종이 전자결재 탈피 AI번역 그룹웨어로, 서울 본사·대구·해외 4개국 실시간 협업 체계 마련
자동차 부품 소재 전문기업 한서실업(주)이 서비스형 소프트웨어(SaaS) 기반 AI 그룹웨어 '비즈오피스'를 도입해, 국내 서울 본사와 대구 공장, 그리고 북미·중국·베트남·멕시코 4개국 현지 지사를 잇는 실시간 다국어 협업 체계를 구축했다. 비즈오피스는 전자결재·메신저·이메일 연동·일정관리·프로젝트 관리 등 업무 기능을 통합 제공하는 그룹웨어로, AI기능을 더해 효율적인 조직의 협업을 지원한다.
그동안 종이 문서 기반의 결재 체계를 운영해 온 한서실업은 AI 그룹웨어 도입 후 전자결재와 AI번역 기능을 통해 해외 현장과의 언어 장벽을 해소했다. 해외 현지 직원이 현지어로 올린 전자결재 기안을 국내 결재자가 AI번역으로 확인하거나, 국내에서 작성한 기안이 번역을 거쳐 현지어로 게시되는 방식으로 결재·소통이 이뤄지고 있다.
한서실업은 1974년 창립 이래 섬유 가공 분야에서 출발해 자동차 부품 소재 전문 제조기업으로 성장해 왔다. 자동차 시트에 사용되는 신소재·신공법·신제품의 고기능성 원단이 주력 제품이다. 최근에는 에어백을 비롯한 제품분야로도 사업 영역을 넓혀가고 있다. 2007년 해외 법인을 설립한 이후 서울 본사를 비롯해 대구 공장 및 북미·중국·베트남·멕시코 등지에 현지 지사를 운영하며 국내외 직원 수는 약 2300명에 이르는 글로벌 생산·공급망을 갖추고 있다.
한서실업은 미국·멕시코·중국·베트남 등 해외 현장과 언어 장벽으로 인해 의사소통의 정확도를 확보하기 어려웠다. 결재를 포함한 대부분의 업무를 종이 문서로 진행하다 보니, 해외 현장과는 문서를 스캔해 PDF로 주고받으며 결재 내용을 확인해야 했고, 원본이 반드시 필요한 경우에는 우편으로 서류를 발송했다. 스캔·이메일 기반의 문서 교환 방식은 시차와 언어 차이가 겹치며 지연되기 쉬운 구조였다. 완료된 문서 보관이나 관리의 문제도 어려움이 있었다.
사업 규모와 해외 거점이 늘어날수록 이 같은 방식의 비효율은 함께 누적됐다. 국내 결재자가 현지어 문서 내용을 정확히 파악하기 어려운 상황에서, 확인·회신을 반복하느라 결재 완료까지의 시간이 늘어나는 경우도 잦았다.
한서실업은 이를 타계하기 위해 당초 구축형(온프레미스) 그룹웨어 도입을 계획했다. 그룹웨어 도입의 계기는 경영진 차원의 판단이었다. 사업 성장과 해외 거점 확대에 발맞춰 디지털 협업 환경을 갖춰야 한다는 공감대가 경영진 사이에서 형성됐고, 여러 그룹웨어 제품을 검토한 끝에 비즈오피스를 도입하게 됐다.
이번 도입을 담당한 IT팀 김동빈 매니저는 “빠른 도입이 필요한 상황에서 구축형 그룹웨어에 비해 비용 부담이 크지 않고, 직관적인 UI/UX로 관리 편의성이 기대되는 점이 선택의 결정적 이유였다”고 말했다. 클라우드 기반임에도 결재·메신저·프로젝트·일정관리 등 구축형 그룹웨어에 준하는 다양한 기본 기능을 제공한다는 점도 의사결정에 힘을 실었다. 도입 검토 당시 다양한 협업툴과 그룹웨어를 함께 고려했지만, 비용 부담이 상대적으로 크다고 판단해 최종적으로 비즈오피스를 선택했다.
