할 수 있다. 만일 한 회사 내 전자우편이 500개 이상이거나 저장 공간을 100GB 이상의 대용량으로 하거나 여러 개의 도메인으로 이메일을 운용하고자 할 경우에는 서버를 공유하지 않는 방식이 아닌 서버 한 대를 메일 전용으로 사용하는 단독서버형 웹메일호스팅을 이용할 수 있다. 이 경우에 일체의 시스템을 임대하고, 호스팅 회사에 운영을 의뢰할 수 있으므로 시스템을 직접 구축하는 것에 비해 비용이 저렴하고 안전하다.
웹메일호스팅을 이용할 경우 포털 사이트와 같은 방식으로 웹사이트에 로그인해 전자우편을 사용하는 동시에 아웃룩 익스프레스와 같은 메일 전용 프로그램 사용을 병행할 수 있다. 메일 전용 프로그램은 웹브라우저 설치시 같이 설치되므로 무료로 사용할 수 있다.
전자우편의 경우 서버 관리 능력과 솔루션의 안정성이 중요하므로 다수의 서버를 원활하게 관리하고 네트워크를 제어할 수 있는 기술력과 경험을 가진 호스팅 업체인지 고객지원이 24시간 신속한지 확인해야 한다.
조장은기자@전자신문, jecho@
