[짧은글 긴생각] 정보공유와 지식경영

기업의 정보시스템 구축을 위한 여러가지 방법론들이 등장하고 있다. EDPS, OA, MIS, EIS, 그룹웨어, BPR, ERP, 인터넷, 인트라넷, 엑스트라넷, CALS/EC, EDI, LAN, VAN, C/S 등 수많은 솔류션들이 정리도 되기 전에 만들어지고 있다.

이의 궁극적인 목표는 조직원들이 정보를 공유하고 지식경영의 목표를 지향하기 위함이다. 정보의 공유는 전사적 학습을 위한 전제조건이다. 그러나 누구나 정보공유의 중요성에 대해 인지하고 있는데도 불구하고 실제 성공적인 정보공유를 이룬 기업은 몇 되지 않는다. 매킨지, 앤더슨, HP, 애플 등 각 분야의 선두를 달리고 있는 기업들에서 정보공유가 활성화된 것은 무엇일까? 정보공유가 그들 경쟁력의 원천이 되었다고 확언할 수 있다.

우리 기업들이 정보공유가 활성화되지 못하는 주된 이유는 두가지로 볼 수 있다.

첫째, 부서 또는 개인의 이기주의로 인한 커뮤니케이션 장애 때문이다. 귀찮고 나에게 돌아오는 이득이 없기 때문에 알고 있는 정보를 공유하는데 소극적이기 때문이다. 이는 정보공유 또는 협력작업에 익숙해 있지 않은 기업문화에도 원인이 있다.

둘째, 공유활성화를 위한 제반 지침과 전사적인 약속이 미비하기 때문이다. 업무현장에서 발생하는 많은 정보들 가운데 어떤 정보가 어떤 목적으로 필요한 것인지, 우선적으로 공유되어야 할 정보는 무엇인지 등에 대한 전사적 합의가 마련돼 있지 않은 것이다. 우리가 공유해야 할 정보의 영역들을 정확하게 정의하고 그것을 어떻게 해나갈 것인지에 대한 단계적 실천 계획을 준비해야 한다.

성공적인 정보공유를 위해 필자는 다음 세가지를 향상시켜야 한다고 생각한다.

첫째는 공유되는 정보자체 가치의 수준을 향상시켜야 한다. 이를 위해서 최고경영자에서부터 조직구성원에 이르기까지 고급정보수집과 공유에 적극 나서야 한다. 고급정보는 고급관리자에게서 수집되기 쉬우며, 똑같은 노력을 필요로 하는 사람과 그 정보를 공유할 수 있도록 시스템을 구축해야 한다.

둘째는 정보가 공유되는 프로세스의 수준향상이다. 정보공유 프로세스란 정보가 어디 있는지 탐색하고 이를 획득, 가공해 필요한 사람에게 배포, 축적하는 일련의 과정으로 시스템을 통해 체계적으로 잘 공유되고 관리될 수 있어야 동시 업무적용이 가능하다.

셋째는 정보를 공유하고자 하는 개개인의 마인드의 향상이다. 우리 주위에는 남의 지식과 정보를 습득하려 하면서 자신이 가진 정보와 지식의 공개를 꺼려하는 사람이 있다. 나에게 불필요한 정보일지라도 타인에게는 절실히 필요할 수 있다. 이 세가지 포인트의 접합점을 찾아내는 것이 성공적인 정보공유와 지식자원관리의 열쇠이며, 지식경영의 초석이 될 수 있다. 지식경영이란 조직내 지식의 창출과 정보의 공유를 제도화시키는 것이다.

정보의 공유, 지식의 전달 측면에서 보면 정보시스템은 필수 수단이며, 조직원들간의 네트워크 형성을 목적으로한 이러한 지식전달 수단은 학습조직에서 이미 유용성이 입증되었다. 학습조직도 지식의 습득과 전파측면에서 보면 지식경영을 구현하기 위한 방편이다. 이러한 이유로 지식경영을 정보시스템과 동일시하거나 정보시스템의 발전된 한 형태로 보는 것은 지식경영이 가지는 다양한 측면을 간과한 결과이다. 빌게이츠는 정보사회에서는 정보기술보다는 contents(내용)이 더 중요하다고 하였다. 정보처리와 통신기술은 언젠가는 해결될 것이고 그것도 우리가 예상하는 것보다 빠르게 기술적 해결책이 제시될 것이라는 것이다. 동일한 논리로 지식경영에 있어서 지식경영이라는 경영철학을 어떻게 구현하고 조직성과와 연계시킬 것인가 하는 소프트한 점은 더 중요한 과제로 인식된다.이 소프트한 측면은 지식경영을 구현하기 위한 문화이며, 리더십이나 각종 제도도 여기에 포함된다고 볼수 있다.

지식경영의 배경, 조직내 구현활동 및 그 효과는 정보시스템의 구축과 맥을 같이 한다. 현재 그룹웨어를 운영하고 있는 기업의 담당자들이 가장 관심을 갖는 문제는 어떻게 하면 정보를 창출하고 공유를 촉진시킬 것인가 하는 것이다. 따라서 지식경영이란 정보시스템이 잘 운용되는 상태를 의미하기도 한다. 이것은 지식경영의 핵심으로서, 업무처리의 재구성, 권한을 가진 적절한 조직, 이용자에게 가치를 주는 지식기반의 창출, 지식데이터베이스 구축, 새로운 정보통신기술의 도입 등 여러측면에서 세심한 배려가 필요하며, 이것은 정보공유를 통한 지식경영의 문화를 만들어 가는 것으로서 집약된다. 정보사회에서는 창조성과 혁신적 지식경영의 변화에 대응하는 기업만이 생존할 것이다.

<남서울대학교 전자계산학과교수>