비즈오피스 도입 이후 한서실업에서 가장 크게 달라진 점은 해외-국내간 문서유통의 편의성이다. 특히 AI번역 기능이 전자결재 기안 과정에서 활발하게 사용되고 있다. 해외 현지 직원이 현지어로 기안을 올리면 국내 결재자가 AI번역을 통해 한글로 확인하거나, 반대로 국내에서 작성한 기안이 번역을 거쳐 현지어로 게시되는 방식이다. 한국어·중국어·베트남어·스페인어 등 다국어를 지원해, 서울 본사 및 대구 공장과 북미·중국·베트남·멕시코 현지 지사가 언어 차이 없이 같은 결재선 위에서 소통한다.
김동빈 매니저는 “근태처럼 단순한 항목을 입력하는 양식보다 보고서, 구매요청서, 결산 양식처럼 서술형 내용이 많은 문서에서 AI번역 활용도가 특히 높다”고 말했다.
이 변화는 전자결재 기반 위에서 가능했다. 결재자가 장소에 구애받지 않고 모바일이나PC로 즉시 결재를 처리할 수 있게 되면서, 서류를 들고 담당자를 직접 찾아다니거나 우편·스캔으로 주고받던 번거로움이 크게 줄었다.
한서실업은 국내외에 흩어진 해외 거점이 많다 보니, 화상회의와 실시간 협업을 위해 이미 Microsoft 365를 함께 사용하고 있었다.
김동빈 매니저는 “Microsoft 365에 포함된 Exchange Online 메일서버를 그대로 쓸 수 있어 별도 메일 시스템을 구축할 필요가 없었고, Teams 연동을 통해 결재·일정 등 그룹웨어 알림을 받고 관련 데이터를 바로 확인할 수 있었다”며 “기존에 쓰던 협업 도구를 바꾸지 않고도 그룹웨어를 도입할 수 있었던 점이 만족스러웠다”고 말했다.
생산직 비중이 높은 사업 특성상 전체 인력 대비 그룹웨어 계정은 관리직 중심으로 운영되고 있다. 인사 변동 사항을 전달받아 계정을 할당·회수하는 과정은 현재 IT팀이 직접 챙기고 있는 영역으로, 향후 시스템 연동을 통한 자동화가 이뤄지면 운영 효율이 한층 높아질 것으로 기대된다.
김동빈 매니저는 “전체 사업장·인원 규모에 비해 그룹웨어 실사용 인원이 상대적으로 적어 자체적인 사용자 교육 운영에 어려움이 있었다”며 “비즈오피스 측과 함께 2박 3일간 각 사업장을 순회하며 관리직 대상 사용자·관리자 교육을 진행했다”고 말했다. 소수 인원으로 다수 사업장의 안착을 이끌어낸 사례로 볼 수 있다.
처음에는 국내 사업장 위주로 도입을 시작했지만, IT팀이 AI번역 기능의 활용 가능성을 확인하고 적용 범위를 넓혀가면서 베트남·중국 현지 조직까지 사용 범위가 확대됐고, 향후 북미 지역으로도 확대할 계획이다.
한서실업은 비즈오피스 도입을 통해 종이 기반의 전자결재·소통 방식에서 벗어나 실시간 디지털 협업 체계로 전환했다. 자동차 부품 소재 제조업처럼 다수의 해외 생산·공급 거점을 두고 언어가 다른 현장 간 협업이 필요한 조직일수록 전자결재·이메일 연동·AI번역을 갖춘 AI 그룹웨어의 효과가 크다는 것을 보여주는 사례다.
한서실업은 최근 논현동으로 사옥을 확장·이전하며 IT 환경 전반을 재정비하는 과정에 있으며, 이번 그룹웨어 도입 역시 그 흐름 속에서 IT팀이 검토부터 안착까지 주도적으로 추진한 프로젝트다.
향후 사업 측면에서 에어백 관련 사업으로 영역을 넓혀갈 계획이며, 해외 사업 지역 다변화도 함께 검토하고 있고 스마트팩토리 구축도 준비하고 있어, 비즈오피스 사용 경험이 다음 단계 디지털 전환에서도 참고 자료로 활용될 것으로 보인다.
이번 도입의 실무를 담당한 김동빈 매니저는 “종이 결재에서 벗어나 실시간으로 협업할 수 있게 되면서 업무 효율이 눈에 띄게 개선된 것 같다”며 “아직 종이 결재를 유지하고 있는 동종 업계 관계사에도 비즈오피스를 추천하고 있다”고 말했다.
이경민 기자 kmlee@etnews.com
