전자문서는 많은 산업 및 업무 분야에서 활용되고 있다. 공공기관, 대기업은 전자문서를 기반 업무프로세스를 갖추고 전자문서 관리, 전자계약, 전자고지 등을 원활하게 사용하고 있다.
반면, 중소기업이나 소상공분야는 전자문서 시스템 사용률이 비교적 낮은 편이다. 원인은 두가지다. 첫 번째는 예산 문제다. 전자문서 관련 시스템이나 서비스를 도입하는데 있어 초기 예산이 적지 않게 발생되고 손쉽게 사용하는 환경으로 제공되지 못하고 있는 상태다. 두 번째 이유는 기업이 전자문서 도입으로 당장 눈에 띄는 체감효과가 없다는 것이다. 대기업은 전자문서 도입 효과가 확연하게 드러나지만 규모가 작은 기업이나 사업장은 당장은 별 차이가 없을 수 있기 때문이다.
전자문서를 주력으로 다루는 산업군이 형성된 지 약 20여년이 지나 관련된 기술과 역량이 증가해 비대면 산업 시대에 중요한 역할을 하고 있지만 이전까지 전자문서 산업은 숙제를 안고 있었다. 전자문서의 법적효력 문제다. 지난해 전자문서 및 전자거래기본법 개정 및 시행으로 전자문서의 법적 효력이 명확해 졌다. 과거엔 법적 효력 불확실성으로 도입을 주저하는 고객이 상당수 존재했다. 전자문서를 활용하고 신뢰성을 확보할 수 있는 기술은 충분히 성장했지만 전자문서가 법적으로 효력이 있느냐는 다른 차원의 문제였다. 지금은 전자문서의 법적 문제가 해결됐다.
이제는 전자문서 산업 발전과 전자문서 이용률을 향상하기 위한 다양한 정책과 지원 사업이 마련돼야 할 시점이다.
전자문서 산업은 정부 정책 지원과 민간의 자발적 투자를 바탕으로 성장했다. 전자문서기본법에 표준화와 기술 개발, 전문 인력 양성과 관련한 연구 또는 사업 추진이 명시됐다. 정부와 민간이 협력해서 다양한 서비스 모델을 제공해야 할 것이다.
우선 전자문서 산업이 클라우드, 인공지능(AI), 빅데이터, 블록체인 등과 같은 다양한 정보통신기술(ICT)과의 융복합을 통해 전자문서가 데이터로 활용될 수 있는 연구개발(R&D) 사업모델을 기획해야 한다. 정형화된 데이터를 활용하고 지원하는 시스템 개발 육성에도 관심을 기울일 때다.
기존 전자문서는 대부분 실물(종이) 형태로 만들어지기 위해 작성되거나 실물(종이)에서 전자문서 형태로 변환되는 경우가 많았다. 최근에는 전자문서 기술을 비롯한 ICT 발달로 눈으로 보기에는 문서 형태를 갖추고 있지만 실질적으로는 데이터로만 구성된(전자세금계산서, 부동산전자계약 등) 전자문서가 늘고 있다.
전자문서 산업계가 중심이 돼 문서 또는 데이터 처리 및 관리를 위한 기술 개발을 혁신적으로 추진해야 한다. 이를 통해 전자문서는 더욱 많은 산업계와의 협력으로 업무 분야에서 활용될 것이다.
전자문서 산업이 ICT와 융복합으로 업무 혁신뿐만 아니라 새로운 비즈니스 모델을 만들어 낼 것으로 예상한다. 블록체인, 인공지능(AI), 클라우드 등 기술과 전자문서 기술 기반으로 진행될 수 있는 융복합 지원사업이 부족한 것은 아쉬운 점이라 할 수 있다.
이와 함께 전자화문서(스캔문서)에도 관심을 기울여야 한다. 전자문서가 다방면에서 활용되고 있지만 여전히 종이문서가 발생하고 있다. 이를 정보시스템에서 활용하기 위해서는 전자화(스캔)라는 과정을 꼭 거쳐야 하기 때문에 전자화 관련 산업 역시 지원이 필요한 분야다.
종이문서 보관 고객이 공인전자문서센터에 전자화문서로 변경해서 보관하는 경우를 가정해 보자. 종이문서는 필수적으로 전자화 과정을 거쳐야 하는데 이는 고도의 기술과 시간 및 인력이 투입되는 과정이기 때문에 보관 비용보다 전자화 비용이 더 많이 드는 경우가 대부분이다. 이 경우 이를 전문적으로 처리하는 사업자를 연계해서 지원하는 방식으로 전자화 전문기업을 육성할 수 있다. 이미 우리나라는 국가 데이터베이스(DB) 등 사업을 통해 수십년 동안 사업 경험을 쌓은 생태 기반이 있기 때문에 이러한 공급 기업이 시장 요구에 응대할 수 있도록 초기 지원이 필요하다고 생각한다.
