[SEK WORLD] 세미나 요지.. EDMS 기술동향과 공급현황

김이숙 한국아이시스 부장

통합문서관리시스템(EDMS)은 엔지니어링 도면관리시스템, 광파일(혹은 이미징시스템), 문서관리시스템을 통합한 것이다.

진정한 문서관리시스템은 문서저장, 검색, 디렉터리 구조 문서관리, 이력관리, 다양한 종류의 문서관리, 응용프로그램과의 통합, 문서타입 관리, 버전제어, 웹상에서의 문서관리 등의 기능을 갖추어야 한다.

외국의 문서관리시스템은 문서관리에 필요한 주 기능 외에 워드프로세서로 문서를 작성해 이를 문서관리시스템에 직접 저장할 수 있어야 하나 한국의 시장환경에는 약한 면이 있다. 특히 커스터마이징이 불가능하며 각 회사 특유의 문서분류 체계와 문서저장 방식을 지원할 수 없다는 단점을 가진다.

문서관리는 단순한 DB시스템이 아니며 사용자가 문서의 작성시작 순간부터 종료 후 보관까지 문서에 대해 필요한 모든 기능을 제공하는 엔터프라이즈 시스템이 되어야 한다. 아이시스는 국내 최초로 이러한 점을 고려한 「오픈 DMS」를 개발해 놓고 있다.

향후 통합문서관리시스템은 사무환경이 복잡해지고 그에 따른 지원SW가 많아짐에 따라 사용자들은 보다 많은 SW와 이에 관한 사용방법을 익히는 것이 필수요소로 등장하게 될 것이다.

이러한 상황에서 문서관리시스템과 관련한 웹의 역할은 적지 않다. 즉 별도의 프로그램을 설치하지 않아도 자료의 검색이 가능하고 초보자의 접근이 쉬우며 웹기반의 시스템으로 구성될 것이라는 점이다.

현재 보안상의 문제가 존재하고 문서의 쓰기기능이 웹상에서 힘든 면이 없지 않다. 그러나 이같은 사항은 「액티브 X」와 자바가 해결할 것이다. 앞으로 이르면 1년 또는 2년 후의 시장은 웹에 의존하게 될 것이 분명하다.