BCP, 유지보수 등 이해 할 수 있는 문서계획서 작성해야

BCP 수립에 있어서 효과적인 문서작업과 절차는 매우 중요하다. 이는 실제 재난이 발생했을 때 이를 효율적으로 활용하는데 큰 도움이 되기 때문이다. 하지만 이를 위해서는 실제로 상당한 시간과 노력이 투입된다. 대부분 기업관련 BCP 계획은 이론에 그치고 있어 직접 수행하기 어렵고 빨리 정보를 갱신하는 시스템이 부족하다.

효과적인 문서작업과 절차는 이를 해결하는데 큰 도움이 되고 있다. 잘 작성된 문서계획서란 명확하면서도 핵심적인 내용이 포함되어야 하며 기술된 내용에 대해서도 경영자가 이해를 할 수 있는 수준이어야 한다.

잘 작성된 BCP 계획서는 또 조직의 복구역량에 직접적으로 영향을 미치게 해야하며, 계획서에 담기는 내용들도 논리적인 순서와 표준화된 양식을 따라 이뤄져서 경영자들로 하여금 이해 할 수 있게 해야 한다.

특정 전문용어와 약자 해설목록을 첨부하는 것도 경영자들이 BCP를 이해하는데 도움이 된다.

기업관련 BCP 계획을 문서화 하기위해는 몇 가지 특징을 살펴봐야 한다.

우선 기업관련 BCP 계획은 세부적이어야 한다. 즉 업무기능과 운영을 모르는 임직원이 이를 보고 수행 할 수 있을 정도로 구체적이어야 한다.

또 직설법적 문장으로 길지 않아야 한다. 문장이 길어지면 계획서를 읽고 참조하는 경영자의 이해도가 떨어지기 때문이다.

이밖에 각 문단의 시작에 주제문장을 사용해야하며 문단은 가능한 한 짧게 하는 것이 좋다. 한 번에 한 고려사항만을 제시해야하며 현재시제와 능동태 형식으로 기술해야한다. 만약 수동태 형으로 기술하게 된다면 문장이 길어지고 잘못 해석될 가능성이 커지기 때문이다.

기업관련 BCP 계획 문서작성에 있어서 우선 고려해야 할 사항은 우선 명령법과 직설법 문장을 활용해야한다. 명령법 문장은 동사로 문장이 시작되며, 직설법은 주어, 동사 그리고 구조를 서술하기 때문에 명령법 문장에 비해 길어지기 때문이다.



출처: 컨티뉴이티





<재난포커스(http://www.di-focus.com) - 이정직 기자(jjlee@di-focus.com)>