많은 기업이 업무상 발생하는 경비지출 편의를 위해 법인카드를 사용하고 있다. 통계청 2014년 자료에 따르면 우리나라 기업 수는 약 560만개에 이른다. 이들 기업이 사용하는 국내 법인카드는 751만장이며, 향후 147조원에 이르는 규모로 성장할 전망이다.
그런데 이 법인카드 사용 이후 영수증의 보관과 보고, 담당부서 관리 등의 여러 관리 절차에 따른 잔무는 복잡하고 번거로운 일을 초래한다. 이는 업무상의 비효율 및 직간접적인 손해를 발생시키기도 한다. 한국은행, 국세청과 국가통계 포털 자료에 따르면 국내 경비지출 관리시장은 2015년 기준 7억7000만건, 4조2000억원에 달한다. 투입인력으로 환산하면 13만2937명에 이른다.
법인카드 등 기업 경비지출관리가 필요한 이유
2015년 오픈 서베이는 전국 5대 광역시에서 월 1회 이상 법인 카드를 사용하고 있는 남녀 직장인을 상대로 경비지출 관리 어려움에 대한 조사를 실시했다. 조사에 따르면 영수증 제출 등 관리 어려움이 24.3%, 영수증 분실 우려 21.2%, 카드분실 우려 19.1%, 결재 번거로움이 15.9%로 각각 나타났다. 법인카드 사용자의 입장에서 불편한 점 1위는 영수증 제출 관리(46.3%)가 가장 많았고, 법인카드를 관리하는 입장에서 가장 불편한 점은 부가세 신고관련 제반 준비에 대한 어려움(43.6%)이었다.
바로 이럴 때 자동화된 경비지출관리 솔루션이 있다면 기업 입장에서는 경비지출 관리에 들어가는 제반 비용을 줄이는 동시에 업무 효율도 함께 꾀할 수 있다. 이 경비지출 관리 시장은 국내 7억7000만건, 세계적으로는 3600억건에 이르는 거대시장이다. 현재 글로벌 100대 기업의 75%, 국내 약 1000여개 대기업이 영수증을 사용하지 않고 있다. 10년 뒤 대한민국 75% 기업에서 종이 영수증이 사라질 전망이다.
이 막대한 규모를 배경으로 글로벌 기업 컨커(CONCUR)는 지난 1993년 설립 이후 꾸준한 성장을 거쳐 SAP에 83억달러에 인수되기도 했다. 국내에서는 비즈플레이를 비롯해 기업 회계관리 업계와 스타트업이 국내에서만 연 147조원에 이르는 시장을 공략하고 있다.
사용자·관리자·경영자의 만족이 경비지출관리 핵심
경비지출관리는 우선 복잡한 영수증 관리부터 보고 및 현황파악까지 편하고 간편해야 한다. 모바일 기기를 통한 활용이 가능해야 하고, 핀테크를 비롯한 다양한 금융결제 수단과의 연결도 수월해야 한다. 기업 입장에서는 국내외에서 간편하게 사용될 수 있어야 하고, ERP 등과 연계도 무엇보다 중요하다.
560만개에 이르는 국내 기업 중 경비지출관리 솔루션을 사용하고 있는 곳은 1% 미만에 불과한 것으로 나타났다. 그만큼 쓸데 없는 비용이 지출되고 있다는 이야기다. 영수증 없는 기업의 경비지출 비용관리를 책임지겠다는 ‘비즈플레이’가 주목받는 이유다.
비즈플레이는 법인카드 사용자, 경리담당자, CEO 및 관리자 등 기업의 전방위에서 쉽고 편리한 경비지출 관리 서비스를 제공하고 있다. 법인사용자는 카드 결제 후 스마트폰에서 바로 영수증을 제출하면 된다. 경리담당자는 복잡한 야근 대신 직원이 스마트폰으로 제출한 카드 영수증을 PC에서 인쇄하면 그만이다. CEO 및 관리자는 회사 법인카드 사용현황을 다양한 리포트와 함께 한눈에 확인하고 전자결재까지 할 수 있다. 경비지출 관리에 드는 시간을 확연하게 줄일 수 있는 셈이다.
