관련 통계자료 다운로드 BPM에서 제공하는 통합 업무처리 환경의 예-제일은행이 도입한 BPM 설계화면 경영환경의 변화가 가속화되고 있는 요즈음 변화에 빠르게 적응하기 위한 인프라, 업무처리 생산성 향상, 내부의 역량강화, 경쟁력 확보 등에 기업들의 관심이 집중되고 있다.
최근 대기업을 중심으로 시도되고 있는 6시그마 경영혁신 그리고 RTE(Real Time Enterprise)에 대한 눈에 띄는 관심 등이 이러한 사실을 입증하는 예라 할 수 있다.
여기에 소개할 비즈니스 프로세스 매니지먼트(BPM:Business Process Management)는 이를 실현하는 도구이자 방법론으로 최근 각광을 받고 있다.
BPM의 가장 큰 경쟁력은 무엇보다 이를 도입했을 때 기업들의 투자회수시점(ROI)이 빨라진다는 점이다. 더욱이 경기침체가 장기화됨에 따라 즉각적이고도 실질적인 투자회수를 기대할 수 있는 곳에만 투자하는 것이 근래 추세임을 감안할 때 BPM의 가치는 상대적으로 많은 부분 인정을 받고 있는 듯하다.
BPM은 용어에서 알 수 있듯이 비즈니스를 위한 프로세스 관리가 핵심이다. 즉, 프로세스 관리를 통해 생산성을 향상하고 내부의 역량을 강화하며, 궁극적으로 경쟁력을 확보할 수 있다는 관점에서 출발한다. BPM은 다음과 같이 프로세스를 관리한다.
첫째, 보이지 않는 프로세스를 보이게 한다. 기업 내에서 혹은 기업 간 일어나는 업무 활동들은 서로 유기적인 관계를 가지고 시작부터 끝까지 사람과 사람이, 사람과 시스템이 경우에 따라서는 시스템과 시스템이 다양한 의사소통을 수행하고 정보를 공유하거나 만들면서 일어나고 있다.
그런데 시작부터 끝까지 어떤 과정을 거쳐서, 현재 무엇이 진행되고 있는지 어떠한 문제가 있는지, 누가 어느 작업을 하고 있는지 한눈에 파악할 수가 없다. 그러나 BPM을 도입하면 프로세스를 가시화 (visualize)함으로써 프로세스를 파악하고 개선할 수 있게 된다. 일례로 특정 팀의 관리자가 자신의 팀원들이 현재 수행하고 있는 일과 해당 업무의 상태를 실시간으로 한 곳에서 파악하는 것이 가능해진다.
둘째, 최대한 자동화 가능한 것을 자동화한다. 먼저 프로세스를 기준으로 사람과 사람이 수행하는 의사소통을 자동화하고 자료와 업무의 배분(routing)을 자동화하고 자동화 가능한 업무 처리를 최대한 자동화한다. 자동화를 통해 업무처리 오류를 줄일 수 있으며 업무처리 과정 중에 흔히 발생할 수 있는 유휴시간을 최소화한다. 자동화는 결과적으로 생산성 향상에 기여한다.
셋째, 업무를 중심으로 통합된 시스템 환경을 제공한다. 기업 내에는 무수히 많은 정보시스템과 자료가 존재하고 업무수행 중 이 시스템과 자료를 활용해야 한다. 해당 정보시스템들은 각기 다른 기술환경에서 동작하지만 하나의 업무수행 중 동시에 활용해야 하는 경우가 많다.
BPM에서는 특정업무의 수행을 위해 요구되는 모든 도구와 정보시스템의 특정 화면을 한 곳에서 처리할 수 있는 통합업무 환경을 제공한다. 따라서 업무수행 중 필요한 모든 작업을 쉽고 빠르고 편리하게 빠뜨리는 것없이 처리할 수 있도록 지원한다.
넷째, 프로세스 처리 이력을 통한 측정을 지원한다. BPM은 비즈니스 목표에 따라 측정을 위한 지표를 설계하고 프로세스 처리 이력을 토대로 설계된 지표값을 측정함으로써 개선방안을 도출하도록 지원한다. 기업 내 혹은 기업 간에 일어나는 업무 활동을 측정하는 일은 무엇보다도 중요하다. 측정하면 문제가 무엇인지 인식할 수 있고 개선할 수 있다.
