관련 통계자료 다운로드 포트폴리오 관리 효율에 따른 프로젝트 성과 비교 `포트폴리오 관리`는 기업 내 수많은 프로젝트(각각의 포트폴리오)를 관리하는 IT거버넌스의 한 분야다. 전략적 목표에 따라 프로젝트를 선정·관리해 진행상황을 종합적으로 모니터링함으로써 자원의 효과적 분배와 투자수익률(ROI) 극대화를 기대할 수 있다.
최근 포트폴리오를 관리해 경쟁사와 격차를 벌일 수 있다는 인식이 증가하고 있다. 이런 경향은 지난 연말 발간된 `2012년 PMI 전문가 경향 보고서`에서 명확하게 드러난다. 이 보고서는 1000여명이 넘는 프로젝트 관리자, 프로그램 관리자, 포트폴리오 관리자 대상 연간 연구보고서 바탕으로 작성됐다.
응답자 중 과반수가 조직 내에서 포트폴리오 관리를 빈번하게 사용하고 있다고 답했다. 이는 2011년 조사보다 5%포인트 증가한 수치다. 이 보고서는 포트폴리오 관리가 조직 성공에 미치는 영향, 효율적 포트폴리오 관리를 위한 접근법을 중점으로 다루고 있다.
보고서에 따르면 포트폴리오 관리 효율이 극대화된 조직이라고 답한 조직의 62%가 예상 투자수익률(ROI)을 충족하거나 초과 달성했다. 이렇게 포트폴리오 관리가 정량화된 혜택을 낼 수 있음에도 불구하고 제대로 시행하고 있는 조직의 수는 많지 않다. 이 보고서는 이런 상황을 개선하기 위한 세 가지 접근방법을 제시한다.
◇포트폴리오 관리를 전략적 레벨로 상향 조정
최고경영진 레벨에서 포트폴리오 관리를 이해하는 것은 성공의 중요한 동력이다. 포트폴리오 관리 절차와 효율이 극대화돼 있다고 답한 조직 가운데 89%가 최고경영진의 포트폴리오 관리 이해도는 `그래도 양호한 수준`이라고 답했다.
이는 포트폴리오 관리 효율이 극히 낮다고 답한 조직과 극명한 대조를 이룬다. 최고경영진에서 포트폴리오 관리를 이해하게 되면 프로젝트와 프로그램을 통해 조직전략을 더욱 잘 수행할 수 있게 된다.
또 포트폴리오 관리 효율이 높은 조직은 포트폴리오 관리를 통한 혁신이 가능하다고 보는 비율이 저효율 조직에 비해 두 배나 높다. 포트폴리오 관리를 통해 청사진을 제시하기 때문이다. 포트폴리오 관리는 조직이 수행하는 프로젝트가 비즈니스 목표에 부합하도록 하는데 매우 유용한 장치라고 보고서는 밝힌다.
◇포트폴리오 관리 중심 문화 창출
보고서는 포트폴리오 관리가 조직 DNA의 일부가 되도록 해야 한다고 강조했다. 이를 위해 리더는 팀원부터 임원까지 모두의 생각과 신념, 행동에 포트폴리오 관리가 관행으로 스며들도록 해야 한다. 필요한 시간과 교육, 자원을 아끼지 말아야 한다는 설명이다. 포트폴리오 관리를 문화로 발전시키기 위해 조직 리더는 다음 세 가지 행동을 수행해야 한다.
첫째, 포트폴리오 관리를 우선시하고 가치를 부여해야 한다. 임원은 커뮤니케이션과 투자를 통해 포트폴리오 관리를 지원한다는 것을 몸소 보여주어야 한다. 포트폴리오 관리를 단순명령에서부터 고부가가치화하기 위한 가장 효과적인 방법이다.
둘째, 포트폴리오 관리에 자원을 집중해야 한다. 포트폴리오 관리는 전문가에게 맡기는 게 상책이다. 이렇게 하면 조직은 인재에 투자하는 데 집중하고 인재는 업무에 집중하게 된다. 고효율조직의 포트폴리오 관리자 대다수는 그들의 시간 가운데 75% 또는 그 이상을 포트폴리오 관리에 사용한다.
대조적으로 저효율 조직의 포트폴리오 관리자가 포트폴리오 관리에 투자하는 시간은 30%에 불과하다. 이러한 업무 분담식 접근방법은 프로젝트 성과에도 영향을 미친다. 관리자가 부서별 목표뿐만 아니라 전략 목표에도 집중하는 조직은 프로젝트의 70%가 ROI를 달성하거나 초과 달성했다. 이에 비해 전략적 목표에 관심을 두지 않는 관리자가 속한 조직은 프로젝트의 50%만이 ROI를 달성했다.
셋째, 포트폴리오 관리를 이해하고 실천하도록 리더와 동료에게 전파해야 한다. 포트폴리오 관리의 이익을 충분히 거두기 위해 전체 조직은 `어떻게` 그리고 `왜` 포트폴리오 관리를 하는지 분명히 이해해야 한다. 고효율 조직에서는 리더와 프로젝트 팀원의 포트폴리오 관리 이해도가 저효율 조직에 비해 약 세 배 높다.
◇적절한 실행방안 수립
민첩성과 경쟁력을 유지하기 위해 조직은 적절한 포트폴리오 도구와 실행으로 무장해야 한다고 보고서는 강조한다. 고효율 조직은 저효율 조직에 비해 표준화된 우선순위 도구를 다섯 배 이상 자주 사용한다. 포트폴리오 관리를 지원하기 위해 특별히 고안된 소프트웨어를 갑절 이상 많이 사용한다.
표준화된 포트폴리오 관리 도구를 빈번하게 사용하는 조직이 예상 ROI를 달성하는 비율은 그렇지 않은 조직보다 14% 높다. 포트폴리오 관리를 효율적으로 실행하면 효율성, 재무상황 개선 등 확고한 영업이익을 가져올 것이라는 설명이다.
보고서는 “포트폴리오 관리는 ROI 향상뿐만 아니라 조직이 일관되게 비즈니스 가치를 추구할 수 있도록 돕는다”며 “선제적 사고에 의한 전략적 프로젝트 계획으로 방어적이고 대응적인 조직에서 주도적이고 역동적인 조직으로 탈바꿈할 수 있다”고 밝혔다.
안호천기자 hcan@etnews.com