기업 신용도·업무효율 올리고 관리비용 줄이는 경비지출 관리 솔루션이 걸어야할 길
비즈플레이는 기존 수작업으로 하던 경비지출관리 업무를 카드사 연동 및 스크래핑을 통해 자동으로 할 수 있는 핀테크 경비지출관리 서비스를 지향한다. 경비사용 데이터를 자동으로 가져와 실시간 사용경비 확인, 모바일 영수증 제출, 자동 증빙처리 등이 가능한 것. 종이 영수증 없는 기업을 표방하는 비즈플레이 강점은 다음과 같다.
◇개인카드 경비관리도 가능
기업에서는 업무상 부득이 개인카드를 사용할 때가 있다. 대개 기업에서는 이 처리가 제한된다. 그러나 비즈플레이에서는 법인카드는 물론 개인카드로 사용한 회사 경비를 처리할 수 있다. 모바일에서 스마트 스크래핑 기술을 이용해 국내 10개 주요 카드사 정보를 수집, 개인이 선별적으로 영수증을 제출할 수 있다. 이렇게 개인 카드 지출 내역을 수집하는 유사한 서비스들이 많이 있지만 주로 자산관리, 개인 지출 관리 용도 서비스에만 이용할 뿐이다.
◇글로벌 기업에 인기 높은 해외카드 경비 관리
국내 글로벌 기업은 해외에서 발급된 카드를 한국에서 사용하는 경우가 있다. 비자, 마스터카드, 아메리칸 익스프레스 등 글로벌 카드 브랜드와 기술 제휴를 통해 경비사용 내역이 비즈플레이로 제공된다. 즉 해외 발급사(해외 은행)→카드 브랜드(VISA, AMEX)→비즈플레이→고객사로 전달되는 데이터 흐름으로 해외 카드 경비 관리가 가능하다. 이 서비스는 글로벌 경비지출관리 기업인 컨커(Concur)와 글로벌 파트너십을 맺어 국내 법인카드망 제휴 및 해외발급 카드 내용의 이용, 세계 컨커 경비 유통 구매망 사용 등을 가능하게 한다.
◇언제든지 받아보는 법인카드 사용내역
기업은 카드사로 데이터 제공을 신청하면 직접 수신할 수 있다. 하지만 이런 기업은 1% 정도에 불과하다. 여러 카드사-은행과 거래하는 기업은 다수 기관으로부터 데이터를 받아야 하기에 쿠콘(COOCON)의 아이캣(i-Cat)과 같은 중계 서비스를 주로 사용한다. 비즈플레이 경비지출 무증빙 서비스는 법인카드 관리 자동화 솔루션으로 전사 경비처리 업무효율을 높인다. 이 서비스는 법인카드, 개인카드, 해외카드 그리고 현금 영수증 등을 지원한다. 비즈플레이가 법인카드 데이터를 수집할 때는 세 가지 기술이 사용된다. 스크린 스크래핑 기술은 카드 회사 홈페이지 카드 데이터를 자동으로 수집해 다음 날 사용자가 PC 또는 모바일에서 이를 확인하고 경비 처리할 수 있다. 카드사 EDI 기술은 고객이 카드사에 정보제공을 신청하면 전용망을 이용해 카드 사용내역을 자동으로 수집 받아 경비 처리할 수 있다. 마지막은 카드사와 제휴해 고객에게 실시간 정보를 제공하는 방식이다. 현재 IBK카드 및 KB국민카드와 제휴하고 있고 타 카드사도 제휴를 추진하고 있다.
◇ERP 등 기업 내부 시스템과의 연계
카드 경비 관리가 관리회계 관점이라면, ERP 회계 처리는 재무회계이다. 따라서 기업은 자사 그룹웨어, ERP 등 내부 시스템과 연계돼야 한다. 비즈플레이 ERP 연계는 Restful API 방식으로 데이터를 활용하거나 에이전트를 설치해 데이터를 연계한다. 이 때 연계하는 데이터의 범위는 제한이 없다. 연계되는 ERP에는 기업에서 많이 사용하고 있는 Oracle, SAP, 포렌, 웹케시, JMS컨설팅 제품이 있다.
업계 전문가들은 “경비지출 관리 시장은 태동기에 있기에 기술력을 갖춘 기업이 시장의 선두주자가 될 것”이라며, “기존 업무 연동뿐만 아니라 모바일 트렌드를 반영하고, 국내외 카드 사용 및 관리를 쉽게 할 수 있는 기술력이 중요한 선점요건이 될 것”이라고 강조했다.
이향선 전자신문인터넷기자 hyangseon.lee@etnews.com
