온나라문서와 EDMS 등은 조직 내 문서의 생성부터 보존 및 폐기까지의 전 과정을 관리하며, 전자결재, 그룹웨어, 지식관리 등 다양한 플랫폼과 연동되어 활용되는 대표적인 정보시스템이다. 그러나 이 시스템들은 전자문서 관리에 초점을 맞추고 있어 정보 활용과 가치 창출에는 한계가 있다. 이를 극복하기 위해 인공지능(AI) 기술(Gen AI, AI OCR, Vision AI 등)을 활용해 기존 문서관리 체계를 혁신하고, 디지털 정보의 잠재력과 가치를 극대화하는 디지털문서활용플랫폼 개념을 제안한다.
이 플랫폼은 전자문서 잠재력과 가치 활용을 저해하는 기술적 제약과 비용 문제로 인해 예산확보의 어려움을 해결할 수 있는 새로운 대안이 될 수 있다. 디지털문서활용플랫폼은 법적으로 정의된 전자문서뿐만 아니라 모든 디지털 정보(텍스트, 이미지, 음성, 영상 등)를 활용하며, AI 기술로 조직 내부의 디지털 자산과 외부 콘텐츠를 실시간으로 연계하고 신지식 창출로 가치를 극대화할 수 있다. AI를 검색, 문서 작성, 오류 수정, 요약, 법률 검토, 질의응답 기능에 활용함으로써 하이퍼오토메이션을 실현시킨다.
이 플랫폼은 실시간 정보 공유와 협업을 강화하고, AI 분석으로 새로운 통찰을 발견하며 기존 자료를 효과적으로 활용하도록 프로세스를 혁신한다. 최소한의 투자로 인적 오류를 최소화하고 업무의 정확성과 효율성을 높인다. 행정기관에서 디지털문서활용플랫폼을 도입하면 온나라문서, 기록관리, 문서유통 등 을 유기적으로 연계해 문서의 전 생애주기를 자동화하고 디지털 혁신을 촉진할 수 있다.
그러나 지나친 개인정보 보호 규제, 소극적인 정보 공개 범위 적용 등으로 정보 활용 확대 및 가치 창출이라는 측면에서 현재 상태로는 제한적일 수 밖에 없다. 따라서 정부는 개인정보 보호, 정보의 가치 발견 및 활용, 공익적 목적을 달성하는 균형점을 찾도록 새로운 접근법을 마련해야 한다. 대외적으로 데이터를 활용하기 위해서 개인정보를 보호하면서, 조직 내 정보 활용 증진을 위해 정보공유 및 범위를 확대할 수 있는 개방적인 태도와 명확한 기준을 제시하고, 데이터를 공공의 이익을 위해 효과적으로 활용할 수 있도록 규제를 혁파해야 한다.
비식별화된 개인정보를 각 개인의 동의 없이 활용할 수 있도록 이미 법이 개정되었지만, 데이터 활용에 대한 소극적인 태도와 불충분한 비식별화 기능 때문에 여전히 제한적이다. 정보 공유를 위해 필요한 정보를 수집하고 활용할 수 있도록 '데이터 최적화' 원칙을 도입하고, 행정기관 정보시스템에 AI 기술을 적극 도입할 수 있도록 불필요한 제약을 없애도록 제도적 지원이 필요하다.
디지털문서활용플랫폼은 조직의 디지털 혁신을 가속화하고 국가 경쟁력을 제고하는 핵심 역할을 할 수 있다. 규제 혁신을 통해 디지털문서활용플랫폼의 잠재력을 최대한 발휘하게 해, 공공 및 민간 부문의 업무 방식을 근본적으로 변화시키고 사회적 가치를 높이는 새로운 기반이 될 수 있다.
우리는 지금 디지털 혁신의 새로운 장을 열어가는 중요한 전환점에 서 있다. 디지털문서활용플랫폼을 통한 혁신은 더 이상 선택이 아닌 필수요건이므로 정부, 기업 그리고 모든 조직이 새로운 도전에 적극적으로 나서야 한다.
고형석 유알피 정보기술연구소장 khohs@urp.kr
