전자우편.전자결재 등 정보화 "사무비용 30% 절감 효과"

전자우편과 전자결재 등의 정보화가 가져다줄 실제 기대효과는 얼마나 될까.

정보화의 막연한 기대효과가 최근 「돈」으로 생생하게 증명됐다. 삼성SDS(대표 남궁석)는 최근 서울, 경인 지역에 근무하는 이 회사 직원 4천명이 사용한 A4용지 사용량을 집계한 결과 종전보다 30% 정도 줄어들어 연간 약 4천만원을 웃도는 비용절감 효과를 거뒀다고 밝혔다. 이는 한달평균 2만여건의 전자결재 처리로 A4용지 사용을 줄인데다 대다수의 일상업무 역시 사내 인트라넷으로 구축된 시스템을 이용하고 있는 데 따른 결과라고 삼성SDS측은 덧붙였다.

전자결재가 상용화되지 않았던 2∼3년 전만 해도 경인지역 삼성SDS 사원들이 사용했던 A4용지는 월평균 1백34박스(1박스:2천5백장)로 약 1백90만장(1억2천만원어치)에 달했다. 하지만 전자결재가 활성화되면서 이같은 용지사용은 눈에 띄게 줄었다.

전자결재를 처음 도입했던 지난 96년말 6백여건에 그쳤던 이 회사의 전자결재 처리건수가 97년 7월에는 7천건 등으로 월평균 30% 이상 증가해 지난해 말에는 1만5천여건에 달했고 올 하반기들어서는 2만건을 돌파하기에 이르렀다. 결재처리 시간도 96년 당시에는 2일 이상 소요되던 것이 97년 1월에는 하루, 7월에 19.3시간, 12월에는 9.8시간, 현재는 3시간 정도로 2년 동안 70% 이상 결재처리 시간을 단축했다.

이에 따라 삼성SDS는 각종 신청업무, 기안지, 업무연락 등 정형화된 양식결재 및 메모결재 등 전자결재 적용범위를 전업무로 확대 실시했다. 또 사내 인트라넷으로 구성된 인사, 상품구매 시스템과 연동한 전자결재기능을 구현함으로써 개인월급여, 개인휴가, 도서구입 등 팀단위 결재사항들을 손쉽게 처리해 나가 최근 A4용지의 사용량은 지난해 수준에 비해 60∼70%에 지나지 않는다고 밝혔다.

삼성SDS측은 이번 A4용지 절감사례는 『정보화는 회사의 스피드 경영을 가능케 해 업무효율화를 제고시킬 뿐만 아니라 비용절감 효과도 크다는 것을 극명하게 보여준 사례』라고 강조했다.

<김경묵기자>