제조업에 기반을 둔 S사는 지난해 말부터 창고에 보관했던 기존 종이문서 150만장을 모두 전자문서 기반 디지털로 바꿨다. 또 문서 작성 즉시 전자문서로 변환해 지식정보시스템에 저장하고 검색 가능한 애플리케이션을 함께 지원해 업무 효율을 높이고 있다. T법무법인도 5년 동안의 변론·증거자료·판례 같은 종이문서를 전자화하기 위해 관련 장비를 도입한 후 효과를 톡톡히 보고 있다. 고속 스캐너 가격의 20% 정도를 투자해 도입한 디지털 복합기 덕분에 비용 절감은 물론 원본 자료를 정리해놓던 공간을 십분 활용, 더욱 쾌적한 사무 공간을 만들 수 있게 됐다. 또 신속한 검색과 체계적인 자료 관리를 할 수 있는 애플리케이션을 추가해 업무 속도가 두배 이상 빨라졌다.
전자문서 추세와 맞물려 고속 스캐닝이 가능한 디지털 복합기의 인기가 치솟고 있다. 종이문서를 많이 사용하는 제조업체는 물론 법무법인과 같은 법조계·은행·증권사 등 금융권을 중심으로 문의가 급증하고 있다. 여기에 지난해 말 ‘전자문서거래기본법’이 발효되면서 시장 전망도 장밋빛이다. 아직은 시장 초기단계지만 관련 업계에서는 올해 고속 스캔이 가능한 디지털 복합기를 효자 상품으로 꼽을 만큼 기대를 걸고 있다.
◇디지털 문서시대 개막=90년대 후반부터 인터넷과 맞물려 전자문서 도입 목소리가 높았지만 보급 수준은 미미했다. 고속 스캐너가 워낙 고가인데다 다른 사무기기와 호환이 힘들어 활용에 어려움이 많았기 때문.
하지만 고속 스캔이 가능한 디지털 복합기 보급이 탄력을 받으면서 상황이 180도 바뀌었다. 디지털 복합기는 복사기·프린터·팩스·스캐너를 종합한 디지털 장비로 애플리케이션과 맞물려 문서 송수신은 물론 편집·분류·원격 장애지원 기능까지 지원한다.
또 복사기와 같은 수준의 빠른 복사 속도, 고화질 스캔 기능은 기존의 고속 스캐너를 대체할 수준까지 올라섰다. 최근 출시되는 복합기는 1분에 최대 80장까지 스캔이 가능하다.
김성웅 신도리코 실장은 “올해가 사실상 전자문서기본법 발효 원년인데다, 전자문서는 종이와 달리 보관이 손쉽고 신속한 정보 검색이 가능해 주요 기업에서 관심이 높다”고 말했다.
◇기술 개발 경쟁도 가열=신도리코·후지제록스·롯데캐논 등 주요 업체의 움직임도 바빠지고 있다.
기술연구소뿐만 아니라 별도 솔루션 영업팀을 신설하고 국내 환경에 적합한 비즈니스 모델을 앞다퉈 개발중이다. 문서의 고속 전자화는 물론 인터넷을 기반으로 한 다양한 전자문서 관리기능을 요구하고 있기 때문.
신도리코는 협력업체와 공동으로 제품 개발과 함께 기업 규모·네트워크 환경·사업 특성을 고려한 맞춤형 애플리케이션을 탑재한 디지털 복합기 라인업을 올해 크게 늘릴 계획이다. 특히 네트워크 보안과 원격 기기 모니터링, 전자문서 솔루션 등을 집중 홍보해 시장 선점에 나서고 있다.
후지제록스코리아도 콘퍼런스·세미나 등으로 분위기 조성에 나서고 있다. 제록스는 지난달 전자거래진흥원과 공동으로 국제 콘퍼런스를 개최했다. 이 자리에서는 공인 전자문서보관소 제도 소개는 물론 기업의 대응 전략, 미국·일본의 전자문서 제도와 사례 발표가 있었다. 제록스는 전자문서와 관련한 종합 솔루션 회사로 제록스 그룹 차원에서 나선다는 전략이다.
박승필 후지제록스 팀장은 “대량의 종이문서를 전자문서보관소로 이관시 필요한 대용량 이미지 처리 컨설팅과 솔루션 제공을 위한 준비를 끝마치고 이를 중심으로 아웃소싱 비즈니스에 나설 계획”이라고 말했다.
롯데캐논도 차세대 제품 개발과 비즈니스 모델 수립에 적극 나서고 있다. 롯데캐논은 단순 문서 스캔 방식이 아닌 고객의 업무 프로세스를 개선하는 데 초점을 맞췄다.
롯데캐논 측은 “해당 문서를 복합기에서 선택하면 별도 조작 없이 스캔할 수 있고 이를 전자문서보관소에 자동으로 저장하는 업무 프로세스 개선 중심의 애플리케이션을 준비하고 있다”고 말했다.
강병준기자@전자신문, bjkang@etnews.co.kr
