재택근무시 안전한 필요정보 활용가능한 스마트워크 기반 확보
편리한 직원간 문서 공유 및 협업, 업무 생산성 및 효율성 향상
PC문서 저장통제·유출방지·랜섬웨어 방어로 보안성 제고
스마트워크와 재택근무 시대의 화두는 업무 효율화와 데이터 보안이다.
이를 해결할 수 있는 시작점은 문서중앙화시스템이다. 문서중앙화는 협업·공유에 기반한 일하는 방식의 혁신을 주도한다. 문서중앙화는 랜섬웨어 암호화 위협으로부터 전사 문서를 보호하고, PC와 데스크톱가상화(VDI) 내 숨겨진 각종 조직 지식을 양성화하며 구성원 간 내부 정보 소통과 공유 강화로 업무 생산성을 향상시킨다. 또 조직 내 정보자산 체계적 관리로 중요자료의 손실을 방지하고, 언제, 어디서나 주어진 권한 내에서 자유로운 접근을 보장해 코로나19와 같은 비상 상황에서 원격지에서도 정상적 업무수행을 지원한다.
이노티움의 '이노ECM' 문서중앙화 기술은 데이터베이스(DB) 기반 전사콘텐츠관리(ECM) 구조를 지니고 있다. 실시간 전사 문서의 자산화, 전사 보유문서 내용검색과 공유, 관리자 개입 없는 혁신적 협업, 문서접근·문서내용 검색권한 제어, 문서 생애주기 관리, 퇴직·인사이동 시 문서 소유권한 이전 등이 주요 기능이다.
이노ECM은 사내 클라우드 환경에서 인사이동과 이동 근무 시 업무효율을 높이고 인덱스 DB와 콘텐츠 DB 구성으로 사내 중복문서를 100% 제거, 스토리지 투자 비용을 획기적으로 줄여준다. 실제로 매년 2배 이상 증가하는 전자문서를 관리하기 위해서는 문서중앙화가 필수 기술이다. 파일 단위 문서중앙화 제품에는 이 기술이 없다. 도입 후 스토리지 확장에 대한 부담이 클 수밖에 없다.
기존 PC 기반 개인정보 검색 기능은 문서중앙화에서는 접근할 수 없다. 하지만 이노ECM은 문서가 생성 저장될 때 개인정보와 기밀정보를 자동으로 검색해 적색라벨로 저장하고 문서에 접근할 때는 승인을 받아야 한다.
현재 그룹웨어 등 서버에 파일을 첨부할 경우 서버 용량이 급증하고 유출 위험성이 있어 사용이 불편하지만 디지털저작권관리(DRM)를 주로 적용한다. 하지만 이노ECM은 '첨부 파일 링크' 기능으로 두 가지 문제점을 완벽히 해결했다.
이노ECM의 보안성 강화를 위해서 단일 중앙관리 및 DB운영 기반으로 10가지 엔드포인트 데이터 보안 기능을 하나의 보안팩(Security Pack)과 연동·통합했다. 통합 보안팩 구성은 DRM, 내부정보유출방지(DLP), USB저장매체 제어, 외부반출 기밀문서 유출방지 및 위치추적, 출력물 보안, 화면 워터마크, 랜섬웨어 탐지 및 차단, 개인정보 격리, 보안백업, 접근인증 보안 기능이다.
이노ECM 도입 효과는 사내 정보자산의 가치를 높이고, 전사 차원의 문서관리 체계 혁신을 도모할 수 있다. 또 조직 단위 문서관리와 협업·공유 문화 정착뿐 아니라 개인과 부서별 최적화된 활용공간을 제공해 업무효율을 극대화한다. 아울러 생성·변경·접근·반출에 이르는 자료의 라이프사이클에 대한 완벽한 이력관리로 보안을 강화할 수 있다.
이노티움은 현재 4000명 규모 제1금융권에 이노ECM을 공급하는 등 60여개 금융권과 공공기관, 민간기업에 공급하고 있다. 새해엔 문서중앙화와 파일서버 시장 선두에 올라설 것으로 예상된다.
정재훈기자 jhoon@etnews.com
