▲오늘의 고민
나 전무의 스케줄은 언제나 가득 차 있다. 오전에만 미팅 3개가 있었고, 점심을 먹자마자 2주 후에 있을 상반기 매출 상황도 보고 받았다. 오후에는 지방에 있는 공장에 들렀고, 이동하는 차 안에서도 각 부서 담당자에게 전화를 걸어 업무 상황을 확인했다. 급한 일은 아니었지만 시간을 아끼기 위해 저녁 식사는 차 안에서 빵으로 때웠다. 집에 돌아오니 여느 때와 같이 가족들은 곤히 자고 있다. 나 전무는 오늘도 열심히 일을 했다는 뿌듯함으로 하루를 마무리한다.
▲오늘의 성공스토리
만약 나 전무의 하루가 당신의 하루와 같다면 당신은 긴급성 중독에 걸린 건 아닌지 의심해 봐야 한다. 긴급성 중독이란 무조건 일을 많이 해야 만족을 느끼는 `워커홀릭`에서 한 단계 더 나아간 증상을 말한다. 긴급성 중독에 걸린 사람은 많은 일을 조금이라도 빨리 처리해야 만족감을 느끼기 때문에 여유가 생겨도 즐기지 못하고, 천천히 해도 될 일을 앞당겨서 하곤 한다.
그런데 이 긴급성 중독은 개인과 조직 모두에게 문제가 될 수 있다. 우선 개인으로 보면 중요한 일과 시급한 일을 구별하지 못하게 된다. 시급한 일이 중요한 일이라고 생각하고 가족, 친구관계, 건강관리 등 명확한 데드라인이 없는 일들은 뒷전으로 미루게 된다. 리더가 긴급성 중독에 빠져 있는 조직은 항상 긴장하고 있으며, 업무에 쫓기게 된다. 예를 들어 부하 직원에게 갑자기 중간보고를 하라고 한다거나 업무 일정을 앞당긴다면 그 일을 먼저 할 수밖에 없다. 그러면 직원의 업무계획은 망가지게 되고, 급하게 하다 보니 업무 결과의 질도 떨어진다. 이런 일이 반복되면 직원들은 반복되는 긴장감을 견디지 못하고 회사를 떠날 수도 있다.
그렇다면 긴급성 중독은 어떻게 치료할 수 있을까. 우선첫 번째로지금 하고 있는 업무들을 부하 직원에게 위임, 업무의 절대 양을 줄이는 것이 필요하다. 긴급성 중독에 걸린 리더는 자신이 하지 않아도 될 일을 다 끌어안고 있는 경우가 많기 때문이다.
한 공기업의 최고경영자(CEO)는 산더미처럼 쌓여 있는 직원 출장보고서를 보다가 `내가 왜 이걸 읽고 있어야 하나` 하는 의문이 들었다. 대부분의 보고서가 비슷한 내용을 담은, 형식에 그친 것이었기 때문이었다. CEO는 보고서를 검토하는 일의 대부분을 아래 직원에게 맡겼다. 그리고 특별히 경우가 아니라면 직원 선에서 결재하도록 했다. 이로써 CEO는 업무시간이 30% 줄어들었고, 덕분에 남은 시간을 더 중요한 업무나 자신을 위해 사용할 수 있게 됐다. 이처럼 꼭 확인하지 않아도 되는 일들은 과감하게 아래 직원에게 넘겨야 한다. 어떤 일을 위임해야 할지 잘 모르겠다면 우선 종이를 한 장 꺼내 일주일에 세 번 이상 꾸준히 하는 일들을 적어 보라. 무엇을 넘기면 좋을지가 한눈에 들어올 것이다.
둘째 본인의 업무 스케줄을 체계화해서 작성해 직원에게 공개하고, 이를 지키는 환경을 조성하는 것이다. 이건 급한 마음에 업무를 앞당기는 것을 막기 위해서다. 미국의 한 보험회사 CEO는 하루 일과 중 오전 7시부터 한 시간 동안은 혼자서 업무에 집중할 시간을 마련해 뒀다. 이때는 보고를 받거나 미팅을 하지 않겠다는 뜻이다. 또 부하 직원을 만나기 위한 시간과 결재 및 메일을 확인하는 시간을 따로 정했다. 추가 업무가 생길 것을 대비해 금요일은 일정을 잡지 않았다. 그는 이런 자신의 일정표를 사무실 방문에 붙여 두고 모두가 볼 수 있도록 했다. 처음에는 급하게 결재를 받아야 하는 업무 때문에 당황하던 직원도 시간이 지나자 이에 익숙해졌다고 한다. 이 덕분에 CEO는 갑작스러운 업무가 크게 줄어들면서 여유 시간을 많이 확보할 수 있었다.
▲오늘의 아이디어
혹시 당신도 급한 업무와 바쁜 일정을 소화하며 오는 성취감에 중독돼 있진 않나. 그러나 이런 생활이 반복되면 당신과 조직 모두에게 문제가 될 수 있다. 이를 막기 위해 내가 꼭 하지 않아도 되는 일들은 부하 직원에게 위임하고, 체계화한 업무 스케줄을 짜서 미리 공개하라. 당신에게는 여유가 생기고, 조직에는 안정된 업무 환경이 조성돼 더 나은 성과를 이뤄 낼 수 있을 것이다.
정리=조은실 IGM 글로벌 비즈킷 컨텐츠 제작본부 연구원