전자화문서 관련 사업의 경우 한국표준산업분류(KSIC) 자료처리업(분류코드 63111)으로만 등록되면 가능한 구조이다. 여기에는 공급기업이 공인전자문서센터와 연계, 고객의 중요한 문서를 전자화하고 안전하게 보관할 수 있도록 지원하는 사업모델이 필요하다.
공인전자문서센터에 대한 기본 정보와 활용사례를 비롯해 법적인 측면에서 전자문서의 진본성, 신뢰성 등이 어떻게 증명되며, 업무적인 측면에서 어떻게 활용될 수 있는지에 대한 정보를 널리 알릴 수 있는 홍보도 병행돼야 한다.
국내 전자문서 관련 기업의 해외진출을 지원할 수 있는 비즈니스 모델도 다양하게 만들어야 한다. 한국의 전자문서 기술과 활용률이 우수함에도 불구하고 관련 기업의 해외 시장 진출 실적은 아직은 저조하다.
현지 시장 현황과 관련한 법제도 등을 분석해 수요를 예측하고, 직접 법인을 설립하거나 전문 에이전트 또는 현지 법인과의 협력 등으로 사업을 추진하고 있으나, 기술외적으로 부족한 인력, 자본 및 정보로 인해 해외 진출 실적이 저조한 것이라고 생각한다. 따라서 해외 전시회 참가 또는 개최 지원, 해외 법인 및 정부기관등 수요기관을 대상으로 사업설명회, 글로벌 시장 및 법제도 동향 조사 등과 같은 지원 정책이 마련돼 국내 우수한 전자문서 제품과 기술이 해외로 수출될 수 있는 환경을 적극적으로 구축해야만 한다.
다음은 전문인력 양성이다. 전자문서 산업 인력은 소프트웨어(SW) 개발, 기획·컨설턴트, 디자인, 마케팅·영업 분야에 포진돼 있다. SW 개발과 마케팅·영업·고객관리 인력 교육은 이미 널리 확산돼 있다. 업무 스킬을 향상하기 위한 교육보다는 전자문서와 관련된 표준이나 전자문서 생애 주기 및 법제도 등에 관한 지식을 획득할 수 있는 교육 커리큘럼이 마련되면 활성화될 것으로 예상한다. 기획·컨설턴트 인력 양성 교육은 부족한 실정이다. 전자문서와 관련된 시스템을 도입하고자 할 때 중요하게 작용되는 것이 관련 법 제도나 규정, 전자문서 생애주기, 고객의 업무 프로세스와 사용되는 문서의 종류 및 형태라 할 수 있다. 이 모든 것을 고려해 고객에게 맞는 시스템을 설계하는 기획·컨설팅을 수행하는 담당자는 고객의 수요를 충족시키는 데 많은 어려움을 겪고 있다. 이에 따라 이러한 전문 지식을 습득할 수 있는 교육 커리큘럼을 마련해 정기 교육을 실시함으로써 전자문서 산업에 필요한 각 분야의 전문인력을 양성하는 것이 함께 중요하다고 판단한다.
전자문서 영역은 제도적 뒷받침과 함께 기술 및 연구개발 등과 같은 지원이 동반될 경우 그 성장 가능성은 크게 향상될 것이다. 전자문서산업 통계에서 나오듯 전자문서산업계가 겪는 애로사항은 예산 부족(2019년 50%, 2018년 55%), 전문인력부족(2019년 20.7%, 2018년 22.4%) 이며 사업 수행에 필요한 시장정보(2019년 35.5%, 2018년 49.4%)와 인력정보(2019년 21.7%, 2018년 18.6%)도 부족하다고 느기고 있다. 다양한 정책과 지원사업이 국내 전자문서산업이 지속적으로 발전하는 동력이며, 디지털사회로 전환되고 기여하는데 큰 몫을 할 것이다.
전자문서 산업계의 희망은 전자문서 산업이 KSIC에 정식으로 등록되는 것이다. 우리 산업계와 학계 등은 디지털 전자문서 산업이 10여년 지났음에도 아직 ICT 산업(소프트웨어, 클라우드 등)과 함께 산업법이 아니라 기본법만 제정, 전자문서 이용 활성화나 산업 발달이 저조하다. 불과 2년여 전에 '전자문서 실태조사'가 통계청 승인통계에 한정된 것은 안타까운 일이다.
코로나19 환경에서 국민이 안정적으로 온라인 비대면 사회로 정상 진입을 하기 위해서는 정부가 전자문서 산업을 비롯한 새로운 디지털 산업을 한국표준 산업분류로 지정하고 법제화해야 한다. 젊은 세대를 비롯한 모든 국민이 마음껏 디지털 세상에서 일할 수 있도록 새로운 디지털 산업을 국가 기반 산업으로 육성해야 한다.
김성규 한국전자문서산업협회 회장 gform@epostopia.com
