[CIOBIZ+]이상대 포스코 정보서비스그룹장

　업무 방식을 변화시켜야 하는만큼 어려움이 많았을 것으로 예상된다.

-일하는 방식이 혁신되고 사무생산성이 향상된다는 문서관리 혁신의 변화 모습과 목표를 임직원들과 공감하는 일이 가장 어려웠다. 또 프로젝트를 수행하면서 문서관리 혁신이 제대로 실행될 수 있도록 비즈니스 프로세스 모델링 작업에 많은 공을 들였다. 벤치마킹할 곳이 없었던만큼 프로젝트 팀원 모두가 도전적으로 임했다.

기존 문서관리와 비교해 현재 가장 많이 변화된 부분은 무엇인가.

-일하는 방식이 많이 변했다. 특히 인터넷만 되면 회사의 업무를 수행할 수 있는 모바일 사무환경 인프라가 구축됐다. 필요한 정보를 언제 어디서나 찾아볼 수 있으며, 담당자 없이도 정보의 공유, 활용, 협업이 가능해졌다. 또 시스템에 의한 신속한 인수인계로 업무의 연속성을 보장하고, 회사의 노하우 유실을 방지할 수 있게 됐다. 이제는 문서의 생성부터 폐기까지 전 흐름을 한눈에 파악할 수 있다.

이번 프로젝트와 관련해 향후 계획은.

-현재의 혁신활동은 ‘일=혁신=학습’이 되도록 업무를 수행하는 것이 목표다. 이를 보다 쉽고, 편리하고, 효과적으로 직원들이 수행할 수 있도록 지식 콘텐츠와 혁신지원 툴들을 하나의 플랫폼으로 제공해 스스로 일하고 혁신하며 학습할 수 있는 공간을 만들어줄 예정이다.

유사한 고민으로 하고 있는 다른 기업들에 조언을 한다면.

-문서관리 혁신을 일반 시스템 개발 프로젝트가 아닌 회사의 사무 부문 혁신 활동 프로젝트로 접근했으면 한다. 또 회사에 맞는 비즈니스 모델을 설계하고, 자기 회사에 맞는 방법론과 변화관리 기법 등을 잘 적용해야 성공할 수 있다. 문서관리시스템은 전사 업무지원 인프라 환경인만큼 아키텍처를 어떻게 설계하는지가 아주 중요하다. 시스템 다운 시 전 업무가 중단될 수도 있다는 점을 고려해야 한다. 업무의 연속성을 위해 백업 및 복구시스템 구축도 필요하다. 이 밖에 문서 정보의 감시와 모니터링 체계를 반드시 구현해야 한다.

성현희기자,sunghh@etnews.co.kr