문서에 포함된 정보의 효율적 활용을 위해서는 문서 분류가 선행돼야 한다. 문서를 분류해서 관리하면 정보관리의 효율성이 증대될 뿐만 아니라 특정 정보를 쉽고 빠르게 검색할 수 있어 신속한 의사결정을 통해 업무 효율성을 높일 수 있다. 문서 작성·유통·보존·활용의 전 과정이 정보시스템을 통해 이루어지는 디지털시대에 문서 분류의 중요성은 더욱 커지고 있다.
문서 분류를 잘하기 위해서는 먼저 문서분류체계가 구축돼야 한다. 공공 분야에서는 1999년 공공기록물법이 제정돼 기록물분류체계 구축과 적용이 의무화됐다. 따라서 공공기관은 업무 기능을 6개 계층으로 세분화하고 최소 업무 단위인 단위과제별로 보존기간, 공개여부, 접근권한 등 항목으로 구성된 기록물분류체계를 작성해서 사용하고 있다. 그러나 공공기관의 기록물분류체계 구축 컨설팅을 수행하다 보면 공공기관 또한 기록물분류체계의 역할이나 법적 요구사항에 대한 인지도가 매우 낮은 것을 볼 수 있다. 심지어 기록물분류체계가 구축돼 있음에도 기록물분류체계를 적용할 때 기록물의 보존기간을 동일한 기간으로 일괄 책정하거나 접근권한, 공개여부 등은 분류조차 하지 않는 경우가 많아 기록물분류체계가 기록의 검색 효율성 또는 활용의 편리성을 위한 도구가 아닌 기록물 폐기를 위한 도구로 사용이 제한되는 경우도 있다.
민간기업의 문서분류체계 구축 및 활용 현황은 더욱 열악하다. 대부분 기업은 문서분류체계가 부재하고, 일부 기업에서는 문서관리규정에 근거해 문서 분류를 진행하고 있지만 문서 분류 항목이 보존기간 하나뿐인 경우가 대부분이다. 기업이 사용하고 있는 정보시스템 역시 문서분류 기능이 탑재되어 있지만 문서 분류가 이루어지지 않아 문서에 포함된 방대한 정보자산이 사장되는 점도 문제라고 할 수 있다.
문서분류체계의 구축과 적용은 다음과 같은 효과를 가져온다.
첫째 문서분류체계를 적용한 체계적 문서관리는 선행 업무에서 생산된 문서의 손쉬운 검색 및 활용으로 비용과 시간을 줄일 수 있어 업무 생산성이 제고되고, 비용을 절감할 수 있다.
둘째 직제 개편으로 업무 분장이 변경될 경우 인수인계할 업무의 배경 설명 및 타 업무와의 연관성, 해당 업무에서 생산되는 문서 및 그 문서의 중요성에 대한 설명 근거를 제공하여 전·후임자의 인수인계를 효율적으로 지원할 수 있다.
셋째 문서분류체계를 통해 중요한 문서들을 식별하고 기밀문서와 일반문서를 분리, 안전하게 관리함으로써 기업이나 조직은 자산 유실·유출을 방지할 수 있다
팬데믹 이후 업무 수행 방식 변화와 협업 방안 대안으로 문서중앙화를 도입하는 기업이 늘고 있다. 문서중앙화는 다수의 업무자가 언제 어디서나 필요한 문서를 찾아 활용하는 것을 가능하게 함으로써 업무 효율성을 높여 줄 수 있다. 그러나 문서중앙화가 성공하려면 문서의 키워드와 접근 권한 등을 포함한 문서분류체계 개선이 필수조건이라고 생각한다. 나아가 많은 양의 정보가 생성되고 공유되는 디지털시대에 조직이 경쟁력을 갖추기 위해서는 가장 기초적인 업무 단위의 혁신이 필요하며, 이는 문서분류체계의 구축 및 적용에서 시작됨을 이해하여야 한다.
윤미경 대한기록정보경영포럼 이사(충남대 외래교수) yk2mk@hanmail.net
