국내 은행권 중 유일하게 전사적자원관리(ERP)와 연동된 공급망관리(SCM) 시스템을 구축, 운영하고 있는 곳이 있다. 바로 외환은행이다. 외환은행은 약 8개월 동안 프로젝트를 진행, 은행권 최초로 ERP기반의 SCM시스템을 지난해 초 가동했다. 외환은행은 이를 종합자원관리시스템 또는 공급관계관리(SRM)시스템이라고 부른다. 이 시스템을 통해 구매, 자산, 공사, 부동산관리 영역에 대한 모든 프로세스를 자동화했다.
외환은행은 시스템 가동 이후 여러 상황에서 발생되는 변수를 반영하기 위해 최근까지 꾸준히 업그레이드를 진행해 왔다. 또 원하는 형태에 맞는 보고서를 산출하기 위해 추가로 관련시스템 구축을 4개월 동안 진행했다. 현재 이 시스템을 통해 외환은행은 구매상의 비용절감과 경영진의 의사결정을 신속하게 지원하고 있다. 더욱이 이러한 성과를 전행적으로 확대되고 있는 6시그마 프로젝트에도 활용하고 있다.
외환은행의 SRM 구축 사례는 대부분 은행들이 관심을 갖지 않은 영역에서 프로세스를 개선, 이를 시스템화함으로써 비용절감과 새로운 비즈니스 기회를 창출한 사례로 평가받고 있다.
◇자산관리 전 프로세스 온라인 처리=은행권에서 ERP와 SCM 시스템은 다소 낯선 시스템이다. 은행 내부에서도 왜 SCM이 있어야 하는지에 대해서도 의문을 제기하기도 한다. 그만큼 은행 내부에서 ERP를 기반으로 한 SCM을 갖춘다는 것은 쉬운 일이 아니다. 이는 은행 내부에서 발생되는 구매, 자산관리 등은 비즈니스와 관계가 먼 후선업무라는 인식 때문이다.
그러나 최근 영업점 수가 급속도로 늘어남에 따라 자산들이 급증해 구매 관리가 이뤄져야 하는 상황이다. 이로 인해 그동안 엑셀 등의 툴을 이용한 방법으로는 한계를 느끼게 됐다. 실제 외환은행은 그동안 자원에 대한 관리가 수작업으로 이뤄져, 변경에 대한 이력관리가 미흡하고 이로 인한 전략수립이 어려웠다. 문서 및 정보가 분산 관리되는 것도 문제점으로 지적됐다.
특히 구매관리는 관습에 의존, 품목군별로 차별화된 프로세스를 갖추지 못했고 업체 평가항목에 대한 기준과 프로세스도 기준이 없었다. 자산에 대한 실물 불일치와 라이프사이클에 대한 비용관리도 미흡했으며 공사에 따른 예가산정과 점포별 부동산현황 관리도 효율적이지 못했다.
이를 해결하기 위해 외환은행은 구매관리에 SRM을 적용, 구매 전체 프로세스를 온라인으로 처리 할 수 있도록 웹기반으로 개발했고, 업체 포털, 전자결재, 전자세금계산서 등의 솔루션도 적용했다. 자산·공사관리는 ‘맥스모’라는 솔루션을 적용, 관련 프로세스를 모두 웹기반으로 개발했다. 부동산관리는 기존에 일부 사용하고 있는 SAP의 단순 웹전환이 아닌, 전체 프로세스를 웹환경으로 신규 개발했다. 예산·재무관리도 기존 시스템을 웹기반으로 전환했으며, 전사포털(EP)은 내부 직원용 포털과 통합해 단일화 된 사용자환경(UI)을 만들었다. 기존 은행의 특성을 고려, ‘장미전자 결재’시스템과 외부 업체가 구매, 시설, 부동산 등에 대해 사용할 수 있는 업체 포털도 구축했다.
◇SRM 통해 업무 투명성과 편의성 증대=외환은행은 시스템을 통해 자원관리에 대한 업무 투명성과 편의성이 증대된 것으로 분석하고 있다. 전략관리와 비용절감에 대한 기반도 마련된 것으로 보고 있다. 시스템을 사용하고 있는 부서인 사무지원부의 성백준 차장은 “가동 후 구매 부분의 발주, 배송, 검수, 대금지급 등에 대한 기간 관리가 이뤄질 수 있어 내부 구매 프로세스가 효율적으로 이뤄지기 시작했다”고 말했다. 또 “모든 데이터가 실시간으로 DB화 되기 때문에 중간에 데이터를 조작할 수 없어, 데이터 정합성이 높아진 것도 장점”이라고 강조했다.
부동산 관리에서도 큰 효과를 보고 있다. 성 차장은 “은행들간 영업점 경쟁이 치열해지면서, 영업점 현황에 대한 각종 통계가 한눈에 파악돼야 하는 상황이 많아졌다”며 “시스템을 통해 점포에 대한 현황, 업무이익, 이미지, 입지환경, 점포공사, 환경개선 이력 등을 토털로 볼 수 있게 됐다”고 말했다.
외환은행은 SRM 기반으로 얻은 성과를 6시그마로 연계, 확대하고 있다. 특히 구매 프로세스에 대한 개선을 통해 출범하게 된 6시그마 조직은 최근 전행적인 6시그마를 수행하기 위해 별도 조직으로 분리됐다.
【미니인터뷰】성백준 외환은행 사무지원부 차장
--SRM 시스템을 구축하게 된 배경은.
▲과거 수작업으로 이뤄졌을 때는 데이터 정합성이 떨어졌다. 이는 엑셀파일로 데이터를 이동하다 보니, 여러 단계에서 데이터가 수정됐기 때문이다. 또 보고서가 일정한 형태의 포맷으로 이뤄진 것이 아니어서 경영진이 과거 데이터를 비교하는 데 한계가 있었고, 주먹구구식의 데이터 운영이 이뤄질 수 밖에 없었다. 데이터가 DB화 되지 못했던 것도 SRM을 구축하기 시작한 배경이다.
-프로젝트 구축에 대한 현업의 관여는.
▲SRM 시스템 구축 프로젝트는 다른 프로젝트와 달리, 현업에서 적극적으로 개입해 진행했다. 물론 IT본부에서 시스템 개발에 대해 많은 부분을 관여했지만, 사무지원부에서도 적극적으로 개발에 관여했다. 따라서 시스템 개발 초기부터 현업의 요구 사항이 제대로 반영될 수 있었다.
-향후 SRM 시스템에 대한 후속 작업은.
▲시스템 가동 이후 꾸준히 업그레이드를 해왔다. 그러나 여전히 부족한 부분이 있다. 따라서 이러한 부분에 대한 업그레이드를 추가로 진행할 계획이다. 예를 들어 기준 영업일수를 일일에서 3영업일로 바꾸는 등의 요건을 변경했을 시에 보다 유연하게 이를 반영할 수 있도록 할 것이다. 또 카드구매 자료에 대해서는 기간관리를 하지 않았는데, 올해부터 관리를 하게 된다. 이러한 변경사항도 반영토록 할 방침이다.
신혜권기자 hkshin@