다섯째, 변화된 프로세스를 쉽게 적용할 수 있도록 지원한다. 과거에도 BPR(Business Process Re-engineering)이라는 개념이 존재했으며 많은 기업에서 프로세스 혁신을 시도해 왔다. 그러나 그 결과가 성공적이었던 사례는 극히 미미하다. BPR의 가장 큰 장애요인으로는 변화된 프로세스를 조직에 적용하는 것 자체에 대한 어려움을 들 수 있다. 반면 BPM은 개선된 프로세스 대로 수행할 수 있도록 제어해 줌으로써 업무처리 방식의 변경이 미치는 혼선을 최소화한다. 실제로 혹자는 BPR을 수행한 뒤 변화된 프로세스에 BPM을 도입하는 경우가 가장 이상적이라고 말한다.
여섯째, 경영환경의 변화에 따라 수반되는 업무처리 방식과 규칙의 변화에 적은 비용으로 유연하게 적응할 수 있도록 해준다. 시장 상황, 고객의 요구, 경쟁기업과의 관계 등 경영환경이 변화하면, 업무를 처리하는 방식과 규칙, 즉 프로세스가 변화해야 한다.
BPM은 프로세스 정보를 애플리케이션 로직(rogic)과 분리함으로써 프로세스 변화를 적용하는 데 용이하다. 그러므로 프로세스에 대한 변화요구가 발생하거나 개선점이 보인다면 언제라도 프로세스를 변경해 적용할 수 있다.
1)국내외 BPM 도입 추이와 전망
국내에 BPM 도입이 가속화 양상을 보이기 시작한 것은 지난해부터다. 물론 그 이전에도 일부 기업에서 관심을 보이고 핵심 업무에 도입하는 사례가 여럿 있었으나 전체 시장이라는 측면에서는 미미한 수준이었다. 현재는 은행, 보험, 카드 등 금융권을 중심으로 확산되고 있으며 제조분야의 직간접업무에 전반적인 도입을 추진하는 중이다.
해외의 경우 미국과 호주, 영국 등을 중심으로 BPM의 도입이 확산되기 시작한 지 비교적 오랜 시간이 지났다. 이들 나라에서는 초기 금융권을 중심으로 확산되었으며 근래에는 업종에 상관없이 핵심업무에 도입되고 있는 추세다.
가트너 그룹은 기업들이 이미 BPM 도입 성과에 매우 만족하고 있으며 성과의 만족도도 높다고 평가하고 향후 2005년까지 대기업의 최소 90% 이상이 BPM을 기업 내 신경망시스템(enterprise nervous system)에 도입할 것이라고 전망하고 있다.
2)BPM 정의와 구성
BPM은 프로세스를 중심으로 일어나는 사람과 사람, 사람과 시스템, 시스템과 시스템의 상호작용(interaction)과 명시적인 프로세스관리(즉 프로세스의 정의, 실행, 모니터링, 분석 등)를 지원하는 도구와 서비스라 할 수 있다.
BPM은 프로세스 모델링 도구와 프로세스 엔진, 프로세스 모니터링 도구, 프로세스 분석도구 그리고 관리자 도구 등으로 구성된다.
△프로세스 모델링 도구:비즈니스 분석가가 프로세스 흐름을 도출하여 모델링하고 프로세스에 대한 분석을 수행할 수 있도록 지원해 주는 그래픽 도구를 제공한다.
△프로세스 엔진:프로세스 엔진은 사전에 정의된 프로세스 흐름을 실행 시점에 단계별로 규칙에 따라 수행할 수 있도록 제어해 주고, 프로세스를 실행하는 모든 단계에서 업무수행을 위해 필요로 하는 애플리케이션(예를 들면 레거시 애플리케이션, 패키지 애플리케이션, 워드, 엑셀 등과 같은 오피스 도구, KMS, EDMS, 웹 서비스 등을 포함한 모든 애플리케이션)을 호출해 사람이 단계별로 업무를 처리할 수 있는 통합적인 업무환경을 제공해 준다.
