<시리즈> 기업의 리엔지니어링 킴퓨팅전략 (29)

최근 기업들은 경영구조를 단순화하고 조직체계를 평면화하려는 움직임을보이고 있다. 이러한 추세에 따라 조직내부에서 부서간 경계가 무너지고 직원들의 자율권이 강화되고 있으며 워크그룹이 특정 임무를 수행할 수 있는환경이 조성되고 있다.

이에따라 개별 워크그룹의 구성원이 같은 장소에서 근무하지 않는 경우도종종 나타나고 있다.

사실 최근의 기업들은 계속 전세계로 진출하고 있어 몇 개의 대륙에 워크그룹이 산재하는 경우까지 나타나고 있다. 이러한 현상에 부응해 나타난 생산성 향상도구가 바로 그룹웨어다.

그룹웨어의 정의는 너무도 다양해서 열명에게 물으면 열명 모두 서로 다른대답을 한다. 이는 그룹웨어란 용어가 서로 다른 개념으로 제품에 적용돼 왔기 때문이다.

그룹웨어는 간단히 말해서 워크그룹간 상호작용 및 협업효과를 높여 주기위한 몇 개의 개별 애플리케이션으로 구성된 소프트웨어를 말한다.

최근의 LAN(근거리 통신망) 컴퓨터 환경은 정보를 공유하기 위해 구축되고있다고 할 수 있다. 그룹웨어는 LAN을 기반으로 운영되면서 사용자들이 LAN상에서 작업하고 있다는 것을 잊을 정도로 자유로운 환경을 제공한다.

기본적으로 그룹웨어는 사람과 사람이 아이디어와 정보를 공유하기 위한도구이며 정보공유, 메시징, 협업을 위한 3가지 기본 소프트웨어로 구성돼있다.

정보공유는 최근의 데이터베이스환경을 기본으로 해서 발전해 나가는 단계라고 할 수 있다. 데이터베이스 환경과 밑바닥에 깔려 있는 기본원칙은 같지만 접근방법에서는 많은 차이가 있다.워크그룹 환경에서 정보공유의 기본적인 원칙은 팀 내부의 정보를 개선하고 계속해서 축적해 나가는 것이다.정보에 광범위하게 접근하는 것이 효과적인 워크그룹을 구성하는데 가장 중요한요소가 된다. 전체 워크그룹이 많은 정보를 갖게 될수록 개인의 노력도 더욱많은 성과를 거두게 된다.

정보공유는 기업이 업무진행체계를 설계하는데 대단히 중요한 요소다. 이는 단지 특정업무를 자동화하기 위해서 뿐만 아니라 정보에 자유롭게 접근해기업에 내재한 기본업무 처리과정을 변화시킬 수 있기 때문이다. 정보 공유를 위한 환경 구축의 도구는 업무진행체계설계및 관리시스템,스케줄링,문서관리 시스템, 분산데이터베이스 등을 들 수 있다.

먼저 업무진행체계 설계 및 관리시스템은 기업 조직의 업무처리과정 및 절차를 반영하고 모델로 삼기위한 것이다. 이 때문에 업무진행체계설계 시스템을 「추적자」라고 부르기도 한다. 탄탄한 업무진행체계 설계 및 관리 시스템은 사무, 결점 찾기, 발주 등 기능을 유연하게 수행해야 한다.

두번째로 스케줄링이다.회의소집을 위한 일정조정 업무를 해본 적이 있다면 그룹 스케줄 관리 시스템의 필요를 크게 느꼈을 것이다. 그룹 스케줄 시스템은 개인의 일정을 점검해 서로 겹치는 시간대를 피하고 빈 회의실을 잡는 등의 기능을 수행하며 회의에 가장 적합한 시간과 장소를 알려준다. 단순하게 들리지만 실제 알고리듬은 대단히 복잡하다.

세번째 문서관리시스템은 워크그룹이 온라인 라이브러리에 정보를 저장해언제라도 검색하기 위한 시스템이다.