병원 임상검사실에서는 환자들의 진단, 치료, 질병 예방을 위한 각종 검사 분석 업무를 수행한다. 중요한 진료 과정이다 보니 인력, 시설, 장비, 시약 등에 대한 규격이 존재하며 인증제도로 품질과 신뢰성을 유지하고 있다. 이를 '우수검사실 신임인증'이라고 하는데 미국의 CAP(College of American Pathology)에서 표준화 및 인증제도를 개발했고 우리나라 역시 국내 환경에 맞게 변경하여 인증체계를 갖추게 되었다. 인증심사에 필요한 항목이 14개 분야에 걸쳐 1500여개나 되다보니 이를 준비하고 정기적으로 수검받는 것이 주요 업무 중 하나가 되었다. 인증항목은 신규 추가 또는 재배치되는 주개정(3년 주기)과 기존 문항을 약간 수정하는 부개정(1년 주기)이 있다. 이렇듯 빈번한 개정은 인증 대응 측면에서는 많은 어려움이 존재한다. 또 많은 인증항목에서 해당 문서에 대해 주기적인 결재처리와 버전관리 등 체계적인 문서관리를 요구하고 있어 아날로그 방식으로는 대응하기 어려운 상황임에도 대부분 담당자의 수작업에 의존해 수검 준비를 했다고 한다. 그동안 병원들은 환자 진료와 관련된 부분에서는 디지털화에 굉장히 많은 투자를 해왔으며 이제는 핵심 진료 업무 외 주변 분야에도 디지털혁신을 가속화 되고 있다. 이런 차원에서 최근 선도적인 병원에서는 임상검사실의 환경, 안전과 검사업무의 정확성 및 효율화을 위해 인증 관리 분야에서도 디지털화를 꾀하고 있는 중이다. 이를 위해 디지털문서 분야의 문서관리서비스을 인증 심사 대응 전용으로 커스터마이징해 활용하고 있다. 원래 디지털문서관리서비스는 다량의 문서를 체계적으로 관리하는 것이 주요 기능이다 보니 임상검사실의 인증 대응에는 최적의 대안이라고 할 수 있다. 그간의 디지털문서관리시스템(ECM 또는 EDMS)은 산업군에 상관없이 범용적 기능을 제공해 왔는데 우수검사실 신임인증과 같이 산업별로 있는 각종 컴플라이언스 준수를 위해 대응 활동 방안으로 충분히 활용될 수 있는 것이 증명된 사례라고 할 수 있다.
스마트업무환경을 지원하고 문서의 불변경을 보장할 수 있는 다양한 디지털문서 기술이 개발되고 있고 축적된 문서를 인공지능(AI) 등의 신기술을 이용해 데이터 분석 및 예측, 새로운 인사이트 제안 등이 가능해짐에 따라 디지털문서의 효용성은 더욱 높아질 것으로 예상된다. 디지털문서의 활용은 단순히 종이문서 대신 디지털문서를 활용하는 것이 아닌 디지털전환이라는 메가트렌드에 대응하고 컴플라이언스 대응 업무의 효율화를 넘어서 투명 경영을 위한 초석이며 새로운 가치를 창출하는 시발점이라고 생각한다.
인증업무를 예로 들었지만 수많은 컴플라이언스를 대응하기 위한 업무를 보다 효율적으로 수행하고 목적을 달성하기 위한 디지털문서관리를 성공시키기 위해서는 우선 의사결정권자의 인식 제고가 필수적이라고 할 수 있다. 기존의 디지털문서관리는 업무효율화와 지식공유를 위한 시스템인 반면에 컴플라이언스 대응을 위한 디지털문서관리는 우리 조직의 환경 및 안전과 투명경영을 위한 디지털 도구라는 가치를 인식하고 이를 필수적으로 갖춰서 미션과 비전을 달성할 수 있다는 확신이 필요하다고 생각된다.
명유진 제니스에스티 대표 eugene@zenithst.com