△프로세스 모니터:프로세스 모니터는 프로세스 엔진이 제어하는 정보를 활용해 진행중인 각각의 프로세스들에 대하여 진행단계와 상태, 업무담당자, 업무수행 시간 등의 정보를 실시간으로 모니터링할 수 있도록 해 준다.
△프로세스 분석 도구: 프로세스 분석도구는 프로세스에 대한 처리 이력을 추적할 수 있으며, 처리 이력을 중심으로 프로세스에 대한 다양한 방식의 분석을 수행할 수 있도록 분석기능을 포함하고 있다.
△관리자 도구:관리자가 프로세스 흐름의 상태를 모니터링하고, 문제가 발생하는 경우의 업무복구와 강제종료, 재시작 등 비상조치를 수행할 수 있다.
3)BPM 도입시 고려사항
최근 BPM을 도입하려는 많은 기업에서 심각하게 고심하는 부분이 있다. 다름 아니라 BPM이 취급하는 범위가 너무 넓고 검증된 사례가 충분하지 않다는 점이다. BPM 도입시 참고할 만한 몇 가지 기준을 정리해 보는 것이 도움이 될 것이다.
첫째, 비즈니스 관점에서 목표를 정하고 수행한다.
BPM 도입 프로젝트는 기술이 중심인 프로젝트는 분명 아니다. BPM 도입은 비즈니스 프로세스를 개선하는 것이 주된 목표인 만큼 비즈니스 관점에서 얻을 수 있는 가치를 중심으로 준비하고, 분석하고, 설계되어야 한다.
둘째, 실질적으로 도입가치가 높을 것으로 예상되는 업무에 먼저 도입한다.
아직까지 대부분의 기업이 프로세스라는 개념에 익숙하지 않다. 프로세스를 도출하거나 모델링하는데도 연습과 경험이 필요하다. 그 동안 보이지 않던 프로세스가 가시화되면서 겪는 문화적 충격이나 반발도 존재할 수 있다. 경기침체가 장기화되면서 실질적인 ROI에 대한 확신이 무엇보다도 필요하다. 따라서 갑작스러운 변화를 주는 시도는 위험할 수 있다. 해외의 사례에서처럼 실질적인 가치를 줄 수 있는 작은 범위의 프로젝트를 먼저 수행하는 것이 도움이 된다. 그 이후 구성원 중 BPM의 가치를 인식하고 익숙해진 사람들이 조금 더 많아졌을 때 확산하는 것이 보다 쉽게 진행하는 방법일 수 있다.
셋째, 자신의 기업 상황에 적절한 BPM을 선택한다.
현재의 상황에서는 미래의 필요성까지를 모두 감안해 모든 것을 완벽하게 갖추고 있는 제품이란 존재하지 않는다. 자신의 체형과 취향, 필요성에 따라 맞는 옷이 있는 것처럼 BPM도 적용업무, 도입목표, 그리고 관련 정보시스템 환경 등을 고려하여 기업의 상황에 적절한 제품을 선택해야 한다. 자신의 기업에 바로 적용할 수 있고 활용할 수 있는 기능에 충실한 것인가도 확인할 필요가 있다.
넷째, BPM 전문가의 도움이 절대적으로 필요하다.
BPM은 아직까지 비교적 복잡하고 새로운 개념으로 BPM 솔루션을 적용하는 프로젝트는 경험과 노하우를 바탕으로 하지 않으면 매우 어려울 수 있다. 이는 BPM을 적용하는 프로젝트가 업무지식과 비즈니스 수요(needs), 다양한 정보시스템 그리고 BPM 솔루션을 통합하는 작업이기 때문이다.
비즈니스 수요를 이해하고 BPM 솔루션의 특성과 활용방안에 대한 노하우를 갖춘 전문가들이 함께 참여하는 것이 중요하다.
◆ 박명숙 핸디소프트 기술연구소 수석연구원 mspark@handysoft.co.kr
- 저자 약력
◇1986∼1990년 한양대학교 영어영문학과 졸업
◇1991∼1998년 위세정보기술 데이터 모델링 전문가
◇1999년∼현재 핸디소프트 BPM개발팀 수석 연구원(BizFlow BPM Product Manager)
