관련 통계자료 다운로드 공인전자문서 보관소 시장규모 추정 지난 10년동안 컴퓨터, 인터넷 , 통신기술의 발달로 기업 환경에 엄청난 변화가 일어났지만 변하지 않은게 한가지 있다.
여전히 사무실 곳곳에는 프린터와 복사기가 건재하게 자리를 잡아 하루에도 수천, 수만장의 복사물을 토해내고 있는 모습이다. 은행권은 해마다 예금청구서 등 각종 전표류를 15억매 발행하고 있으며 보험사에서는 청약서, 보험금청구서 등을 연간 2억매 이상 발행하고 있다. 보관은 더 문제다. S화재는 전국 각지에 총 2000평 규모의 창고를 갖고 있으며 신용카드 업계는 전표회수보관에 연간 1200억원을 소요하고 있다.
모든 것이 전자화돼 ‘종이없는 사무실(paperless office)’, ‘종이없는 사회(paperless society)’가 올 것이라고 다들 떠들어댔는데 왜 이 같은 상황이 나타났을까. 4500년 이상 일상생활을 지배해 온 종이문서를 다른 수단으로 대체하는 것은 쉽지 않을 것이다.
그러나 종이문서가 사라지지 않는 가장 큰 이유는 종이문서를 반드시 필요로 하는 곳이 있기 때문이다. 산자부 정동희 디지털전략팀장은 “종이문서만을 법적으로 인정하고 그것을 일정 기간동안 보관해야 한다는 사회적 규정이 존재하는 이상 기업들은 절대로 종이에서 해방될 수 벗어날 수 없을 것”이라고 말한다. 구조적인 문제라는 것이다.
전자문서 혁명이 e비즈니스의 새로운 키워드가 되는 것은 기업이 종이문서에서 진정으로 해방돼 업무 프로세스 혁신을 이룰 수 있기 때문이다. 그리고 그것이 가능한 기술적, 사회적 인프라가 만들어지고 있기 때문이다. 바로 공인전자문서보관소 제도다.
공인전자문서보관소는 전자문서를 일정한 자격을 갖춘 제3의 기관(보관소)에 보관하고 기업이 이를 필요로할때 인증 등의 절차를 거쳐 안전하게 꺼내쓸 수 있도록 하자는 개념이다. 여기에 보관된 전자문서는 원본으로 인정받을 수 있을 뿐만아니라 전과정에서 위변조를 막을 수 있도록 철저하게 관리된다. 따라서 종이문서 없이도 모든 기업내, 기업간, 기업과 정부간 업무 프로세스가 전자적으로 이뤄질 수 있게 되는 것이다. 이를 위해 그동안 전자문서의 법적 효인을 부인해온 많은 규정들이 전자거래기본법 개정작업을 거쳐 폐기되거나 수정됐다. 또 이르면 올 말께 산자부가 지정한 보관소 1호 사업자가 나와 내년에는 상용 서비스가 개시될 전망이다.
그렇다면 공인전자문서보관소가 비즈니스에 어떤 영향을 미칠까. 종이없는 업무환경이 일상화된다. 전자거래진흥원 임영철팀장은 “보관소에 보관된 문서는 언제든 열람과 원본증명이 가능하기 때문에 굳이 종이문서를 출력할 이유가 없다”고 말한다. 이 상황에서 종이문서는 그야말로 취향이자 선택사항일 뿐 반드시 사용해야하는 강제력은 없어지는 것이다.
비즈니스 속도가 빨라질 것으로 예상된다. 수십개 업무 프로세스 과정 가운데 단 한 단계만 종이문서가 필요하다고 해도 업무흐름은 맥이 끊어진다. 전자문서를 종이문서로 출력하고, 이를 전달·보관하는 과정이 필요하고 불가피하게 종이문서를 다시 전자적으로 만들어야하는 과정까지 생겨날 수도 있기 때문이다. 이미 보관소 개념을 부분 적용하고 있는 전자무역의 경우 실제 무역업무에 필요한 처리 속도가 크게 향상된 것으로 알려졌다.
최근 IBM BCS가 조사한 공인전자문서보관소 시행에 따른 연간 경제적 편익은 직접효과만 2010년까지 총 6조6000억원에 이르는 것으로 나타났다. 또 보관소 관련 시장규모는 내년 450억원 수준에서 2012년 1375억원으로 성장할 것으로 예상됐다. 프로세스 혁신과 신산업 창출이라는 e비즈니스 문제의식과 딱 맞아 떨어진다.
조인혜기자@전자신문, ihcho@
